Montez votre dossier pour décrocher un marché public

1 - Sélectionnez les appels d'offres

© SUPRIJONO SUHARJOTO/FOTOLIA

Estimez vos chances de remporter un marché avant même d'y répondre. C'est le conseil de Thierry Craye, auteur du manuel Appels d'offres: stratégie gagnante, également fondateur d'Optivente, société de conseil et de formation. De quatre heures, par exemple, pour un chantier de peinture à presque une semaine pour la construction d'un hangar, monter un bon dossier prend du temps: mieux vaut privilégier la qualité à la quantité. En lisant l'annonce d'appel d'offres, commencez donc par lister les critères de choix de la collectivité, avec, en face, les points forts et faibles de votre entreprise: spécialisation, moyens matériels et humains, compétences, localisation... A vous d'évaluer si vous avez vos chances, sachant que certains critères sont plus discriminants que d'autres. D'après Thierry Craye, inutile de concourir, par exemple, si vous n'avez jamais rencontré le prescripteur technique de la collectivité avant la réalisation du cahier des charges. «Intégrez bien la durée du marché pour savoir si vous allez être capable de l'exécuter jusqu'à son terme», avertit le Conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables Guide opératoire pour la réponse des PME à la commande publique, disponible sur le site experts-comptables.com . Apprenez aussi à détecter les faux appels d'offres. «Si une administration demande une maintenance en moins de 30 minutes sur le site, c'est qu'elle a repéré une entreprise locale», estime Laurent Blind, ancien acheteur public et cofondateur de la société de conseil Caneva.

2 - Respectez le formalisme administratif

Les entreprises disposent de deux ou trois semaines pour répondre, ce qui implique d'être réactif. Sans oublier de respecter le formalisme administratif. Le dossier peut être éliminé pour une seule pièce manquante, avant même la prise en compte de l'offre technique. C'est pourquoi Marc Richer, avocat spécialisé dans le droit des marchés publics, conseille d'établir chaque année, en prévision, un dossier avec l'ensemble des documents pouvant être demandés par les collectivités. Déclaration d'assurance pour les risques professionnels, bilans des trois dernières années, attestations de bonne exécution des principaux travaux effectués dans les cinq dernières années... leur liste, définie par le Code des marchés publics, est disponible sur le site de Legifrance http://www.legifrance.gouv.fr . Une fois les pièces réunies, numérotez-les pour vous assurer qu'aucune n'a été oubliée ou enlevée par erreur. N'hésitez pas à appeler les agents administratifs en cas de doute, leurs numéros figurent dans l'annonce et le règlement de consultation.

3 - Personnalisez votre dossier de candidature

Vous devez promouvoir votre entreprise comme devant un client privé. Il faut donc particulièrement soigner la forme: clarté, mise en page aérée, photos de vos réalisations, annexes - une page maximum - pour développer vos réponses. Sur le fond, afin de personnaliser votre candidature, ne reproduisez pas votre plaquette publicitaire à l'identique, mais bâtissez un argumentaire solide. Thierry Craye, recommande d'identifier et de hiérarchiser les attentes de l'acheteur public signalées dans l'appel d'offres: «Pour chaque critère, expliquez ce que votre entreprise apporte comme réponse, avec quels moyens techniques et humains, et comment elle le prouve», en vous appuyant sur des exemples de chantiers déjà réalisés. Pour la rénovation de la peinture dans une école, par exemple, l'appel d'offres peut exiger que le chantier soit terminé avant la fin des vacances scolaires. S'engager à respecter les délais ne suffit pas. Vous devez expliquer aussi comment vous comptez vous y prendre, et gagner si possible des points en vous démarquant de la concurrence. Mettez en avant, par exemple, une technique particulière, comme une peinture qui sèche rapidement, un logiciel permettant de planifier toutes les tâches et d'éviter le moindre dérapage ou encore la preuve que vous avez déjà en stock la peinture nécessaire. A défaut, l'acheteur public considérera les offres comme équivalentes et fera son choix uniquement sur le devis. Enfin, prouvez que vous avez mené de précédents chantiers dans des conditions similaires en citant des références. «Elles sont très regardées, confirme Laurent Blind, de Caneva. En revanche, inutile de mentionner des travaux à 3 000 Euros si vous postulez pour un marché de 40 000 Euros», précise-t-il.

4 - Synthétisez votre offre

«L'horreur pour un fonctionnaire, c'est d'avoir à chercher une heure dans un catalogue la réponse à un critère important», souligne Nathalie Tondeux, qui a travaillé dans une mairie avant de fonder la société de conseil Variante. D'où la nécessité d'écrire une synthèse reprenant les grands points de votre offre, répondant ainsi aux principales attentes de l'administration, sur un document à part, d'une page environ. Voire dans la lettre d'envoi, qui doit, selon Thierry Craye d'Optivente, répondre aux deux attentes les plus importantes de l'administration.

5 - Travaillez en co- ou sous-traitance

«Demandez-vous si vous n'auriez pas intérêt à vous regrouper avec d'autres entreprises afin d'augmenter vos chances de remporter le marché», recommande le guide du Conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables. La co-traitance, association momentanée d'entrepreneurs, vous permet, en atteignant une plus grande taille, de déposer des offres pour des marchés plus importants et de répondre à plusieurs lots fractionnés. Pour trouver des partenaires, vous pouvez notamment contacter la Confédération de l'artisanat et des petites entreprises du bâtiment ou la Fédération française du bâtiment (FFB). Attention cependant à bien vous coordonner: s'il manque une pièce, tous les membres du groupement seront pénalisés.

A SAVOIR
Extetnalisez la constitution de votre dossier

Nathalie Tondeux a créé Variante pour aider les petites entreprises à répondre aux appels d'offres des marchés publics.

Des sociétés de conseil aident les petites entreprises à répondre aux appels d'offres des collectivités. Montées par d'anciens acheteurs publics, Caneva ou Variante, par exemple, proposent de s'occuper de la candidature de A à Z: veille pour alerter sur les offres (environ 750 euros par an) et dépôt d'un dossier, pour moins de 300 euros. Elles se rémunèrent à la commission de succès, de 2 à 5% du montant du marché public décroché. Vous pouvez aussi bénéficier de journées de formation à la réponse aux appels d'offres, intérêt intra-entreprise (de 750 euros par participant à 1800 euros pour 15 personnes chez Optivente).