Frais professionnels: 4 astuces pour alléger la facture

1 FIXEZ A VOS SALARIES DES REGLES DE BONNE CONDUITE

Votre commercial s'est octroyé un vol domestique en classe affaires et vous a mis devant le fait accompli? Plutôt que de vous contenter d'excuses douteuses et invérifiables a posteriori, il vaut mieux édicter des règles claires, à n'enfreindre qu'en cas de force majeure, et avec votre aval. «Ne vous contentez pas d'un protocole tacite, qui laisse une large marge d'appréciation à vos collaborateurs», conseille Brigitte Jakubowski, directrice du cabinet JK Associâtes Consulting, spécialisé dans la gestion des budgets voyages et déplacements professionnels.

Mettez donc noir sur blanc les critères de choix entre train, avion et location de voiture, les destinations pour lesquelles les compagnies low cost sont préconisées, les classes autorisées selon la durée du voyage (affaires, économique...), les usages en matière de dépenses hôtelières, etc. Si vos collaborateurs ont tendance à se faire plaisir en voyage, fixez-leur une limite de dépenses quotidiennes et indiquez-leur les situations dans lesquelles les invitations à dîner sont justifiées. Pour faire passer la pilule, expliquez-leur ce qu'ils ont à y gagner: transparence, équité, gain de temps. Et puis surtout, donnez l'exemple en vous appliquant les mêmes contraintes. Enfin, communiquez ces règles à vos prestataires habituels, qui devront s'y conformer.

2 OFFREZ-VOUS LES SERVICES D'UNE AGENCE DE VOYAGES

Les bons plans d'internautes aguerris sont rarement compatibles avec les contraintes d'un voyage professionnel. «Il ne faut surtout pas acheter ses voyages d'affaires de la même manière que ses séjours d'agrément», prévient Brigitte Jakubowski. La raison? Le manque de souplesse des offres à prix cassés, dont le risque est de vous faire perdre l'intégralité du prix du billet en cas de changement de programme. Le conseil de la spécialiste? Faire appel à un professionnel. «Contrairement aux a priori, l'agence de voyages n'est pas un luxe réservé aux grandes entreprises, plaide Frédéric Molina, directeur de l'offre Mid-Market chez Carison Wagonlit Travel. Quand vous réalisez de faibles volumes, qui ne vous permettent pas de négocier des tarifs intéressants, vous avez tout intérêt à bénéficier des réductions mutualisées qu'offrent les agences de voyages.» Ces ristournes oscillent entre 5% et 25% par rapport aux prix du marché. Elles peuvent donc vous permettre d'amortir les frais de transaction facturés par le prestataire, qui représentent de 3 à 5% du budget total de déplacements. «L'agence de voyages vous fournit également des statistiques et des reportings pour avoir une vision analytique de vos dépenses», ajoute Brigitte Jakubowski. Un gain de temps et de traçabilité appréciable pour votre service comptabilité.

3 SOYEZ FIDELES A VOS FOURNISSEURS

Vous avez vos habitudes dans une chaîne d'hôtels, vous empruntez presque toujours la même compagnie aérienne? «Référencez ces prestataires auprès de vos salariés et contractez des abonnements au nom de votre entreprise», préconise Brigitte Jakubowski. Côté ciel, les programmes de fidélité, comme Voyageur Rewards d'Air France, offrent à vos collaborateurs des avantages gratuits, selon un système de points cumulés. Ces points étant reversés dans un «pot commun» et utilisés par n'importe lequel de vos salariés. Mais prenez garde aux dérapages, lorsque les grands voyageurs commandent leurs billets professionnels: certains usent de prétextes (horaires peu pratiques, par exemple) pour voler sur la compagnie qui, malgré des tarifs plus élevés, leur fera cumuler de précieux miles à usage personnel.

Pour le train, répertoriez les réductions grand public dont peuvent bénéficier vos collaborateurs (carte de moins de 25 ans, carte escapades...). Elles peuvent se révéler plus intéressantes que les avantages du Pass'entreprise SNCF, pourtant dédié aux PME. Enfin, pour l'hébergement, ne négligez pas les abonnements annuels, ni les «business pass». Si vous avez une consommation relativement peu concentrée sur un type d'hôtels, optez plutôt pour des produits packages et des formules d'abonnement dont les conditions tarifaires ne sont pas fonction du volume. Autre formule, la résidence hôtelière. Elle propose des tarifs avantageux, notamment pour les séjours de moyenne et longue durées. Le prix moyen journalier par personne est généralement inférieur à 30 euros, pour un niveau de prestations hôtelières 2 ou 3 étoiles.

PRATIQUE
Automatisez la gestion de vos notes de frais

A partir d'une cinquantaine de voyageurs réguliers, vous avez peut-être intérêt à investir dans un logiciel dédié à la gestion des notes de frais. Des solutions telles que Notilus de Dimo Gestion, Ulysse d'Etap-On-Line, KDS Corporate, Idylis Notes de; Frais... automatisent la gestion des cartes affaires ou des factures des prestataires et s'interfacent directement avec votre système comptable. Pour les détenteurs d'une carte corporate, l'information arrive directement dans le logiciel. Ils peuvent alors distinguer frais professionnels et personnels pour établir leur note de frais. Autre avantage pour le service comptable: ces logiciels permettent d'isoler la partie des frais de voyage sur laquelle l'entreprise peut récupérer la TVA, ce qu'elle ne ferait pas forcément sans cet outil, en raison de la lourdeur de la démarche. En mode location, ces solutions sont facturées à partir de 7 euros par utilisateur et par mois.

4 DOTEZ VOS COLLABORATEURS DE CARTES CORPORATE

Donnez des cartes de paiement à vos collaborateurs voyageurs... pour qu'ils dépensent moins. Les cartes bancaires corporate sont éditées au nom de votre société et débitées soit sur le compte de l'entreprise, soit sur celui du salarié, avec un différé de paiement de 30 à 45 jours. «Cette solution fait gagner du temps à la comptabilité et permet de délester vos salariés des lourdeurs que génèrent les avances de cash ou les chèques de remboursement», soutient Brigitte Jakubowski. Elles évitent également aux voyageurs de transporter trop d'argent sur eux. A noter, les émetteurs de cartes (Visa, Mastercard ou American Express) offrent tous des services dédiés aux PME et donnent accès à des reportings détaillés, autorisant des contrôles en quasitemps réel. Tout dérapage devient ainsi repérable: les notes de restaurant antidatées ou les montants gonflés ne sont donc plus possibles, car toutes les informations passent par un terminal de paiement électronique.