Vinci Construction Grands Projets dématérialise 15 000 factures fournisseurs

Optimiser le temps de traitement de ses factures fournisseurs en misant sur la dématérialisation. C’est la position qu’a adoptée Vinci Construction Grands Projets en faisant appel aux services d’Itesoft, éditeur de logiciels de dématérialisation.

Ainsi, 15 000 factures par an sont directement dématérialisées sur le siège social du client à Rueil-Malmaison. Elles proviennent d’environ 4 000 prestataires et fournisseurs. «Exit les process manuels et chronophages de saisie, d’imputation et de validation. Grâce à notre système de numérisation, nous accélérons désormais le traitement de nos factures», explique Denis Galli, chef de service organisation et méthodes à la direction financière.

Pour gagner davantage en productivité, toute la saisie comptable des factures a été déportée de l’ERP du client vers la solution d’Itesoft. «Tout est géré de A à Z par le système : lecture automatique des documents et vidéo-codage, permettant la reconnaissance optique des caractères et leur transformation en données numériques, sans oublier la gestion du workflow». En effet, la solution s’appuie sur un circuit de validation accessible à distance via le Web. «Cette fonctionnalité nous permet de gérer très simplement et de façon sécurisée nos deux étapes de validation et d’approbation des factures auprès des collaborateurs concernés», ajoute Denis Galli.

D’ailleurs, depuis peu, le groupe dispose d’un système de workflow encore plus sophistiqué, qui permet de gérer des circuits d’approbation multiples. «Au-delà de la lecture automatique des documents (LAD), nous souhaitions vraiment disposer d’une solution conviviale et capable de répondre à nos besoins spécifiques en termes de workflow», précise le chef de service. Sans oublier les autres avantages non négligeables générés par cette solution de dématérialisation : réduction des délais de traitement, traçabilité accrue des factures, diminution des coûts cachés, etc.