Zodiac Marine & Pool dématérialise ses factures fournisseurs

Créer un centre de services partagés rassemblant en un seul endroit la fonction comptabilité, auparavant dispersée au sein de plusieurs entités, tel est le challenge relevé par la structure européenne Zodiac Marine & Pool, spécialiste des marchés professionnels et grand public de la marine. Pour repenser, et notamment automatiser, la totalité des processus comptables, dont ceux liés aux clients et aux fournisseurs, l’entreprise s’est adjoint les services de Flucticiel, spécialiste de la dématérialisation des process administratifs et financiers. Celui-ci a ainsi déployé les solutions logicielles Basware et Kofax afin de diffuser les “best practices” et parfaire l’ensemble des process fournisseurs et achats du client. Résultat : depuis l’ouverture du centre de services partagés européen en juin 2009, Zodiac Marine & Pool gère de manière optimale et fluide ses 100 000 factures fournisseurs annuelles, via un circuit de validation et d’approbation totalement automatisé.

Livraison dans les meilleurs délais

Si ce système met fin aux factures fournisseurs papier et aux traitements manuels, il instaure également un circuit de validation électronique des approbateurs des différentes filiales ou entités. De plus, la solution technologique de “purchase to pay” retenue permet de s’interfacer à 100% avec l’ERP du client. «Au-delà de la solution technologique retenue, nous voulions nous appuyer sur un intégrateur véritablement spécialisé dans l’automatisation des processus financiers, nerf de la guerre de notre projet. De plus, la solution proposée a été délivrée dans les délais impartis (moins de six mois) et avec l’expertise métier requise», précise Joseph Bejjani, directeur des services informatiques de Zodiac Marine & Pool.

Une refonte des processus achats

Aujourd’hui, plus de 200 collaborateurs de Zodiac Marine & Pool utilisent quotidiennement la solution Basware, de manière transparente, pour gérer leurs achats auprès des fournisseurs. «La mise en place de cette solution nous a permis de revoir en profondeur nos processus de demandes d’achats et de suivi des factures, explique Joseph Bejjani. Nous avons désormais une plus grande visibilité et traçabilité des factures fournisseurs, ce qui nous en facilite considérablement le contrôle et la pertinence. De ce fait, nous avons supprimé certains contrats qui pouvaient être en doublon ou inappropriés. Après la gestion rigoureuse des factures fournisseurs, nous souhaitons nous concentrer désormais sur la réduction de nos délais de paiements afin de nous conformer à la réglementation en vigueur et aux contrats négociés par nos acheteurs.» Largement satisfaite par la solution déployée, l’entreprise envisage dans les prochains mois d’étendre ce projet, limité actuellement à l’Hexagone, à toutes ses filiales européennes.