Mise sous pli, objectif productivité

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Les machines de mise sous pli suppriment des heures de main-d'oeuvre fastidieuses et coûteuses. En effet, ce type d'appareil permet de réaliser plusieurs fonctions: il assemble les documents, les plie, les insère dans une enveloppe, qui est ensuite fermée et collée. Le tout, automatiquement. Fort de ce constat, ces machines, réservées jusqu'au début des années quatre-vingt-dix aux activités de haut volume, ont donc pénétré les salles de courrier des entreprises jusqu'à trouver leur place dans les bureaux. Selon Neopost, le parc actuel de machines de mise sous plis compte entre 25 000 et 30 000 unités en France, 6 000 nouvelles machines étant placées, chaque année, dans les entreprises.

Le marché de la mise sous pli automatique se divise en trois segments: l'entrée de gamme (de 1 000 à 2 000 plis par heure), la moyenne gamme (de 2 000 à 4 000 plis par heure) et le haut de gamme (plus de 4 000 plis par heure). Les deux premiers segments représentent chacun 40% des ventes, contre 20% pour le haut de gamme, selon Sébastien Marghieri, chef produit mise sous pli chez Neopost. Pour son concurrent Frama, l'utilisation d'une petite machine est justifiée à partir de quelques dizaines de lettres par jour. «Pour des volumes compris entre 30 000 et 40 000 plis par mois, mieux vaut opter pour une machine haut volume», note Thierry Sustar, chef de groupe marketing mise sous pli chez Secap groupe Pitney Bowes.

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Une machine haut volume est capable de traiter en quelques minutes une centaine de plis, contre une heure à la main.

Pour s'équiper, les entreprises privilégient généralement la location plutôt que l'achat. Elles souscrivent un contrat de maintenance comprenant le remplacement des pièces, la main-d'oeuvre et le déplacement. «75% des machines que nous commercialisons le sont en mode location, et ce quelle que soit la gamme», confirme Thierry Sustar.

Sécurité, fiabilité, rapidité

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Les avantages de cet équipement ne manquent pas: gain de temps dans le pliage et la mise sous enveloppe, réalisation d'économies grâce à l'envoi plus rapide des courriers (notamment les factures), sécurité, fiabilité et confidentialité dans le traitement des documents, etc. En effet, entre le pliage, l'insertion et la fermeture de l'enveloppe, un employé de bureau passera environ une heure pour traiter une centaine de courriers. Avec une machine bas volume telle que la Smart'Mail 1 proposée par Frama, qui traite 1 200 plis par heure, il ne lui faudra plus que cinq à six minutes. Par simple comparaison, si l'employé utilise une machine telle que la DI 950 de chez Secap groupe Pitney Bowes, classée dans la catégorie haut volume (5 400 plis par heure), le même travail sera accompli en à peine une minute.

Autre critère à prendre en compte: le format des documents. La plupart des machines destinées au bureau ou à la salle courrier peuvent traiter les formats de documents les plus usuels (A4, A5...) mais aussi des formats 16 pouces (lettres chèques) et des grammages allant de 60 à 180 g/m². Ces machines acceptent également plusieurs formats d'enveloppe: C5 (162 x 229 mm, feuille A4 pliée en deux), C6-C5 (114 x 229 mm) et C6 (format «carte d'électeur», soit 114 x 162 mm). Chaque matériel peut insérer dans une enveloppe un nombre plus ou moins élevé de documents et d'un format différent tels que les encarts ou coupons-réponse. A titre d'exemple, les machines Frama permettent d'insérer jusqu'à huit documents dans la même enveloppe et jusqu'à 6 mm d'épaisseur de documents au total. Les constructeurs proposent même des enveloppes adaptées aux exigences des systèmes de mise sous pli automatique (gommage adapté, résistance mécanique...) et d'affranchissement. Les modèles du marché sont également dotés d'un ou plusieurs alimenteurs (bacs, NDLR). A noter, la Carat Omega de Satas peut en compter jusqu'à six.

Des technologies de pointe

Cependant, ces machines ne sont pas sans failles. En effet, il arrive que des documents soient mal aiguillés. Afin d'y remédier, les constructeurs ont développé la reconnaissance par marque optique ou OMR (Optical Mark Recognition). Cette technologie permet de personnaliser le contenu de chaque pli grâce à l'ajout d'un marquage discret sur les documents. Les machines lisent ces inscriptions et insèrent alors le nombre de feuilles correspondant dans la même enveloppe. Ce matériel se place entre les systèmes informatiques et l'imprimante, et ne nécessite aucune modification de l'architecture informatique de l'entreprise. A titre d'exemple, la machine Smart'Mail 6 de Frama peut être dotée d'une lecture optique qui analyse les codes placés sur les documents, ce qui permet de personnaliser le contenu de chaque pli (ajout sélectif d'encart, fonction de comptage sur les alimenteurs...). La configuration lecture optique peut inclure un logiciel de mise en page et d'impression des codes sur les documents. Un atout précieux pour réaliser des mailings personnalisés ou des envois de gestion complexes (relevés de comptes ou factures avec un nombre variable de feuillets...).

Enfin, les machines de mise sous pli assurent l'intégrité du courrier grâce à un détecteur de double document (DDD). Si des plis sont non conformes, la machine s'arrête et laisse l'utilisateur récupérer les documents concernés. La plupart des modèles disposent notamment d'un module d'éjection pour récupérer les jeux de documents non conformes et ce, sans arrêter le cycle de fonctionnement des machines.