La chasse aux mauvaises habitudes des collaborateurs

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Julien A., 38 ans, est responsable R&D dans une grande entreprise française. Se disant sensible aux questions environnementales, ce père de deux enfants trie, par exemple, ses déchets ménagers. En revanche, au bureau, Julien A. reconnaît que son comportement n'est pas très respectueux de l'environnement. Il imprime la plupart de ses mails en couleur et uniquement au recto. «Je ne sais pas comment imprimer en recto verso!», s'excuse-t-il. Idem pour les fournitures de bureau. Par exemple, Julien A. achète des boîtes de 10 critériums plutôt que les mines qui permettraient, pourtant, de les réutiliser. «Il y a tellement de références que je m'y perds, explique-t-il. Cela m'arrive déjà assez lorsque je commande des agrafes.» D'une manière générale, l'ingénieur indique qu'il fait confiance aux produits référencés dans le catalogue de son entreprise. La qualité et les délais de livraison sont ses deux premiers critères d'achats. Le prix vient en troisième. «L'important est de ne pas dépasser le budget attribué.»

Bénéficier des innovations produits

A l'image de ce cadre, les habitudes de consommation des salariés ne favorisent pas toujours les économies et, au-delà, le respect de l'environnement, un objectif pourtant devenu prioritaire dans de nombreuses entreprises. Les habitudes en matière d'impression en sont le plus bel exemple: impression systématique des documents, et notamment des e-mails, sortis en recto seul, utilisation de la couleur, etc. Les exemples sont légion. Selon une étude réalisée par Lexmark, près de 60% des PME françaises ont ainsi constaté une augmentation du nombre d'impressions dans leurs établissements au cours des deux dernières années. Et si 84% se déclarent prêtes à imposer l'impression recto verso en standard, elles ne sont que 23% à l'avoir fait. Pour Christophe Delorme, directeur marketing de Lexmark France, il est donc possible de changer les habitudes des salariés puisque les fonctionnalités sur les systèmes d'impression existent.

A condition, bien sûr, de les utiliser. «La réduction des coûts et le respect de l'environnement ne sont pas incompatibles. Bien au contraire, les mesures prises pour atteindre ces deux objectifs sont souvent identiques», rappelle-t-il. Conscientes de la volonté des entreprises de réduire les consommations, les marques de fournitures de bureau ont également sauté sur l'occasion pour essayer de regagner les parts de marché perdues face aux marques de distributeurs (MDD). Réunies au sein de l'Association de l'industrie papetière et de bureau (AIPB), elles font la promotion de leurs produits, certes plus chers à l'achat, mais plus économiques à l'usage. Leur credo: l'innovation. «Les marques proposent des produits innovants, par exemple des marqueurs avec des pointes qui ne sèchent pas, des crayons qui ne se cassent pas ou encore des stylos rechargeables, précise Etienne Perhaut, président de l'AIPB. Comme ces produits durent plus longtemps à l'usage, les commandes sont plus espacées.» S'il estime que les salariés sont «plus faciles à convaincre», Etienne Perhaut affirme en revanche que les acheteurs restent focalisés sur le prix. De ce fait, ces produits innovants ne sont pas retenus dans les catalogues de fournitures.

Peut-être davantage que les marques, les fournituristes sont de fins observateurs des habitudes de consommation des salariés. «Les produits rechargeables ne rencontrent pas le succès escompté auprès de nos clients, témoigne Dominique Aimé, directrice produits chez JM Bruneau. Recharger un stylo, ça les ennuie! En revanche, ils sont beaucoup plus sensibles aux produits recyclés.» Selon elle, les salariés sont, a priori, plutôt sensibles aux produits innovants. «Mais il faut leur en expliquer les avantages, ce qui est parfois difficile à traduire dans un catalogue», précise-t-elle. Informer, par exemple, que tel stylo bille roller possède une capacité d'écriture de 6 000 mètres n'aura pas nécessairement d'écho auprès des salariés. Et pourtant, acheter ce produit permettrait, dans une certaine mesure, d'espacer les commandes.

Etienne Perhaut, AIPB

«Un achetant des produits de marque qui durent plus longtemps, les entreprises espacent leurs commandes et réalisent des économies.»

Faire preuve de pédagogie

Au-delà des arbitrages budgétaires, le référencement ou le non-référencement des produits dans les catalogues de fournitures des entreprises est le moyen trouvé par les directions achats pour influencer les habitudes de consommation des salariés. «Nous avons un catalogue où un nombre limité de fournitures sont référencées, ce qui permet de contenir les coûts, relate Dominique Minet, acheteuse fournitures chez BASF Coatings France. Le suivi des consommations est assuré par les responsables de services qui, en cas d'abus, sont chargés d'intervenir directement auprès de leurs collaborateurs pour les rappeler à l'ordre.» Mais, selon l'acheteuse, ce n'est jamais arrivé. Autre méthode: la pédagogie. Lors de la mise en place de son premier catalogue de fournitures de bureau, la nouvelle direction achats d'une mutuelle de santé a organisé une matinée d'information à l'intention des assistantes de direction de l'entreprise. L'objectif était non seulement de leur expliquer les nouvelles règles concernant les commandes de fournitures, mais aussi de porter à leur connaissance les caractéristiques des articles référencés. Une large partie était consacrée aux innovations produits susceptibles de réduire les coûts. L'objectif de la direction achats est de réaliser 15% d'économies dès la première année, soit 4 500 euros. Selon le responsable, l'objectif est en passe d'être réussi.

Expertise
«Les habitudes ont la vie dure»

Alain d'Iribarne, sociologue et président d'Actineo

Les salariés sont-ils prêts à éviter les gaspillages? «Les habitudes ont la vie dure, observe Alain d'Iribarne, sociologue et président d'Actineo, l'Observatoire de la qualité de vie au bureau. Nous vivons dans une société de consommation, y compris dans les entreprises. Les salariés sont poussés à acheter et le font d'autant plus facilement que ce ne sont pas eux qui payent!»
Néanmoins, il note un certain changement. «Les entreprises sont plus regardantes qu'auparavant» Pour changer les habitudes, elles s'appuient notamment sur les problématiques soulevées par les notions de développement durable. «Il y a un petit côté culpabilisant, explique le sociologue. Vous ne devez pas faire attention parce que vous y êtes obligé, mais parce que c'est utile pour la planète. C'est un discours très subtil mais qui a davantage de chances de se faire entendre.» Pour l'avenir, Alain d'Iribarne se veut néanmoins optimiste. «Dans leurs habitudes de travail, les jeunes générations sont plus économes que les anciennes, estime-t-il. Par exemple, elles travaillent facilement depuis leurs écrans d'ordinateur et impriment beaucoup moins.» Les responsables achats seront contents de l'apprendre.