Les entreprises européennes maîtrisent encore mal leurs dépenses indirectes

Les entreprises européennes pourraient économiser des millions d’euros par an avec une meilleure gestion de leurs dépenses indirectes, selon une étude réalisée par A.T. Kearney et American Express Carte Corporate*.

Le contrôle des dépenses : un réflexe accentué avec la crise

L’ étude souligne que les entreprises font plus que jamais attention à leurs coûts : 84 % d’entre elles affirment que la crise les a amenées à se concentrer davantage sur le contrôle de leurs dépenses. Au-delà des frais de déplacements, les entreprises interrogées ont indiqué faire attention à d’autres catégories de dépenses pour couvrir un spectre le plus large possible, allant du travail temporaire et des fournitures de bureau aux télécommunications et technologies. Selon les estimations du cabinet A.T. Kearney, sur le total de ces dépenses, 433 milliards d’euros ne seraient pas en conformité avec les listes de fournisseurs privilégiés, ni avec les tarifs négociés, d’où la nécessité pour les entreprises d’établir des contrôles plus pointus, qui leur permettraient de réaliser des économies non négligeables.

Listes de fournisseurs privilégiés

Selon cette étude, les entreprises prennent également au sérieux le besoin d’établir des listes de fournisseurs privilégiés et de négocier les tarifs. 95 % d’entre elles ont mis en place une liste de fournisseurs privilégiés pour au moins une catégorie de dépenses indirectes et 98 % ont négocié des tarifs dans au moins une catégorie d’achats. Par ailleurs, 62 % des sociétés estiment apporter une bonne visibilité à leurs collaborateurs sur la liste de fournisseurs mise en place, mais plus de la moitié (55 %) déclarent manquer de moyens de contrôles pour identifier les achats non conformes à la politique. Globalement, le recours à des listes de fournisseurs privilégiés est plus élevé pour les achats récurrents et les services opérationnels tels que l'informatique et les télécommunications (taux d'utilisation le plus haut 92 %) avec 71 % des dépenses conformes aux listes établies. En revanche, l’étude montre que les fournisseurs privilégiés ont été moins utilisés pour les achats ad hoc : 61 % des personnes interrogées déclarent avoir une liste de fournisseurs privilégiés pour les dépenses en équipement industriel et un taux de conformité de 62 %.

Choix d'outils de reporting

Par ailleurs, les entreprises interrogées ont augmenté leurs investissements dans les ERP au cours des dernières années et l’enquête montre que cela commence à porter ses fruits avec un délai de traitement réduit de 50 %. Ainsi, avec près d’une entreprise sur 2 (42 %) qui capte toutes les transactions dans son système, on tend vraiment à une automatisation des process de “l’achat au paiement” de bout en bout. L’étude a également révélé une autre source d’optimisation liée aux systèmes : plus de la moitié des directeurs financiers (57 %) déclare que la multiplicité des outils les conduit à des reportings inexacts voire inexistants. 58 % d’entre eux n’accèdent pas facilement aux informations et se reposent sur des hypothèses lors des négociations avec des fournisseurs.

Visibilité insuffisante sur les dépenses

L'étude met en évidence un manque de confiance des dirigeants européens vis-à-vis de l’exactitude de leur reporting et une entreprise sur trois estime que ses données sur les dépenses ne sont pas fiables. 40 % des répondants considèrent ne pas avoir un bon niveau de visibilité sur leurs dépenses et pour 64 % d’entre eux, cela s’explique par un outil mal intégré ou pas intégré du tout.
Marc Clatot, VP d’American Express Carte Corporate France et Pays-Bas précise : “l'étude montre qu’il existe de réels potentiels d’économies si on optimise les politiques achats actuelles. En effet, selon nos pronostics, il serait alors possible de  réaliser des économies de 5 % sur les dépenses indirectes, ce qui équivaudrait à 900 millions d’euros, ne serait-ce que pour les 162 entreprises participantes.”

* Cette étude a été menée auprès de 160 grandes et moyennes entreprises dans 10 pays d’Europe, entre novembre 2010 et janvier 2011.