LLD: les règles à suivre lors d'un appel d'offres

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S>ur le marché de la location automobile, il ne faut pas raisonner en coûts d'achats mais en coûts finaux. On n'achète donc pas les contrats de location longue durée comme des crayons à papier. Lancer un appel d'offres sans une vraie remise à plat de son parc est donc une hérésie. Avant toute chose, il faut réaliser une photographie exhaustive du parc. Elle permet, d'une part, d'identifier les problématiques de ressources humaines, d'exploitation, de gestion, et, d'autre part, de déterminer un couple durée/km pertinent, d'adapter la politique automobile, de choisir un ou plusieurs constructeurs, les modèles de véhicules et la nécessité ou non d'associer des services. Plus l'analyse est pertinente et l'expression des besoins précise, plus la rédaction au canier aes cnarges est aisée. Cette lisibilité permet ensuite de trouver des réponses adaptées, qualitatives, et de faciliter l'examen des réponses. Bien évidemment, plus la flotte est conséquente, plus l'analyse doit être poussée. Par exemple, lorsqu'une flotte est composée de plusieurs dizaines de véhicules, il faut intégrer la fréquence de renouvellement du parc, un critère pouvant influencer la réponse des loueurs.

Une fois l'analyse effectuée, il est préférable de négocier en amont des remises spécifiques avec les constructeurs, les pétroliers, les fabricants de pneumatiques, etc. plutôt que de traiter directement avec les loueurs. En effet, ces derniers pourraient en profiter pour augmenter leur marge. Le cahier des charges doit être clair et précis et intégrer une présentation exhaustive du parc et de son fonctionnement. Il est impératif d'être exigeant sur certains points. Le contrat de location se doit d'être flexible et caractérisé par une matrice de loyers. La possibilité de modifier le contrat doit aussi être prévue, de même que les modalités de restitution des véhicules. Et il est conseillé de demander au loueur de fournir des outils de gestion et d'analyse.

Porter son choix sur deux Loueurs

Idéalement, la consultation se tient en début d'année, jusqu'à juin, ou à la rentrée de septembre. Cela doit coïncider avec la renégociation d'au moins un contrat d'importance, pour cela, n'hésitez pas a consulter sept à huit loueurs en fonction de la taille et de la complexité du cahier des charges en y intégrant les tenants. D'une manière générale, il faudra choisir au final deux loueurs. Deux tours peuvent s'envisager mais c'est la pression continue sur les prestataires sélectionnés qui conditionnera dans le temps la compétitivité des loyers. Si la phase d'analyse préconise une solution mono loueur, un second tour sera alors obligatoire. Enfin, lorsque le marché a été attribué, il ne faut pas sous-estimer l'impact en interne: il est donc prudent d'accompagner ses collaborateurs lors de la conduite de ce changement.

L'expert

Olivier Rigoni est le fondateur de Cogecar, cabinet spécialisé dans l'audit, le conseil et la gestion des flottes automobiles d'entreprises. Le cabinet possède une expertise plus globale en matière d'achats non stratégiques.

Olivier Rigoni, fondateur de Cogecar