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La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle

Chapitre III : La réunion productive

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  • Publié le 28 nov. 2017
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La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle

6 chapitres / 71 fiches

Focaliser l'énergie du groupe sur un objectif concret

En résumé

La réunion productive est d'abord une réunion efficace. Il s'agit d'optimiser le résultat produit dans le temps imparti. C'est le but des deux premières phases : le lancement permet au groupe de visualiser un objectif concret et la phase de production de l'atteindre.

Mais une réunion peut être efficace (produire un plan d'action en un temps record) sans être productive (si aucune action n'est mise en oeuvre par exemple).

La phase de concrétisation donne sa valeur ajoutée à la réunion. Elle garantit la transformation du produit de la réunion en réalité opérationnelle.

http://goo.gl/YcbRpk

Partagez les vertus d'un objectif de réunion efficace

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

L'enjeu est de faire avancer concrètement les dossiers et projets en minimisant le temps passé en réunion.

Contexte

Ce processus s'applique à toute réunion de travail, à partir de deux ou trois personnes.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Phase de lancement : visualiser l'objectif.

    • L'objectif n'est pas un simple " sujet ". Il est concrétisé par un livrable précis que le groupe peut visualiser : un diagnostic, des recommandations, un plan d'action, un relevé de décisions, etc.
    • Il est atteignable à la fin de la réunion : augmenter les ventes de 10 % n'est pas un objectif de réunion. Mais établir le plan d'action qui le permettra, oui.
    • Vérifiez en début de réunion que vous êtes tous d'accord sur l'objectif. Sinon, redéfinissez-le.
  • Phase de production : atteindre l'objectif.

    • Focalisez l'attention du groupe sur l'objectif tout au long de la réunion : à chaque étape, montrez le chemin accompli et ce qui reste à faire pour l'atteindre. Alertez sur le temps.
    • En cas de légère digression, ramenez en douceur l'attention vers l'objectif : " Quel lien pouvons-nous faire avec notre objectif ? "
    • En cas de digression chronophage, optez pour le report : " Ce sujet est trop important pour qu'on l'aborde en 5 minutes. Je propose de le traiter à tel moment. "
  • Phase de concrétisation de l'objectif.

    • Quel que soit le degré d'atteinte de l'objectif, il reste en général des actions à entreprendre pour lui donner vie sur le terrain opérationnel.
    • Décidez qui prend en charge la finalisation du livrable dans sa version prête à l'emploi. Fixez un délai et concrétisez-le par un rendez-vous formel dans l(es) agenda(s).
    • Nommez un responsable du suivi : qui communique le livrable aux personnes concernées ? Sous quelle forme ? Qui s'assure de l'application des décisions ? Etc.
    • Consignez par écrit ces engagements et envoyez tout de suite ce compte-rendu aux participants de la réunion.

Méthodologie et conseils

  • Communiquez l'objectif - le livrable - au moment de l'invitation à la réunion. Les esprits seront mieux préparés à être productifs.
  • Pour focaliser l'attention des participants, limitez vos réunions à un seul sujet - qui peut contenir plusieurs sous-objectifs. Exemple : fournir une analyse ET une liste de solutions ET un plan d'action.
  • Au-delà de 5 participants, évitez les tours de table. Utilisez des techniques d'animation plus structurées : brainstorming post-it(TM) ou production en sous-groupes.
  • Gérez le temps de la réunion en comptant environ :

    • 5 à 10 % pour la phase de lancement,
    • 80 à 85 % pour la phase de production,
    • 10 à 15 % pour la phase de concrétisation. ¦

" Celui qui n'a pas d'objectifs ne risque pas de les atteindre. " Sun Tzu

Avantages

  • Plus les réunions sont productives, plus les participants s'auto-disciplinent : ils sont plus ponctuels et se dispersent moins sur leurs smartphones car leur temps est optimisé.

Précautions à prendre

  • Vérifiez que l'objectif peut être atteint dans le temps imparti pour la réunion. Il vaut mieux redéfinir un objectif partiel que de générer la frustration du groupe.

Pascale Bélorgey