Déplacements professionnels: les entreprises pourraient rationaliser leurs coûts

Les entreprises pourraient réduire leurs frais de voyages de 20%. C'est ce qui ressort d'une étude réalisée par Carlson Wagonlit Travel (CWT) Institute basée sur un comparatif de politiques voyages de 87 grandes entreprises. Pour parvenir à ce résultat, plusieurs leviers peuvent être actionnés. Le premier est d'encourager les réservations à l'avance. «Réserver ses billets au moins deux semaines à l'avance permet d'engendrer jusqu'à 50% d'économies, assure Christophe Renard, directeur de CWT Institute. Il convient donc de demander aux voyageurs d'agir en conséquence. Les billets «à contraintes» sont également plus intéressants, même en prenant en compte les pénalités de modification ou d'annulation.» Une pratique d'autant plus envisageable que seuls 20 à 35% des billets sont modifiés ou annulés par les entreprises, selon l'institut. Ainsi, cette règle permet de réaliser 24% d'économies en moyenne. Toutefois, seules 4% des sociétés imposent ce genre de pratiques à leurs voyageurs.

Autre solution: opter pour des fournisseurs référencés. Cette démarche s'avère plus rentable qu'une politique laissant le choix aux collaborateurs. La différence peut atteindre 23%. «Nous constatons que les voyageurs ont tendance à choisir le transporteur national, remarque Christophe Renard. Par ailleurs, entre 53% et 78% des dépenses hôtelières sont effectuées avec des établissements hors programme!» Selon l'étude, les entreprises peuvent également réaliser des économies en alignant leur politique voyages (choix de la classe et de la catégorie d'hôtels) sur les standards de leur secteur.

Au final, pour le spécialiste de la gestion de voyages d'affaires, les améliorations doivent passer par huit points-clés au sein de l'entreprise: l'implication de la direction; l'indication de directives claires et compréhensibles; la standardisation de la politique; la promotion du respect des règles via la communication et la formation; l'encouragement au respect de ces règles par des mesures sur le point de vente; le contrôle des progrès accomplis et la mise en oeuvre de mesures correctives; la comparaison avec le secteur; et, enfin, le recours à l'expertise d'une agence de voyages.