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La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle

Chapitre II : Le réflexe de délégation

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  • Publié le 28 nov. 2017
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6 chapitres / 71 fiches

Optimiser le temps, optimiser les talents

En résumé

Souvent, lorsque nous avons des tâches à faire... eh bien nous les faisons. C'est notre premier réflexe. Lorsqu'on nous confie une mission ou qu'on nous fait une demande qui entre dans nos attributions, nous nous demandons quand nous allons programmer sa réalisation, sans nous questionner sur qui pourrait la faire à notre place - ou en prendre une partie en charge.

Le réflexe de délégation consiste à penser le qui avant le quand. En d'autres termes, on ne délègue pas parce qu'on n'a pas le temps de faire la tâche, mais parce que le délégataire est la personne la mieux placée pour l'accomplir. Déléguer, c'est confier la réalisation d'une tâche à quelqu'un tout en conservant la responsabilité du résultat final.

http://goo.gl/GZDS5q

Dépassez vos freins à déléguer

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le réflexe de délégation permet d'optimiser les ressources disponibles dans notre entourage - et de répartir judicieusement la charge de travail.

Contexte

Cet outil ne s'adresse pas qu'aux managers. La délégation peut aussi être transversale.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Pensez délégation dès le départ !

    • Vous recevez une nouvelle demande : qui d'autre que vous l'accomplirait plus vite ou mieux ? Comment le demandeur lui-même peut-il vous aider à gagner du temps (fournir des informations, un contact, etc.) ?
    • Votre manager vous confie une nouvelle mission : qui dans l'équipe a des compétences complémentaires aux vôtres ? En binôme, vous seriez plus productif et développeriez mutuellement vos compétences.
    • Un nouveau défi vous attend : qui a les compétences qui vous manquent pour le relever ? Qui aurait envie de travailler avec vous sur ce projet ? Qui pourrait vous décharger d'autres tâches pour que vous puissiez vous consacrer à ce nouveau projet ?
  • Anticipez la délégation.

    • Il serait dommage de retarder le moment d'en parler au délégataire présumé et de s'entendre dire : " dommage, je t'aurais aidé avec plaisir, mais le délai est trop court ".
    • Même si vos idées ne sont pas complètement claires, abordez le sujet dès que possible. Cela vous permettra de tester sa motivation et à lui de réserver du temps pour la mission.
    • Présentez les grandes lignes de la mission : les enjeux, la finalité, le délai. Expliquez à la personne pourquoi vous avez pensé à elle, valorisez ses compétences, ses atouts.
  • Co-construisez le cadre de la délégation.

    • Le livrable : vous savez peut-être ce que vous voulez, mais votre délégataire, que vous avez choisi pour son expertise, a peut-être des idées encore meilleures : prenez le temps de définir ensemble le livrable, ou laissez-le vous faire une proposition.
    • Le fonctionnement : les jalons, les livrables intermédiaires, votre disponibilité si le délégataire a des questions ou rencontre des obstacles, le processus d'alerte, etc.
    • Fixez un premier jalon très proche pour valider que les idées du délégataire correspondent bien au besoin.
  • Valorisez le délégataire.

    • Au cours de la réalisation de la mission, valorisez ses compétences, ses idées, ses remarques à chaque fois que vous en avez l'occasion. Vous renforcerez sa motivation.
    • Officialisez son rôle.
    • Remerciez-le du résultat produit, de l'impact positif de son travail.
    • Parlez de lui en termes positifs à d'autres personnes, notamment son manager.

Méthodologie et conseils

  • Laissez le délégataire faire à sa manière. Laissez-vous surprendre par sa créativité.
  • N'exigez pas la perfection mais un livrable qui réponde au besoin.
  • Soyez sincère dans vos valorisations. ¦

" L'art de la réussite consiste à savoir s'entourer des meilleurs. " John F. Kennedy

Avantages

  • La délégation valorise le délégataire et lui permet d'exprimer ses talents.
  • Le gain de temps est considérable.

Précautions à prendre

  • Acceptez que l'on puisse vous dire non.

Pascale Bélorgey