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Bien choisir son lieu d'événement

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Organiser un bel événement en tenant compte à la fois des impératifs budgétaires, des durées plus réduites et cela sans sacrifier la créativité ou l'efficacité est possible. Au-delà de l'animation, le lieu participe pleinement à la création de ce temps fort. Encore faut-il ne pas se tromper...

Bien choisir son lieu d'événement

Si l'on en croit les résultats de la 25e édition de l'étude conjoncturelle menée par Coach Omnium, l'évolution du marché du tourisme d'affaires de groupes (séminaires, conventions, congrès, incentive), n'est pas au beau fixe. La demande en tourisme d'affaires reste cependant forte car les entreprises ont besoin de réunir leurs troupes, mais est très irrégulière et surtout imprévisible, y compris par les entreprises elles-mêmes. Si la crise économique n'est plus une surprise, elle a surtout laissé la place à de nouvelles habitudes de consommation par les entreprises. Ces dernières fonctionnent presque au jour le jour, sans vraie anticipation.

Parmi ces habitudes, les entreprises privilégieraient l'organisation d'événements dans l'Hexagone, afin de réaliser des économies et/ou de réduire les distances d'acheminement vers les lieux de séminaire et de convention. Coach Omnium remarque que l'optimisation budgétaire ne se traduit pas systématiquement par la réduction des dépenses. Pour preuve, les entreprises choisissent toujours massivement des hôtels 3 et 4 étoiles et non des établissements de moindre standing. Néanmoins, les structures hôtelières ont moins la cote, depuis deux ans, pour l'organisation d'événements ou de conventions, car les sociétés recherchent plutôt des lieux originaux leur permettant de se démarquer. Nombre d'entre elles privilégient également les rendez-vous dans leurs propres locaux. Le succès d'un séminaire dépend non seulement de son contenu mais aussi de la qualité de l'organisation du lieu dans lequel il se déroule. (A lire: 8 clés pour booster l'animation de vos séminaires clients)

Sélectionner un site en cohérence avec le thème

Selon la problématique abordée et les objectifs poursuivis, la destination retenue doit avoir un sens. S'il s'agit de rassembler les forces de vente afin de redynamiser une activité en baisse dans un contexte morose, mieux vaut jouer la carte de la sobriété pour ne pas brouiller le message. En revanche, s'il s'agit de célébrer un succès commercial après le lancement réussi d'un produit, il est opportun d'opter pour un lieu ou une destination à la hauteur de l'événement.

L'organisation des animations suit le même raisonnement. Du plus business au plus festif, les séminaires prendront des tonalités différentes : formations et réunions de travail dans un cas, activités récréatives (sport, jeux) dans l'autre. Quelle que soit la configuration, les directions commerciales réclament des salles de plain-pied, lumineuses, insonorisées, offrant la possibilité de se connecter au réseau sans fil. Souvent, les séminaires sont découpés en deux parties : la réunion plénière, plutôt formelle et destinée à présenter le bilan de l'activité ou une stratégie, et les ateliers, généralement informels et interactifs, pour prolonger une séance de travail en plus petit comité. Il est

donc nécessaire de disposer au moins d'une salle plénière et d'un espace pour réunir les commissions. Mais les séminaires et autres événements constituent aussi des occasions de se détendre et faire connaissance avec des collègues, en dehors de l'entreprise. Prévoir des activités extraprofessionnelles comme des compétitions sportives, des randonnées, des visites culturelles ou des épisodes ludiques est essentiel pour créer de la cohésion. Pour cela, jouez sur la surprise, sur la nouveauté et sur l'expérience. Ainsi, l'équipe commerciale d'une entreprise picarde sera ravie de participer à un dîner-croisière sur la Seine ou à la soirée-spectacle du Moulin Rouge. Autres pistes : le château de Chenonceaux, qui offre des prestations sur mesure, ou le lac d'Annecy, une destination prisée, historiquement tournée vers les séminaires.

Analyser le profil des participants

Les caractéristiques du groupe (homogène ou hétérogène), la typologie (force de vente interne ou externe, réseau de distributeurs), le "profil" des commerciaux (chasseurs et/ou éleveurs), leurs conditions de travail (itinérants, vendeurs debout, assis), les classes d'âge (juniors et/ou seniors) ont de l'importance. Car, en fonction de ces critères, les participants n'auront ni les mêmes centres d'intérêt, ni les mêmes attentes. Par exemple, il peut être maladroit d'inviter une force de vente plutôt féminine dans un séminaire au Mans sur le circuit des 24 Heures.

Définir le budget et favoriser l'accessibilité

Le budget alloué à un séminaire conditionne à la fois le choix du lieu et son accessibilité. Mieux vaut en effet regarder de près les frais de transport et d'hébergement avant de s'engager. Afin de réduire les coûts, il est préférable d'organiser un événement de courte durée, se déroulant sur une ou deux journées, avec une seule nuitée. En réservant des chambres doubles avec lits jumeaux, on optimise aussi les coûts, même si cela n'est pas toujours possible. Même remarque pour le couplage de plusieurs modes de transport (avion/train ou train/bus). Ce n'est d'ailleurs pas un hasard si les entreprises privilégient des lieux se situant en France, voire à proximité de leur siège social. À ce titre, l'Île-de-France est particulièrement appréciée pour le choix éclectique d'activités qu'elle propose, pour la densité de son parc hôtelier et ses infrastructures de transport.

Miser sur le dépaysement

Même en plein Paris, il est tout à fait possible de proposer un dépaysement total à vos équipes commerciales, comme en témoigne Fabrice Grimal, directeur général de Sing City, créateur d'événements musicaux. " Lorsque les collaborateurs d'une entreprise entrent dans un studio, ils découvrent un lieu qu'ils n'auraient jamais visité à titre individuel. Chacun peut se rendre un jour sur un circuit automobile ou sauter à l'élastique, mais enregistrer une chanson est une expérience marquante et exceptionnelle ", assure l'expert.(A lire: PRT fait chanter ses clients!)

Une autre approche consiste à privilégier l'authenticité du cadre, afin de placer les équipes en rupture avec leur quotidien. Les activités de team building liées à la nature sont en vogue. Sur le marché, les offres se multiplient. Ainsi, Red Ski Organisation - l'entité business de l'École du ski français (ESF) - propose des séminaires clés en main à la montagne, pour des challenges sportifs, soirées ludiques, sorties saveur et terroir ou encore nature et découverte. Une journée de pêche à la ligne ou la visite d'un parc d'attractions peuvent également marquer les esprits. (A lire: Challenger ses commerciaux à la montagne) " Le client peut construire son événement au sein même du parc, que celui-ci soit ouvert au grand public ou pas. Il est possible de privatiser certaines attractions à l'unité et à l'heure ", indique Cécile Soetens, responsable du développement conventions et séminaires du Parc Astérix. (A lire: "Des événements d'entreprises avec ou sans Astérix")

La proximité avec des richesses du patrimoine culturel et historique peut également constituer une idée d'animation, sur laquelle les prestataires capitalisent d'ailleurs pour constituer leurs offres. Ainsi le château de Chenonceaux propose-t-il des dégustations de vins, une occasion pour les commerciaux de découvrir les différentes appellations du Val de Loire, dont la récente Touraine-Chenonceaux, ou encore des ateliers d'art floral. En région parisienne, l'abbaye des Vaux-de-Cernay, située en pleine vallée de Chevreuse, à proximité de Versailles, organise quant à elle des visites guidées avec conférenciers. La culture locale peut également revêtir une dimension "épicurienne" lorsqu'elle en appelle à la découverte gastronomique. Lorsque l'événement se déroule dans un terroir connu des managers, ces derniers sont invités à apporter des spécialités locales pour les partager avec les participants. Une façon ludique et conviviale de découvrir, ou de faire découvrir, une région à ses équipes.

Dans tous les cas, vérifiez que vos prestataires et leurs partenaires mettent à disposition tous les équipements dont vous avez besoin pour animer les séances de travail ou les activités récréatives. Pensez également à vérifier la qualité des connexions pour l'accès à Internet. Enfin, mieux vaut anticiper, notamment au niveau des réservations. Car certains sites très demandés, tel le Moulin Rouge, exigent de s'y prendre plusieurs mois à l'avance.

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