Budget télécoms: adoptez les bons réflexes

Face à la multiplicité des offres, les entreprises ne savent plus quels leviers actionner pour maximiser leurs coûts. En effet, elles consacrent un budget croissant aux télécoms et ne disposent pas forcément des ressources suffisantes pour mettre en place des procédures de suivi et de contrôle. Si la société opte pour des solutions télécoms afin de développer son activité, elle pourra, en retour, compter sur des opérateurs et prestataires plus réactifs, obtenir des délais plus courts et cultiver ainsi sa relation client.

Toutefois, mieux vaut bien connaître le marché et ne pas faire aveuglément confiance aux opérateurs. Aujourd'hui, les professionnels commencent à contrôler leurs dépenses télécoms. Cependant, ils ne disposent pas des moyens nécessaires pour les améliorer: manque de temps, d'expertises dédiées ou encore de compétences techniques. Cette carence rend impossible une analyse approfondie de ces coûts, qui permettrait d'obtenir une vue d'ensemble d'un budget téléphonie. C'est pourquoi les entreprises ont tendance à externaliser cette famille d'achats afin de réaliser des économies. Elles attendent de ces prestations la mise en place d'une grille tarifaire simple, une certaine souplesse dans les engagements, ainsi qu'un accompagnement et une grande réactivité. Pour maîtriser votre budget, vérifiez tout d'abord que vos offres correspondent réellement à vos besoins. Tout en gardant une certaine tolérance, définissez un cahier des charges strict précisant les profils des utilisateurs, les critères d'usage, le nombre d'heures d'appel, les options internationales, etc.

Un autre levier de réduction des coûts consiste à mettre en place une politique télécoms, avec l'accord des RH et des différents acteurs de l'entreprise pour sensibiliser les employés aux bons usages et limiter les consommations abusives. Cette politique vous permettra de réaliser 10 à 15 % d'économies sur votre budget téléphonie.

Faites jouer la concurrence

Veillez ensuite à mettre en concurrence les meilleures offres commerciales des acteurs du marché. Dans le cadre d'un contrat de deux ans, par exemple, vous pourrez négocier avec l'opérateur dès le 13^e mois, car vous aurez un recul suffisant sur vos consommations.

Pour des économies rapides, privilégiez les communications internes et optimisez l'utilisation de votre flotte interne: pensez à réduire le nombre d'abonnements, à vérifier et négocier les tarifs des appels, à réguler les consommations internationales. N'oubliez pas de mettre en place des systèmes de contrôle pour éviter les abus. Ne négligez pas non plus les services après-vente, les garanties constructeur et l'assistance. Autant de démarches qui vous aideront à limiter les coûts.

Les clés

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- Mettez en concurrence les meilleures offres commerciales - Réduisez le nombre d'abonnements - Négociez les tarifs des appels - Régulez les consommations internationales - Installez des systèmes de contrôle pour éviter les abus.

Alexandra Augé, responsable du développement de Sérénia, cabinet de conseil spécialisé dans l'optimisation des achats directs et indirects et dans l'externalisation des achats et de la recherche d'avoirs.