Marchés publics : quelle place pour la négociation ?

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Négociation, la fin d’un tabou ? « Sans aucun doute, affirme Michel Grévoul, directeur achats de la mairie de Paris. Cela est dû à la dédramatisation de la relation fournisseurs/acheteurs et à davantage de fluidité dans le process. » Lors de la matinée achats publics organisée le mercredi 16 mars par EBG (Electronic Business Group), association d'entreprises consacrée aux médias et à l'Internet, différents acteurs du secteur public (RATP, mairie de Lyon, mairie de Paris …) ont débattu sur le sujet lors d’une table ronde. Si dans le secteur public, la négociation s'impose comme un temps de réajustement de l’appel d’offres notamment pour les fournisseurs, elle s’avère aussi utile pour affirmer et repréciser les besoins des donneurs d’ordres et des répondants. Une idée fausse à balayer : cet espace d’échanges ne concerne pas uniquement le prix mais également les délais impartis… Autrement dit, « cette négociation arriverait presque trop tard dans le processus achat puique son objectif premier consiste surtout à expliciter les détails de l'appel d'offres », commente Sébastien Taupiac, directeur adjoint des achats de l’Ugap. Et donc non à débattre uniquement sur les prix comme cela peut prévaloir dans le privé.

Un temps de dialogue pour expliciter l’offre

Ce temps de dialogue entre acheteurs et prestataires peut également apparaître comme un « challenge pour le fournisseur », selon David Niwczynski, directeur achats de la mairie de Lyon. Car il s'agit d'une opportunité pour ce dernier de défendre à nouveau son dossier. Ainsi, le réseau des acheteurs hospitaliers d’Île-de-France expérimente actuellement les enchères électroniques. Une façon de jouer, plus encore, la carte de la transparence auprès des fournisseurs qui peuvent alors consulter en direct les meilleures offres présentées et benchmarker la compétitivté de leur dossier  par rapport à celle des autres.

La négociation doit-elle être encadrée ? Si la RATP dispose d’un référentiel métier détaillant les règles du déroulement d’une bonne négociation, celui-ci « doit être le plus souple possible » selon Claude Bordier, responsable développement et politique achats de la RATP. 

Se réserver le droit de négocier fait également débat. Certains arguent pour plus de liberté quand au choix de négocier tandis que d'autres veulent rendre ce temps de dialogue obligatoire. « Autrefois mentionné à la SNCF, la clause "de négociation" a été supprimée du référentiel car trop polémique et non efficiente », rappelle un responsable de la SNCF, participant au débat.

Par ailleurs, les intervenants ont rappelé que seulement 15 % des gains sont réalisés lors de la négociation contre 70 à 80 % des gains réalisés en amont de l’appel d’offres (définition précise du cahier des charges …). Résultat : si l'appel d'offres est suffisemment détaillé, la négociation ne s'avère pas utile. Au-delà de la négociation, le débat de la matinée s'est également centré sur le sempiternel débat autour des relations acheteurs/fournisseurs. Pour Dominique Legouge, directeur du réseau des acheteurs hospitaliers d’Île-de-France, le dialogue entre ces derniers « doit se faire tout au long du processus achat » et non se réduire au temps de la négociation.

L'apport des juristes dans la négo

Faire participer les juristes à la négociation est-il nécessaire ? Autour de cette problématique, les avis des participants divergent. « Cela ne change pas réellement la perception des fournisseurs sur les appels d’offres. Il s'agit simplement d’un petit plus », avance Sébastien Taupiac (Ugap) qui intègre toutefois un juriste dans le processus de négociation afin d'expliquer aux fournisseurs les détails du marché. Selon David Niwczynski (mairie de Lyon) : « La présence d’un juriste ne présente pas de valeur ajoutée et peut même bloquer les fournisseurs. » Et un intervenant du cabinet d’avocats Baker et McKenzie de s'interroger : « Cette présence peut-elle rassurer le fournisseur sur l’égalité de traitement des offres ? » Pour Claude Bordier, responsable développement et politique achats de la RATP : « Quelle que soit la place du juriste, l’acheteur doit être le chef d’orchestre de cette négociation. » De l'avis de tous, l'intervention des prescripteurs dans l'échange peut également s'avérer efficace en apportant des explications à des détails très techniques.

Former les acheteurs à l’art de la négociation

Former à la négociation. Sur ce point tous les intervenants de la table ronde s’accordent. Ainsi, l’Ugap utilise un outil interne baptisé Enoma ("établissons nos marchés") et a formé parallèlement 30 acheteurs en trois ans. Même initiaitve du côté du SAE et des mairies de Paris et Lyon. Autre axe de réflexion pour une meilleure efficience de la négociation:   le coaching des seniors envers les juniors pour apprendre l’art des échanges avec les fournisseurs et ainsi assurer la relève.