Maîtrisez les frais professionnels de vos collaborateurs

Le remboursement des frais est assurément un sujet sensible pour la plupart des entreprises. En effet, bien que la probité de la majorité des salariés ne puisse être remise en cause, certains collaborateurs ont tendance à dépenser plus qu'il ne le faudrait. Pire: une minorité d'entre eux trichent. Sont concernés en priorité les indemnités kilométriques (46% des fraudes identifiées), les frais de taxi (28%) ainsi que les factures de restaurant (23%), selon une étude réalisée en juin 2008 par KDSEtude réalisée en 2008 sur Internet en France, en Grande-Bretagne et aux Etats-Unis, éditeur de logiciels de gestion de frais. Et les astuces sont nombreuses: «J'ai en tête l'exemple d'un commercial qui se faisait rembourser des notes de restaurant, alors que l'établissement en question avait fermé ses portes!», raconte André-Paul Bahuon, président de l'ordre des experts-comptables de la région Ile-de-France.

Cependant, contrairement à ce que pourrait laisser penser cet exemple, lorsque les salariés fraudent, ce n'est pas forcément pour arrondir leurs fins de mois mais afin de compenser la complexité du système. Ainsi, pour 69% des personnes interrogées par KDS, les notes de frais constituent une corvée et une perte de temps (règles trop restrictives, obligation de conserver tous les justificatifs de dépense, délais de remboursement trop longs, etc.). Un quart des sondés affirment d'ailleurs qu'ils ne se font pas rembourser toutes leurs dépenses, ce qui représente, pour eux, un manque à gagner de plusieurs dizaines d'euros par mois.

© ANDREY PLOTNIKO/FOTOLIA/LD

Automatisez votre gestion. Pour remédier à ces problèmes et ainsi réduire la facture de l'entreprise, il convient donc de rationaliser la gestion globale des notes de frais. André- Paul Bahuon préconise, par exemple, l'établissement d'un modèle de fiche de frais pour l'ensemble des collaborateurs, mentionnant la date, le lieu et la nature de la dépense ainsi que le montant à rembourser. «Ces fiches doivent être collectées une fois par mois et accompagnées des justificatifs originaux, insiste-t-il. Elles devront être systématiquement vérifiées, afin d'éviter les mauvaises surprises.» Pour une meilleure gestion globale, il est impératif de fixer les règles du jeu de la politique de remboursement de l'entreprise: taux de remboursement de frais kilométriques en fonction des distances parcourues par an, niveau de confort des voyages en train ou en avion, montant maximum du remboursement des frais de repas, etc.

«Quand on repère une fraude, c'est souvent par hasard», avoue tout de même André-Paul Bahuon. C'est la raison pour laquelle il est nécessaire d'effectuer des contrôles a posteriori, en décrochant parfois son téléphone pour vérifier si les dépenses sont bien réelles. Lorsque les salariés utilisent leur véhicule personnel pour le compte de l'entreprise, il faut exiger chaque année une copie de la carte grise et de l'assurance (afin de contrôler le nombre de chevaux fiscaux et être certain que le véhicule est bien assuré pour les déplacements professionnels). De même, pour débusquer les fraudeurs, prélevez des échantillons au hasard (de l'ordre de 10 à 20% des notes de frais totales), afin de mettre, éventuellement, en évidence une incohérence de date, un montant anormalement élevé ou un libellé évasif. Afin de ne pas créer un climat de suspicion, évitez de contrôler à chaque fois les mêmes personnes.

Si votre budget le permet et si vous en avez vraiment l'usage, investissez dans un logiciel pour rationaliser les notes de frais. La société Pilot, spécialisée dans la fabrication de stylos et qui compte une cinquantaine de commerciaux, a choisi de mettre en place - il y a un an - la solution Notilus éditée par Dimo Gestion. «Couplé avec des cartes affaires, cet outil permet d'intégrer près de 90% des transactions, qui sont systématiquement soumises à la hiérarchie», explique Patrick Forveille, directeur financier de Pilot. En contrepartie d'un investissement ne dépassant pas 50 000 euros, l'entreprise a économisé quasiment un demi-poste en comptabilité et récupéré davantage de TVA. «Grâce aux possibilités de reporting, nous avons désormais une vision précise du coût d'un collaborateur.»

Pour empêcher les dérapages, Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS, préconise, enfin, de doter les collaborateurs de cartes de paiement de société mais avec débit sur leur compte personnel. L'outil est couplé à un logiciel d'automatisation des notes de frais. Ainsi, l'ensemble des dépenses est importé dans l'outil, sans erreur, ce qui simplifie et accélère la rédaction de la note pour le salarié. «Pour lever les éventuelles réticences, il suffit de mettre en place des délais de paiements différés à deux mois, ce qui donne tout le temps de soumettre sa note de frais», conclut-il.