Méthodologie

La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle

Chapitre I : La méthode LIMITER

  • Retrouvez 13 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 28 nov. 2017
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La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle

6 chapitres / 71 fiches

Éliminer de la " to-do list " ce qu'on ne pourra pas faire

En résumé

Certains soirs, nous quittons le travail tard avec le sentiment d'avoir beaucoup travaillé sans avoir avancé sur l'essentiel.

Inspirée par François Delivré, la méthode LIMITER est une " to-do list " améliorée qui permet de gérer efficacement les journées surchargées.

Elle consiste à fixer une limite au temps de travail de la journée, puis à lister les tâches à effectuer avec leur durée en leur affectant un ordre de priorité.

L'efficacité de la méthode repose sur le principe du renoncement à toutes les tâches qui dépassent la durée maximale fixée, en tenant compte des imprévus.

http://goo.gl/uJZufn

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Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Travailler de longues heures sans avancer sur nos priorités est épuisant et stérile. La méthode LIMITER propose de fixer une durée maximale à l'amplitude de travail et focalise notre attention sur l'essentiel.

Contexte

Elle est utile en période de surcharge d'activité ou lorsque nous avons tendance à nous éparpiller dans des journées morcelées. Elle ne prend que 10 minutes la veille d'une journée dense.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • LIMITER : fixez une limite à l'amplitude de votre journée de travail. À quelle heure souhaitez-vous terminer ?
  • Listez toutes les tâches : réunions, réflexion de fond, lecture de votre boîte mail, coups de fil, mails à envoyer, temps de pause, déjeuner.
  • Incluez les imprévus d'après la moyenne de vos journées ou semaines habituelles.
  • Mettez un ordre de priorité en fonction de l'importance de la tâche pour votre mission. Posez-vous la question : " Si je ne devais faire qu'une seule chose ce serait laquelle ? ". Lui affecter le n° 1. Et ainsi de suite, " Si je pouvais faire deux choses ", etc.
  • Indiquez une durée réaliste pour chaque tâche. Fiez-vous à votre expérience. Dans le doute, multipliez par 1,2 votre première estimation. Comptez 10' pour un appel téléphonique, 5' pour un mail simple et jusqu'à 20' ou 30' pour un mail élaboré ou délicat.
  • Totalisez les heures en prenant vos tâches dans l'ordre de priorité. Les heures d'imprévus sont à prendre en compte dès le départ !
  • Éliminez les tâches hors limite : c'est en renonçant dès le départ à l'illusion de les faire que vous gagnerez en sérénité... et en satisfaction à la fin de la journée.
  • Réalisez les tâches dans l'ordre. Si par chance aucun imprévu ne survient, poursuivez la liste avec les tâches éliminées.

Méthodologie et conseils

  • Faites votre " to-do list " LIMITER la veille pour démarrer par une tâche prioritaire.
  • Fixez la durée de votre journée de façon réaliste et écologique par rapport à votre environnement professionnel. Quel est le seuil avec lequel vous vous sentez à l'aise ?
  • Démarrez la journée par la 1re tâche sans regarder vos mails. Sauf si votre mission consiste à surveiller les flux de mails de la nuit, vous ne courez aucun risque majeur à ouvrir votre courrier à 10 heures ou 11 heures.
  • Découpez les tâches trop lourdes en sous-tâches que vous pourrez clore à la fin de la journée. Ce qui est épuisant, c'est de ne rien finir ! ¦

" Choisir, c'est renoncer. " André Gide

Avantages

  • Cette méthode permet d'accomplir au moins une tâche essentielle dans la journée.
  • Elle permet de préserver notre énergie : avancer sur l'essentiel " repose ", et nous pouvons nous ressourcer en soirée.

Précautions à prendre

  • Ne trichez pas sur les durées. La réalité vous donnerait tort et vous seriez frustré.
  • Privilégiez l'importance à l'urgence pour fixer l'ordre de priorité de vos tâches.
  • Cette méthode ne tient pas compte des réunions déjà fixées. Négociez votre absence si elles ne sont pas prioritaires.
  • Les tâches hors limite risquent de s'accumuler. Envisagez des suppressions définitives !

Pascale Bélorgey