Réduire ses dépenses de fournitures de bureau

Blocs-notes, stylos, trombones, ramettes de papier, agrafeuses, mais aussi consommables informatiques... Vous pouvez réduire en peu de temps vos coûts de fournitures de bureau. La première étape consiste à étudier les besoins réels de votre entreprise. Demandez à la personne en charge des frais généraux d'établir, à l'aide d'un tableur Excel, une liste exhaustive des produits de consommation récurrente. Les fournisseurs peuvent d'ailleurs vous transmettre vos statistiques de consommation si vous le demandez. «Observez le coût des fournitures et mettez en place une liste restreinte et standardisée, en sélectionnant deux ou trois gammes par famille de produits», conseille Fabrice Ménelot, consultant et cofondateur du cabinet de conseil en achats Crop & Co. Ainsi, vous orienterez les besoins de vos équipes vers les produits de substitution les plus intéressants financièrement.

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Après avoir bâti ce cahier des charges en diminuant le nombre de références, mettez les fournisseurs en concurrence. C'est le levier le plus simple et le plus rapide pour faire des économies. Prenez en compte le prix, mais aussi des critères importants comme les délais et les frais de livraison - certains les offrent au-delà de 50 euros -, la disponibilité et le coût de l'assistance téléphonique, ainsi que les innovations produits, parfois plus chères à l'achat mais plus économiques à l'usage (marqueurs avec des pointes qui ne sèchent pas, stylos rechargeables, etc.).

«Méfiez-vous des offres à primes que pratiquent certains vépécistes: elles dissimulent parfois un produit cher», prévient Laurent Mayer, directeur général délégué de Sérénia, société de conseil en maîtrise des achats. Il livre aussi quelques astuces pour tirer les prix vers le bas:

«Si vous envoyez le détail des références consommées, sans en donner le prix unitaire, le fournisseur se contentera de proposer une remise totale de 10%. Mais si vous multipliez les quantités par deux et donnez votre budget réel, cela l'encouragera à compresser ses marges...»

Une fois le tarif général négocié, vous pouvez demander au fournisseur une remise supplémentaire sur le reste du catalogue. A faire «le plus tard possible, pour être sûr de l'obtenir, car le fournisseur sera pressé de conclure la vente et vous serez en position de force», précise le consultant. Dans certains cas, vous pouvez faire jouer l'effet volume en vous adressant à votre entreprise de fournitures de bureau pour faire réaliser également votre papier à en-tête.

Veillez au sérieux des fournisseurs. N'hésitez pas non plus à vous approvisionner, pour vos imprimantes, en cartouches compatibles remanufacturées plutôt qu'auprès des grandes marques. Leur qualité est souvent suffisante et leur prix inférieur de 30%. Veillez aussi au sérieux de vos fournisseurs. «Ils doivent être prêts à garantir par écrit votre matériel, c'est-à-dire à prendre en charge la réparation en cas de dommages», précise Laurent Mayer (Sérénia).

De même, négociez les tarifs du mobilier de bureau. Si vous souhaitez renouveler moins de 10 postes, vous pouvez, selon le consultant, exiger de 20% à 30% de remise livré- installé. Au-delà, n'hésitez pas à demander au moins 50%: «Malgré ce que vous disent les fournisseurs, c'est déjà une quantité importante.» Vous pouvez, en outre, éviter un certain nombre d'accessoires, comme ceux servant à cacher les jambes. Dans le même souci d'économies, pensez aussi au mobilier d'occasion.

Contrôlez les commandes. Enfin, et surtout, faites la chasse à la surconsommation. L'observation des quantités consommées, et la comparaison avec les besoins réels, est le préalable à la mise en place d'un contrôle interne. Celui-ci commence par un processus de demande d'achat. «Les demandes doivent être formalisées à l'aide d'un formulaire papier ou électronique, pour assurer la traçabilité des produits», insiste Denis Di Vito, consultant achats chez Better Buying Concepts. Pour gagner du temps, vous pouvez proposer aux salariés de passer commande via un portail en ligne personnalisé que le fournituriste aura construit pour votre entreprise, avec les références standardisées dont elle a négocié les tarifs. Une prestation que proposent les fournisseurs les plus connus.

«En septembre, certains dirigeants vont jusqu'à bloquer les commandes de fournitures, à cause des vols liés à la rentrée des classes», indique Denis Di Vito. Dans le même esprit, vous pouvez stocker les fournitures dans un placard fermé à clé, sous la responsabilité d'une seule personne.

A SAVOIR

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Acheter écolo ne coûte pas forcément plus cher
Consommer vert est une piste intéressante pour réaliser des économies sur les fournitures de bureau. Il existe un grand nombre de produits recyclés, rechargeables et réutilisables, qui, contrairement à une idée reçue, présentent un excellent rapport qualité-prix. Par exemple, les enveloppes kraft en matière recyclée sont moins chères que celles en velin blanc. Combattre l'augmentation du nombre d'impressions, constatée par près de 60% des PME françaises en 2006 et 2007 (d'après une étude Lexmark parue l'année dernière) permet aussi de réduire les coûts. Vous pouvez sensibiliser vos équipes sur ce point en les incitant à proscrire l'impression systématique (des e-mails notamment) et en couleur, à paramétrer l'impression recto/verso en standard, à privilégier les formulaires électroniques en interne... Il ne vous reste qu'à roder votre discours sur la protection de la planète.