Stagiaires: mode d'emploi

1 Déterminez précisément le contenu

Vous avez décidé d'accueillir un stagiaire. Mais avez-vous pensé à définir sa mission et le profil recherché? Le confiner à la photocopieuse ou à la corvée de café n'est ni intéressant pour vous, ni pour lui. L'étudiant comme l'employeur doivent trouver un intérêt commun à sa réalisation. L'étudiant se confronte ainsi à la vie en entreprise et met en pratique ses connaissances théoriques. Mais attention de ne pas tomber dans le travers classique de faire remplacer votre assistante, partie en congé maternité, de cette manière. Cette pratique, assimilable à du travail dissimulé, est passible de poursuites judiciaires (voir notre encadré). Le stage peut être aussi requalifié en contrat de travail. Il n'est donc pas assimilable à un emploi. «Attribuez au stagiaire une mission clairement identifiée avec des objectifs précis. Il ne doit pas être envisagé comme un coup de main», résume Philippe Plomb, chargé de mission au centre d'aide à la décision de la Chambre de métiers du Pas-de-Calais.

Estimez au mieux les délais impartis pour accomplir la mission (la durée varie en fonction de la formation suivie par le jeune, de quelques semaines à plusieurs mois). Si elle est intégrée au cursus pédagogique, il n'y a aucune contrainte de durée. Dans le cas contraire, il ne peut excéder six mois, renouvellement inclus. Sachez qu'il existe des périodes propices pour recruter des stagiaires: à la rentrée (de septembre à décembre) et en fin d'année scolaire (de mars à août). Ne vous y prenez pas au dernier moment, les jeunes gens commencent à chercher une entreprise deux à trois mois à l'avance.

PRATIQUE
A lire

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Conçu en complément de la Charte des stages étudiants en entreprise, rédigée le 26 avril 2006, le Guide des stages des étudiants en entreprise, du ministère de l'Education, est une «bible» du stage.
Outre de nombreux conseils pratiques, il présente une convention type et récapitule les devoirs de chaque partie (entreprise/ étudiant/ établissement de formation). Il est téléchargeable sur www.education. gouv.fr.

2 Procédez à un «vrai» recrutement

Pour dénicher votre stagiaire, rien de tel que de déposer une petite annonce, sur un site spécialisé, comme kapstages.com, iquesta.com et studyrama.com, ou directement auprès des établissements scolaires, qui possèdent parfois un bureau des stages. Précisez la mission, la date de début et la durée du stage. Listez les compétences requises et les enseignements que le stagiaire pourra retirer de son passage dans votre entreprise. Ne mentionnez rien de discriminatoire, comme la nationalité ou le sexe. Présentez brièvement votre structure. Sans enjoliver ni l'environnement, ni le stage en lui-même, la petite annonce est l'occasion de donner envie de travailler pour vous, alors peaufinez-la. Mais, «soyez concis, insiste Karine Freiss, directrice commerciale emploi chez Studyrama. En revanche, si le stage peut déboucher sur une embauche, précisez-le. C'est un critère important aux yeux des étudiants enfin de cursus scolaire.» Passez aussi le mot à votre entourage, le bouche à oreille fonctionne bien.

Une fois les CV et les lettres de motivation sur votre bureau, faites le tri en fonction de l'adéquation de la mission et de la formation, de l'éventuelle connaissance de votre secteur d'activité ou encore de la motivation qui transparaît dans la candidature. Puis, convoquez en entretien les candidats qui vous intéressent. Lors de ce rendez-vous, soyez clair sur ce que vous attendez de la personne. Donnez-lui toutes les clés pour qu'elle puisse se faire une opinion précise de la mission et de son déroulement. Soyez également à son écoute. Interrogez-la sur ses motivations, ses attentes et ses connaissances. Mais, attention de ne pas paraître trop exigeant. D'abord, vous ne pouvez lui demander la même implication qu'un salarié. Ensuite, difficile de vous fier à son expérience puisque, par définition, il n'en a pas ou peu. Soyez attentif à ses aspirations et à ce que le contenu de la mission s'intègre dans son cursus pédagogique. Sinon vous courez le risque qu'il ne fasse pas long feu dans votre entreprise, comme en témoigne Karine Freiss, en qualité de maître de stage cette fois. «Comme aucun contrat de travail ne nous lie, le jeune peut décider, du jour au lendemain, de ne plus venir travailler. Parce que la mission n'est pas en réelle adéquation avec sa formation ou tout simplement parce qu'il habite trop loin!» La réciproque est également vraie. Si la personne recrutée ne fait pas l'affaire, vous pouvez mettre, rapidement et facilement, un terme à la collaboration. Suivant les spécifications de la convention de stage, vous pourrez avoir à en informer par écrit l'étudiant et son responsable pédagogique.

3 Respectez vos devoirs d'employeur

Le stage n'est pas régi par un contrat de travail. Vous n'avez donc aucune formalité d'embauché à effectuer (pas de déclaration préalable à l'embauche, ni de visite médicale à faire passer). En revanche, une convention est obligatoire. Elle doit être rédigée et signée par l'entreprise, l'établissement de formation et le stagiaire. Un stage non conventionné est illégal. La convention précise les engagements et les responsabilités des trois parties. Elle indique, par exemple, le temps de présence mensuel, la durée, le nom et le poste du tuteur, les missions, le montant de la gratification et les éventuels avantages en nature et en espèces consentis au stagiaire. A noter qu'il ne perçoit pas un salaire mais une gratification (voir notre encadré «Côté finances»). Lorsque la durée du stage est supérieure à trois mois consécutifs, celle-ci est alors obligatoire.

4 Nommez un maître de stage

Même si le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié et n'a pas les mêmes obligations de production, vous devez lui donner les moyens de mener à bien ses missions. Le maître de stage joue alors un rôle primordial dans son intégration et dans la réussite du stage. Ce tuteur, qui peut être vous ou tout autre salarié, est la personne contractuellement responsable du stagiaire. Il doit être volontaire et capable de transmettre son savoir-faire. Il a un rôle administratif, d'accueil, de coordination et de suivi. Il l'informe sur les règles et la culture d'entreprise. Il assure un suivi régulier des travaux du stagiaire. Il évalue la qualité du travail effectué et peut le conseiller sur son projet professionnel. A la fin de la collaboration, il pourra fournir une attestation de stage, décrivant les missions confiées au jeune. Et être amené à suivre l'élaboration du rapport de stage, à participer à sa notation finale et à être convié à sa soutenance.