Créer un groupe de correspondants de voyages en interne

Pour que les règles définies dans la politique de voyages de l'entreprise aient toutes les chances d'être adoptées puis appliquées, la mise en place d'un réseau interne de correspondants de voyages s'avère souvent déterminante. Pour constituer ce réseau, l'entreprise a le choix entre deux méthodes: organiser une journée spéciale («travel day»), où l'ensemble du personnel est invité, et faire appel à des volontaires, ou identifier elle-même les profils les plus pertinents (assistantes de direction, grands voyageurs, voyageurs complexes, etc.). Ensuite, l'animation du réseau est confiée au Travel Manager, qui constituera un relais essentiel. En effet, le rôle des correspondants internes n'est pas de remplacer le Travel Manager de l'entreprise. Il ne leur appartient pas de fixer les règles de déplacements et de veiller à leur bonne application. En revanche, s'ils peuvent être source de propositions, l'objectif d'une telle organisation est de relayer des informations vers les voyageurs de l'entreprise. Les membres du réseau doivent se réunir régulièrement, au moins une fois par trimestre, avec un ordre du jour précis. Il est important que ces correspondants ne forment pas seulement un groupe de discussion. Il est nécessaire de leur confier de réelles responsabilités quant à l'amélioration de la politique voyages dans l'entreprise. Le fruit de leurs réflexions ne doit pas non plus rester lettre morte, sous peine de les démotiver. Pour des projets plus importants, par exemple le choix d'un outil de réservation en ligne ou d'un logiciel de gestion des notes de frais, un cercle restreint et ciblé peut être constitué, mais avec un pouvoir décisionnel plus important.

L'expert

© ARNAUD OLSZAK

Christophe Drezet est consultant au sein du cabinet Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'aff aires.

Faciliter la communication

En outre, la création d'un réseau interne de correspondants de voyages a pour objectif de faciliter la transmission des informations vers les principales personnes concernées par les règles de déplacements dans l'entreprise: les voyageurs. L'expérience prouve que la mise en place d'un tel réseau est bien plus efficace pour faire adhérer les collaborateurs de l'entreprise à ces règles que l'envoi de newsletters ou de notes informatives. Et ce, en particulier lorsqu'une nouvelle politique voyages est définie. Le taux d'adoption, au bout d'un an, est souvent supérieur de plusieurs dizaines de pour cent par rapport à des entreprises n'ayant pas mis en place ce type de réseau. Si les correspondants ont intégré les enjeux de la nouvelle travel policy, le bouche à oreille, aussi peu institutionnel soit-il, est d'une efficacité redoutable.

Par Christophe Drezet, du cabinet Epsa