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La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle

Chapitre I : La matrice des priorités

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  • Publié le 28 nov. 2017
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La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle

6 chapitres / 71 fiches

Privilégier l'importance à l'urgence

En résumé

Aussi appelée matrice d'Eisenhower (d'après le général du même nom), la matrice des priorités trie les tâches selon deux critères, l'urgence et l'importance.

Lorsque nous nous laissons déborder par les urgences, nous traitons beaucoup de tâches de cadran C au détriment des tâches de cadran B. Nous finissons par traiter la plupart des tâches importantes en cadran A, dans l'urgence et le stress, avec le risque d'erreur que cela comporte.

La seule manière de reprendre la maîtrise de notre temps est de redonner la priorité au cadran B en planifiant judicieusement les tâches importantes dans notre agenda.

http://goo.gl/uJZufn

Utilisez un modèle prêt à l'emploi

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La matrice des priorités nous permet de redonner la primauté aux tâches importantes sans nous laisser séduire par les sirènes de l'urgence.

Contexte

C'est un outil préalable à la planification à moyen terme. Elle peut être révisée tous les mois ou toutes les semaines, et à chaque fois que nous avons l'impression de perdre de vue nos priorités au profit des urgences.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Préalable : distinguez l'urgent de l'important.

    • Est urgent ce qui comporte un risque à ne pas être traité immédiatement : danger potentiel ou opportunité à saisir.
    • Est important ce qui contribue directement à nos objectifs et missions essentielles.
  • Répartissez vos tâches dans la matrice.

    • Notez l'intégralité de ce que vous avez à faire en répartissant les tâches au fur et à mesure dans le cadran approprié.
  • Exploitez votre matrice par cadran.

    • Cadran A : ces actions sont à traiter en priorité. Planifiez-les dans la journée ou la semaine. Si possible, faites-vous aider par des personnes compétentes... mais acceptez qu'elles ne soient pas disponibles à si court terme.
    • Cadran B : planifiez ces actions tout de suite, en les répartissant dans le temps. Veillez à leur consacrer au moins deux ou trois créneaux par semaine. Réservez-leur les moments de la journée où vous êtes le plus efficace. Vous avez le temps d'organiser la délégation de certains dossiers.
    • Cadran C : c'est sur ce cadran que vous pouvez économiser le plus de temps. Attention aux urgences des autres. Ayez le réflexe d'évaluer et de négocier chaque demande (délai, livrable, aide, arbitrage). Osez dire non à certaines sollicitations, standardisez ce qui peut l'être, anticipez les imprévus et renoncez à tout traiter (outils 3 et 10).
    • Cadran D : contrairement aux idées reçues, tout n'est pas à jeter ici. Ces tâches à faible charge mentale peuvent être réalisées aux moments où vous êtes en énergie faible. Privilégiez celles qui vous ressourcent ou qui vous feront gagner du temps ultérieurement (classer, mettre à jour, automatiser).

Méthodologie et conseils

  • Privilégiez les tâches de cadran B. En anticipant votre production (outil 21), vous donnerez de l'oxygène à votre emploi du temps.
  • Indiquez aussi les tâches qui vous sont importantes à titre personnel. Elles sont essentielles pour vous ressourcer.
  • Si vous êtes épuisé, inscrivez " me reposer " dans le cadran A, et traitez ce besoin comme une tâche prioritaire. Cela vous permettra de déculpabiliser et fera taire votre diablotin " Ne t'arrête pas " (outil 2). ¦

" L'essentiel est sans cesse menacé par l'insignifiant. " René Char

Avantages

  • Peu à peu, nous traitons moins de tâches en mode " pompier ".
  • Cette matrice nous permet d'être plus sereins face aux sollicitations et de négocier avec plus d'assurance un report de délai ou un livrable.

Précautions à prendre

  • Le risque est de reporter sans cesse les tâches de cadran B. Planifiez-les à la première heure le matin avant de prendre connaissance de vos mails - et des urgences qui vous y attendent !

Pascale Bélorgey