À quoi ressembleront vos événements professionnels de demain ?

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Sans surprise, la situation économique impose aux entreprises de revoir leurs habitudes lorsqu'elles orchestrent un événement professionnel. Coach Omnium, société d'études spécialisée dans le tourisme d'affaires, livre ainsi dans la dernière édition de son enquête annuelle⁽¹⁾ sa perception de ce secteur. Désormais, les entreprises privilégient plutôt les manifestations qui s’adressent à l’externe (fidélisation et remerciement de clients, prescripteurs, partenaires…), afin de booster la communication et la commercialisation, et escomptent des retombées économiques. Les opérations destinées à l’interne (information du réseau, motivation des collaborateurs, formation, comité de direction) sont en recul depuis l'année 2008, qui marque le début de la crise économique.

« Toutefois, une part croissante d’entreprises organisent de simples réunions régulières (30 % en 2011 contre 15 % en 2008), car elles revêtent souvent un objectif de travail unique, mobilisent les participants durant peu de temps, sont peu onéreuses et peu contraignantes », constate Mark Watkins, directeur de Coach Omnium. Ainsi, les manifestations les plus courantes sont celles qui rassemblent entre 10 et 50 participants. Pratique en termes de logistique, ce nombre de participants restreint permet également de travailler efficacement. Cependant, plus du tiers des entreprises organisent des événements qui peuvent réunir entre 50 et 300 personnes.

Plus de 40 % des entreprises interrogées par Coach Omnium organisent moins de trois événements par an et près des deux tiers moins de cinq. La fréquence des opérations est largement corrélée à leur nature : les grands rassemblements ou manifestations coûteuses sont naturellement plus singuliers et moins fréquents que les simples réunions de travail. La durée des manifestations s'est sensiblement réduite depuis une dizaine d’années, phénomène qui tend à progresser encore depuis environ cinq ans. Les réunions d’une journée et surtout d’une demi-journée augmentent, aux dépens de celles se déroulant sur deux et trois jours. Hormis les vacances scolaires d’été et la fin d’année, il n’y a pas de période qui se démarque, toutes sont propices à l’organisation de manifestations professionnelles.

Où prévoir son événement ?

L’hôtellerie est le lieu de réunions privilégié par les entreprises, même quand il n’y a pas de besoins d’hébergement (journées d’étude). 80 % des personnes interrogées y organisent des manifestations. L’offre abondante en salles dans les hôtels moyen et haut de gamme ainsi que la praticité de ces derniers, qui concentrent toutes les prestations en un même lieu, sont la clé de son succès. Les catégories trois et quatre étoiles (ou assimilés) restent les plus sollicitées. Quant à la catégorie cinq étoiles ou au label Palace, seuls 5 % des organisateurs recourant aux hôtels haut de gamme s’y disent sensibles, contre 40 % indifférents.

Les lieux de réceptions divers continuent à intéresser près de 30 % des entreprises, part comparable à celle de 2008. Les équipements de loisirs séduisent, tout comme en 2008, 14 % des organisateurs. Les châteaux et demeures de caractère (20 % des entreprises), parcs à thème (3 %), palais des congrès et grands centres de conférences (20 %) perdent des parts de marché depuis environ cinq ans. Ils représentent souvent un coût de location assez élevé et/ou véhiculent une image un peu trop haut de gamme, malvenue en période de récession économique.

56 % des entreprises incluent toujours, ou parfois, des activités périphériques à leurs manifestations, contre 76 % jusqu’en 2009. L’aspect ludique est privilégié, car susceptible de s’adapter à un large public. Autre atout : il recouvre une étendue très large d’activités.

Les budgets par participant tendent à augmenter en 2011. Les sommes les plus couramment allouées aux journées d’études ont basculé de la tranche "moins de 60 €" en 2008 à "de 60 à 100 €" en 2011. Le budget des séminaires résidentiels s’élève à plus de 230 € pour 40 % des entreprises en 2011, contre 21 % en 2008. Ces hausses budgétaires sont davantage dues à des "relevages de tarifs" des prestataires qu’à des choix émanant des entreprises.

Reportage vidéo dans les allées du salon Bedouk :

Vidéo réalisée par Charles Cohen et Marie-Amélie Fenoll

(1) Cette enquête quali-quantitative se base sur des interviews téléphoniques approfondies réalisées en décembre 2011 auprès de 525 contacts utiles dans les entreprises françaises et étrangères établies en France.