Les cinq erreurs coûteuses à éviter lors de l'achat de logiciels

Un projet d'achat de logiciels mal géré peut entraîner des dépassements de coûts considérables et des retards importants sur le calendrier. Dans son étude intitulée "Comment éviter cinq erreurs coûteuses lors de vos achats de logiciels", le cabinet Gartner présente les moyens dont disposent les donneurs d'ordres pour réussir leur négociation lors de l'achat de solutions logicielles.

Par rapport aux coûts informatiques en général, les logiciels sont onéreux. Selon l'étude du Gartner, les entreprises consacrent généralement une part importante, jusqu'à 25 % de leur budget technologique, à l'achat de logiciels et aux coûts afférents : frais de licence, coûts de maintenance et les effectifs supplémentaires requis pour prendre en charge le système.

Pour qu'un contrat logiciel soit couronné de succès, il est crucial que le responsable des achats communique clairement le rôle de tous les participants avant le début du processus d'appel d'offres.

Selon l'enquête du Gartner, une équipe projet d'achat type est composée du responsable des achats informatiques. Ce dernier gère l'intégralité du processus de sourcing des logiciels. Son rôle consiste à coordonner les aspects commerciaux des phases d'évaluation et de négociation. Autres participants : le responsable de la technologie supervise les demandes, évaluations et standards liés à la technologie avec l'éditeur ; le représentant des unités opérationnelles ou le propriétaire des applications participe à l'évaluation fonctionnelle et obtient le financement. Enfin, le conseiller juridique s'occupe de la partie juridique du contrat et prend les décisions juridiques qui s'imposent.

Deuxième piège à éviter : une mauvaise planification avant d'explorer le marché. Avant de se lancer sur le marché avec un appel d'offres, l'équipe projet doit avoir une idée précise du type de solution logicielle qu'elle veut acheter. Les participants à la négociation doivent se demander s'il est nécessaire d'acheter une solution logicielle au prix fort auprès d'un éditeur.

Troisième erreur à ne pas commettre : la personnalisation excessive. Toutefois, celle-ci peut-être essentielle pour certaines entreprises afin de garantir que l'application fonctionnera correctement dans leur environnement informatique et opérationnel global. Selon le Gartner, pour gérer efficacement la personnalisation, il faut notamment faire appel à un prestataire de services informatiques délocalisé certifié ISV (éditeur de logiciels indépendants) pour bénéficier de coûts de service plus bas.

Quatrième piège à éviter : négliger une partie des modalités du contrat logiciel. Ce dernier est basé sur une licence et possède ses propres modalités d'utilisation. Une licence perpétuelle permet à une entreprise d'exécuter le logiciel en continu sans devoir renouveler la licence. Les acheteurs reçoivent les nouvelles versions et mises à jour à condition de continuer à payer les frais de support et de maintenance. Pour sa part, une licence transférable permet de transférer l'exemplaire de la licence dans l'entreprise à l'échelle mondiale sans approbation préalable ni coût supplémentaire. L'entreprise cliente peut continuer à utiliser la licence même en cas de fusion ou d'acquisition. Les acheteurs doivent éviter les licences non transférables, selon le Gartner.

Cinquième erreur à ne pas commettre : négliger le coût total de possession. Selon le Gartner, il est fréquent d'obtenir un prix de licence logicielle attractif mais de ne pas prendre conscience des coûts masqués importants qui y sont associés en terme de maintenance, de services professionnels pour la personnalisation et de frais d'implémentation.

Pour parer à ce problème, l'acheteur doit déterminer les frais de licence cible avant la négociation. L'acheteur doit demander aux éditeurs de structurer leurs frais de licence par niveaux, de sorte que les frais par licence diminuent lorsque le volume augmente.

En ce qui concerne les frais de maintenance, les acheteurs doivent baser le pourcentage des frais de maintenance (normalement entre 10 et 25%) sur le prix final négocié et non sur le prix catalogue.

Il est également important que l'acheteur ait une bonne connaissance des taux habituels du marché pour différents types de compétences (consultants, analystes et chefs de projets) et qu'il négocie les taux en fonction de ceux pratiqués sur le marché voire en deça selon le Gartner. Ce dernier stipule qu'il est vital que l'acheteur identifie la portée de la personnalisation afin que chaque éditeur puisse proposer le nombre de jours/personne nécessaires et estimer le coût.