Gestion documentaire : Socotec Industries choisit Xerox Global Services

Optimiser ses processus de gestion de documents afin de minimiser les délais et les coûts de traitement de ses rapports de contrôle, tel est le challenge qu'a relevé Socotec Industries, spécialiste du contrôle technique dans la construction, en s’appuyant sur les services de Xerox Global Services (XGS), spécialiste de la gestion du document.

En effet, dans le mode de fonctionnement initial de l’entreprise, les techniciens effectuaient leurs rapports de contrôle sur papier avant de les transférer à un site de production. Là, une équipe de 41 personnes se chargeait ensuite de la saisie informatique, de l’impression, de la mise sous pli et de l’expédition des documents aux clients.

Aussi, le groupe s’est tourné vers XGS, qui lui a proposé une solution en adéquation avec ses problématiques techniques, économiques et sociales. Plus concrètement, le prestataire a planché sur une offre de production et de gestion documentaire via l’article L1224-1 du code du travail (ancien article L 122-12), s'accompagnant d'une reprise des salariés concernés.

Partenariat gagnant-gagnant

Ainsi, Socotec Industries a conclu un contrat de sept ans avec XGS, impliquant notamment le transfert de l’unité de 41 salariés. Dans le cadre de ce partenariat gagnant-gagnant, la communication et l’investissement réciproque des directions des deux entreprises sont les éléments déterminants de la réussite de ce projet. Plus concrètement, leurs échanges ont permis de définir sur la base de grilles d’équivalence des emplois, des statuts, des rémunérations, des situations, des comparatifs précis pour chacun des 41 salariés.

Afin de désamorcer les inquiétudes des salariés et de susciter leur intérêt pour une évolution vers les métiers de la gestion documentaire, des sessions d’accompagnement ont été organisées et, dans le cadre de son processus de gestion, les Ressources Humaines XGS ont organisé des échanges individuels.

Le processus est désormais le suivant : XGS reçoit les rapports de contrôle issus de toute la France, effectue la saisie informatique pour les documents qui arrivent encore sous format papier, contrôle les fichiers issus des Tablet PC, avant de procéder enfin à l’impression, la mise sous pli et l’expédition vers les clients finaux. Au total, XGS, qui s’est engagé à gérer 25% des documents sous 5 jours et 75% sous 15 jours, traite chaque mois sur le site de Seclin 23 000 saisies en phase de vie courante, 340 000 pages noir et blanc et 30 000 pages couleur.

Afin de suivre les demandes, les travaux réalisés et la facturation, un rapport mensuel est remis par le prestataire au client et un comité de pilotage se réunit tous les mois.

Externalisation réussie

En choisissant d’externaliser la gestion documentaire des rapports de contrôle, Socotec Industries a pu finaliser la refonte de ses processus de production documentaire et augmenter ainsi sa productivité. Par ailleurs, XGS ayant pris en charge une partie des salariés, l’entreprise a également pu se recentrer sur son cœur de métier, à savoir la maîtrise des risques et non la gestion de documents.

«Nous sommes particulièrement satisfaits de notre association avec XGS, qui a fait preuve d’une forte dimension de conseil et nous a accompagnés de façon très professionnelle tout au long de ce projet. L’externalisation de la gestion de notre production documentaire était un volet important et très sensible de ce projet. Mais au final, elle a été réussie, tant au plan économique que social», se félicite Vincent Oudin, directeur général de Socotec Industries.