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La boîte à outils du commercial

Chapitre IV : La fiche de suivi d'affaire

  • Retrouvez 9 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 27 nov. 2017
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La boîte à outils du commercial

9 chapitres / 66 fiches

Rassembler les informations clés d'une affaire dans un document synthétique


En résumé

La fiche de suivi d'affaire est un document à la fois complet et synthétique qui rassemble les informations essentielles à retenir tout au long du déroulement d'une affaire. Il se compose de deux parties :

  • la première partie donne une vision synthétique et analytique de l'affaire, en reprenant les éléments principaux du projet, notamment l'analyse du groupe de décision, l'analyse de la concurrence, le diagnostic de succès (atouts et axes de progrès) ;
  • la deuxième partie suit la chronologie de l'affaire et note pour chaque rencontre avec le client les éléments importants à prendre en compte.


Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La fiche de suivi d'affaire a pour but de suivre la progression d'une affaire, depuis son origine jusqu'à la signature de la vente. Elle permet de garder une trace des informations clés.

Contexte

Elle est utile dans le cas d'affaires de longue durée nécessitant plusieurs visites auprès d'interlocuteurs variés chez le client : vente de solutions, vente d'affaires, vente complexe.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Adaptez le modèle de la fiche de suivi d'affaire à votre propre contexte d'affaire, et faites-y figurer les rubriques pertinentes pour vous.
  • Ouvrez une fiche dès le début d'une affaire et notez les renseignements que vous possédez, même s'ils ne sont pas exhaustifs.
  • Au fur et à mesure des visites chez le client, complétez le tableau du groupe de décision, notez les informations clés concernant les besoins, motivations de chacun, les enjeux. Notez à chaud vos premières idées de solutions, et les arguments à mettre en avant.
  • Renseignez de la même manière la partie chronologique de la fiche. L'objectif en amont de l'entretien, un compte rendu synthétique en aval, et les actions à suivre : questions à poser lors d'un prochain contact, informations à croiser avec d'autres interlocuteurs, études à faire, démonstrations à organiser, etc.
  • Planifiez dans votre agenda les actions clés, et prenez les rendez-vous qui s'imposent avec les interlocuteurs que vous avez identifiés.
  • Avant vos entretiens ultérieurs, relisez votre fiche pour ne rien oublier d'important, et tenez compte des souhaits des clients pour fixer vos objectifs d'entretien (cf.outil 23).
  • Relisez votre fiche avant de rédiger la proposition écrite et de faire la présentation orale au groupe de décision, pour pouvoir vous appuyer sur leurs besoins et inclure les arguments les plus déterminants pour eux.

Méthodologie et conseils

  • Croisez les informations auprès de vos interlocuteurs chez le client.
  • Faites vos mises à jour après chaque visite.
  • Soyez réaliste quant à votre cote auprès du groupe de décision : il vaut mieux avoir un plan d'action concret pour faire avancer l'affaire que des illusions.
  • Pour affiner votre connaissance de la perception du groupe de décision, utilisez les questions indirectes : " qu'en pense Monsieur Untel ? ".

Avantages

  • La fiche de suivi d'affaire est à la fois complète - elle regroupe les informations essentielles sur une affaire - et synthétique : elle comporte les informations directement utiles.
  • Elle permet de ne pas négliger un interlocuteur important, et structure le plan d'actions pour gagner l'affaire.
  • Cet outil peut servir en interne pour un suivi de l'affaire à plusieurs, surtout dans une version électronique partagée.

Précautions à prendre

  • Restez synthétique dans vos comptes rendus, sinon l'outil devient difficile à manipuler.

Pascale Bélorgey, Stéphane Mercier