Méthodologie

La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle

Chapitre I : La méthode CAP pour gérer les e-mails

  • Retrouvez 13 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 28 nov. 2017
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La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle

6 chapitres / 71 fiches

Analyser le contenu de la boîte mail pour prioriser les actions

En résumé

L'inflation des e-mails devient source de stress. Notre boîte de réception est si encombrée que nous avons du mal à discerner ceux qu'il faut traiter en priorité. Nous pouvons facilement tomber dans le piège de l'instantanéité et oublier que notre mission ne consiste pas à répondre aux mails.

La méthode CAP nous permet de traiter nos mails par paquets, en deux étapes :

  • l'analyse des mails reçus pour isoler ceux qui requièrent une action,
  • un traitement spécifique selon la durée de l'action.

Entre deux séquences CAP, nous pouvons nous concentrer sur nos activités essentielles.

http://goo.gl/2gV6UF

Partagez cette méthode avec vos expéditeurs de mails !

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La méthode CAP nous permet de nous concentrer sur nos activités essentielles sans nous laisser submerger par la gestion des mails.

Contexte

Ouvrez une " séquence CAP " deux à trois fois par jour. Au préalable, créez vos dossiers de classement.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Choisissez votre rythme de traitement.

    • Deux à trois séquences par jour suffisent.
    • Choisissez l'heure selon les rythmes de votre fonction, si possible quand votre énergie est basse (outil 19). Idéalement, programmez la première séquence vers 11 heures le matin.
    • Le reste du temps, désactivez les alertes ou fermez l'application.
    • Analysez les mails reçus et faites le tri.
    • Classement : classez les mails qui ne nécessitent aucune action à court terme mais dont vous aurez besoin plus tard sur tel dossier. Attention, l'archivage prend du temps. Ne conservez que les informations importantes qui ne sont pas disponibles ailleurs.
    • Action : laissez dans la boîte de réception les mails qui impliquent une action ou une réponse à court terme. Vous pouvez déjà identifier d'un drapeau les mails importants ou délicats dont le traitement prendra plus de 2 minutes.
    • Poubelle : supprimez directement les autres (spams, informations dont vous avez pris connaissance, fils de discussion, etc.). Ne lésinez pas ! Tout mail peu important pollue votre messagerie et freine votre efficacité.
  • Priorisez vos actions.

    • Les mails de moins de 2 minutes peuvent être traités en période de basse énergie, donc potentiellement lors de votre séquence CAP, sauf si vous avez détecté des urgences plus importantes dans les autres mails. Fixez-vous un objectif de rapidité pour cette catégorie, avec un temps limité, par exemple 10 mails en moins de 15 minutes chrono !
    • Les mails de plus de 2 minutes urgents : réservez-leur une plage horaire dans la journée ou à la fin de votre séquence CAP. N'hésitez pas à négocier (avec un mail de moins de 2 minutes) le délai ou le degré de votre contribution.
    • Les mails de plus de 2 minutes non urgents : planifiez-les dans votre agenda par copier-coller ou en les collant dans un rendez-vous.
    • Les invitations à des réunions : adaptez vos réponses selon vos priorités. N'acceptez pas tout, proposez les horaires qui vous arrangent.

Méthodologie et conseils

  • Limitez le flux des mails

    • Ne répondez pas à tout.
    • Utilisez des espaces de stockage partagés (Dropbox, SharePoint...).
    • Indiquez dans vos messages d'absence du bureau les personnes idoines à contacter.
  • Facilitez votre tri

    • Utilisez l'aperçu partiel et le tri par expéditeur ou objet.
    • Adoptez pour vos mails la même structure d'archivage que pour vos dossiers.
  • Partagez la méthode CAP pour éviter d'être dérangé inutilement entre deux séquences. ¦

" Notre époque se caractérise par la profusion des moyens et la confusion des intentions. " Albert Einstein

Avantages

  • La méthode CAP donne une vision globale des mails reçus. La priorisation est plus facile.

Précautions à prendre

  • L'objectif d'une séquence CAP n'est pas de diminuer le nombre de mails de la boîte de réception, mais de traiter les mails essentiels.

Pascale Bélorgey