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[Dossier] 6 clés pour bien choisir son lieu de séminaire

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Le succès d'un séminaire commercial repose aussi sur le choix d'un lieu adéquat. Mais pour réussir un tel challenge, à votre charge de bien calibrer votre recherche en amont. Tour d'horizon des points-clés à vérifier et des tendances à connaître pour être efficace.

[Dossier] 6 clés pour bien choisir son lieu de séminaire

Vous recherchez un lieu de séminaire idéal pour remobiliser vos commerciaux? Voilà un casse-tête de taille, auquel plus d'un directeur commercial est confronté régulièrement. En effet, si un tel rendez-vous annuel alliant séances de travail et activités ludiques reste incontournable pour doper ses forces de ventes, encore faut-il bétonner, en amont, l'organisation dudit événement en dégotant le lieu adéquat. Comment? En vous appuyant sur des critères bien étudiés, qui vous éviteront certains écueils courants.

1- Choisir un lieu en phase avec vos objectifs

Mark Watkins, Coach Omnium

Avant de vous lancer dans la recherche du lieu adéquat, vous devez vous poser une question-clé: quid des objectifs d'une telle opération événementielle? Et surtout, quel message doit être véhiculé? "Une telle analyse en amont est d'autant plus essentielle qu'elle va permettre de mieux cibler sa recherche. En effet, le lieu recherché va différer selon le motif de la manifestation, l'activité de l'entreprise et le message à faire passer", souligne Mark Watkins, dirigeant du cabinet Coach Omnium, spécialisé dans le tourisme d'affaires.

Par exemple, au regard du climat d'austérité actuel, de plus en plus de sociétés recherchent désormais la sobriété, dans un souci d'image et de cohérence des messages. "On ne va pas choisir le même lieu de séminaire si l'objectif est de récompenser des commerciaux ultraperformants ou si, au contraire, il s'agit de les recadrer après de mauvais résultats", note le consultant, en rappelant que chaque lieu est porteur de messages.

Un hôtel en bord de périphérie pour les commerciaux en retard sur leurs objectifs? "Pas forcément, nuance Mark Watkins. Il ne s'agit pas d'opter pour un lieu de punition dans un cas ou une destination de rêve dans un autre, mais bien de sélectionner un cadre et une offre de services cohérents en fonction de la teneur de l'événement et des valeurs qu'il est censé véhiculer."

2- Prenez en compte le profil de votre public

Matthieu Chaumin, Human Live

Si les objectifs de la manifestation doivent permettre de retenir ou d'éviter un certain nombre de lieux de séminaires, "c'est sans compter un autre critère, et pas des moindres: le profil des participants!" lance Matthieu Chaumin, directeur de l'activité communication événementielle au sein de l'agence Human Live.

En effet, la typologie de votre public va largement influer sur le choix du lieu: quelle est votre population de commerciaux? Le groupe est-il homogène? Est-il majoritairement composé de jeunes ou plutôt d'anciens? "Plus le profil du groupe sera uniforme, par exemple des jeunes femmes ou des hommes d'un certain âge, plus le lieu et les activités sur place, devront être en adéquation avec les besoins et centres d'intérêt de la population considérée", indique Éric Guillemin, directeur général du groupe Réunir, spécialisé dans l'organisation de salons professionnels.

À titre d'exemple, et sans tomber dans les clichés, n'emmenez pas un public féminin qui manifeste peu d'intérêt pour les voitures dans un séminaire à la Cité de l'automobile de Mulhouse.

Zoom - Le prix et l'accessibilité, premiers critères de sélection

Crise oblige, le prix s'impose comme le premier critère de sélection d'un lieu de séminaire, cité par les trois quarts des répondants à l'étude Coach Omnium en 2014, contre un tiers en 2007. L'accessibilité et la localisation géographique s'imposent comme le second critère (59%). Et pour cause: alors que les réunions sont de plus en plus de courtes, l'acheminement des participants doit désormais être simplifié au maximum. Si la capacité est le quatrième critère le plus mentionné, on attend d'abord du prestataire une bonne réactivité commerciale (28%). Ce dernier étant considéré comme complice du succès de toute réunion qui se déroule chez lui, il doit se montrer souple, rassurant et professionnel. Le cadre, dans sa globalité (originalité, gamme, notoriété...) constitue le premier critère de satisfaction des participants (35%).
Rappelons que 47,2% des entreprises organisent toujours des réunions dans la même région, contre 52,8% qui en changent régulièrement. Seulement 25,8% font toujours appel aux mêmes prestataires, et ce, pour gagner du temps et obtenir des tarifs avantageux.
Source : étude Coach Omnium, 2015.