Pourquoi les réunions suscitent aussi peu d'engagement chez vos collaborateurs

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Pourquoi les réunions suscitent aussi peu d'engagement chez vos collaborateurs

Une étude menée auprès de 2 250 cadres, dans 5 pays, par Barco, met en évidence l'ampleur de l'aversion collective pour les réunions, considérées par une majorité de personnes au mieux comme mal dirigées, au pire comme complètement inutiles.

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Comment sont vécues les réunions en entreprise au Royaume-Uni, aux États-Unis, en Allemagne, en France et aux Émirats arabes unis ? C'est le sujet de l'étude menée par Barco (technologies de visualisation numérique), qui s'appuie sur le témoignage de 2 250 cadres* ainsi que sur une expérience de psychologie comportementale recourant à la technologie EEG d'imagerie cérébrale pour tester les réponses psychologiques d'un petit nombre de personnes à des scénarios classiques de réunion. Les résultats mettent en évidence un ensemble de problèmes qui expliquent le faible engagement en réunion et les sources de distraction voire l'irritation des professionnels du monde entier.

Des facteurs simples tels que les questions techniques, la présence de nourriture, la disposition de la salle ou la nature des contenus présentés peuvent avoir un impact crucial sur l'efficacité d'une réunion.

Un faible taux d'engagement chronique

L'étude met en évidence l'ampleur de l'aversion collective pour les réunions, considérées par une majorité de personnes au mieux comme mal dirigées, au pire comme complètement inutiles. Près du quart des personnes interrogées ont déclaré préférer se trouver ailleurs plutôt que dans une réunion lorsque celle-ci a lieu, tandis que 39,4% ont également avoué avoir tendance à somnoler (occasionnellement ou systématiquement) lors des réunions. Ce chiffre est encore plus élevé dans certaines régions comme le Royaume-Uni, où près de la moitié (48%) des répondants confessent s'être endormis lors de réunions.

Lecture des e-mails en réunion

43% des personnes interrogées consultent régulièrement leurs e-mails en réunion, avec des différences par secteur (100% dans les relations publiques contre 50% seulement chez les designers). Tout cela malgré le fait que 80% des répondants français considèrent que l'utilisation d'un smartphone ou ordinateur en réunion est impolie.

La technologie et l'environnement : deux leviers pour augmenter l'engagement

"Une fois qu'une réunion est en cours, on pense souvent que l'engagement de la salle dépend de la qualité de l'orateur ou du sujet traité, commente Lieven Bertier, directeur stratégie Go to Market et Services Meeting Experience chez Barco. "Or notre étude montre que le succès d'une réunion est déterminé par une multiplicité de facteurs parmi lesquels figurent la qualité des technologies utilisées, la disposition de la salle de réunion ou encore la présence de nourriture."

La technologie et la nourriture, deux facteurs ayant un impact sur l'engagement

68,8% des personnes interrogées sont irritées lorsqu'une technologie fonctionne mal en réunion et 1/3 estiment que leur engagement en est affecté. Or, pour 48,5% des répondants français, des problèmes techniques surviennent régulièrement lors des réunions. Et... 26,2% des répondants français confessent participer à des réunions uniquement pour accéder à la nourriture gratuite. Au Royaume-Uni, c'est plus de la moitié des personnes interrogées qui l'admettent !

Lorsqu'elle est correctement exploitée, une technologie peut en effet fortement améliorer l'engagement et la productivité d'une réunion : 67,4% des répondants ont déclaré être davantage investis lorsque des contenus multimédias sont utilisés dans une présentation. De plus, une grande majorité de répondants français (92,8%) ont déclaré se sentir davantage stimulés lors des réunions créatives.

Selon le Dr Peter Collett, psychologue comportemental qui a mené l'expérience : "Alors que de nombreuses études se concentrent sur les qualités de l'orateur pour améliorer l'efficacité des réunions, l'enquête menée par Barco ClickShare présente un aperçu unique des facteurs qui peuvent échapper à l'attention. Les orateurs doivent s'assurer que la technologie est opérationnelle et que la salle est correctement configurée. Par exemple, le fait de débuter à l'heure et de limiter les interruptions a un impact très positif sur une réunion, tout comme le recours à des contenus multimédias et l'ajout d'une touche personnelle qui augmentent la qualité de l'expérience."


*2 250 cadres supérieurs d'entreprise issus des Etats-Unis (500), du Royaume-Uni (500), de France (500), d'Allemagne (500) et des Emirats Arabes Unis (250) assistant régulièrement à des réunions chaque jour, provenant de divers secteurs allant de la comptabilité à la construction ont été sondés par l'agence de recherche indépendante Censuwide. L'enquête prend en compte les régions et le niveau de séniorité.

la rédaction

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