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Découvrez comment rentrer plus tôt chez vous grâce à un CRM

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Aujourd’hui combien de temps avez-vous perdu à assembler et préparer vos fichiers Excel pour votre prochaine campagne d’emailing ? A retrouver les différents éléments échangés avec un client pour lui envoyer le bon devis ? A joindre un collègue pour lui demander une précision ? Et si vous arrêtiez de perdre du temps inutile pour vous consacrer à l’essentiel ? Le CRM est votre allier pour gagner du temps. Découvrez les meilleures pratiques d’utilisation pour gagner en efficacité.

 1. Facilitez le travail collaboratif et l’esprit d’équipe

Le principal enjeu du CRM est de centraliser toutes les données de l’entreprise dans un même référentiel. Le CRM est le noyau dur de l’entreprise. Il est le lien qui relie tous les services entre eux, qui centralise toutes les données et qui permet de les partager aux collaborateurs concernés. Plus besoin de perdre du temps à rechercher un email, document ou compte-rendu. Tout est enregistré dans l’historique du compte client. Une simple recherche par mots clefs suffit pour obtenir vos réponses.
L’historique d’une fiche société est une arme fatale pour vos équipes. Elle récapitule toutes les informations d’un client et toutes les actions menées (emails envoyés, appels passés, rendez-vous effectués, formations suivies, campagnes reçues …) Plutôt que de devoir joindre systématiquement un collègue pour avoir une information sur un client, il vous suffit de consulter l’historique du client. Il est aussi pertinent de saisir une tâche sur un compte client à destination d’un collègue. Cela lui permettra de vous répondre au moment opportun et vous évitera aussi de lui courir après… Si votre collègue fait pareil, c’est un cercle vertueux qui se met en place, et vous optimiserez considerablement votre temps.
Le CRM est votre mémoire, votre fonds de commerce il contient la valeur de votre entreprise, rien ne se perd, tout s’exploite. C’est d’autant plus vrai que lorsqu’un de vos collègues est absent ou quitte la société. .

2. Facilitez le quotidien de vos commerciaux

Vos commerciaux consacrent beaucoup trop de temps à réaliser des tâches routinières improductives : rédiger des devis, des mails et courriers. Le CRM est l’outil qui automatise et facilite le quotidien. Pour cela des bonnes pratiques sont à mettre en place :

- Créez des lettres-type / mails-type dans votre CRM : pour confirmer un rendez-vous ou envoyer une plaquette ou une proposition commerciale… D’un clic votre commercial dispose d’un message complet, propre, charté avec au besoin des pièces jointes ajoutées automatiquement.

Modélisez autant que possible vos propositions commerciales : en permettant la création de devis en quelques clics depuis votre CRM, vous ferez gagner du temps dans la réalisation et la diffusion de ces derniers, même pour les métiers où les offres sont très détaillées, une partie au moins peut être normée.

Utilisez les fonctionnalités de tâches / appels / rendez-vous de votre CRM : en liant ces actions aux comptes clients, tant pour lui que pour les collègues avec qui il travaille, votre commercial gagnera du temps. Il n’aura plus besoin de rechercher des informations à droite et à gauche (qu’il ne retrouvera d’ailleurs peut être jamais) : contextualisation immédiate de toutes ses tâches et alertes au bon moment. C’est d’autant plus pertinent que ces éléments se synchronisent le plus souvent automatiquement avec vos outils de travail existants (Microsoft Outlook, Lotus Notes, Google Calendar, contacts,…)

- Impliquez vos commerciaux dans la diminution des tâches répétitives : pour tout ce que l’on vient d’évoquer, ils sont vos alliés pour identifier les actions qui peuvent être simplifiées grâce à votre CRM (faites les contribuer à la création de mails-types, etc…)

Oubliez les reportings spécifiques, faites en sorte que les informations saisies au quotidien par vos commerciaux vous servent de reporting. Vous pouvez obtenir des statistiques quantitatives sur les rendez-vous effectués, sur les affaires et devis… et même, vous aurez une dimension qualitative sur le contenu des rendez-vous, etc…

Faites mieux ressortir la synthèse des informations essentielles : suite à chaque rendez-vous, votre commercial saisit un bref compte-rendu. Après 6 mois, il consulte son historique sur un compte client. Si l’objet de chaque compte-rendu est “C/R rendez-vous” (ce qui est le réflexe naturel de nombreux utilisateurs), l’information en lecture immédiate est peu exploitable, il faut lire les premières lignes du compte-rendu pour s’y retrouver… A l’inverse, s’il saisit dès l’objet les points clés du rendez-vous “Démonstration bien passée / négo budget à prévoir / décision sous 8 jours”, il gagnera du temps lorsqu’il consultera son historique lors d’une prochaine action sur ce compte.

Utilisez l’historique des affaires : en quelques clics vous pouvez visualiser toutes les affaires que vous avez signées avec votre client. Ces informations sont primordiales pour bien préparer vos prochaines négociations. 

3. Faites de la prospection un jeu d’enfant

Le CRM est un outil très puissant pour prospecter, d’autant plus s’il est synchronisé avec d’autres solutions.
Je pense notamment à des solutions de génération de leads comme Companeo. Vous recevez directement votre lead, il s’enregistre dans votre CRM. Il ne vous reste plus qu’à le qualifier et de commencer votre process. Grâce aux taches et aux emails types, vous êtes certains de ne rien oublier et d’être réactif.
Compléter son CRM par des solutions de retargetting comme Get + est indispensable. Get + vous identifie les visiteurs de votre site web et relance automatiquement les décideurs. Ces informations doivent bien évidemment enrichir votre base CRM. C’est capitale pour le bon suivi commercial. 
Il est aussi très utile de synchroniser votre CRM avec des solutions de prospection comme Corporama. Vous recherchez un contact précis, ou souhaitez avoir plus d’informations, Corporama vous permet d’obtenir ses coordonnées, ses fonctions et des informations précises sur sa société. Vous n’avez plus qu’à importer toutes ces informations dans votre CRM. Pas de perte de temps ni d’erreur de saisie.

Les réseaux sociaux sont aussi des mines d’or d’informations. Avoir accès à Twitter, linkedin ou facebook directement depuis son CRM permet d’être plus efficace, de rester dans son environnement de travail et de récupérer en un clic les informations capitales.

4. Automatisez vos actions marketing

Nous l’avons compris, le CRM contient toutes les données de votre entreprise. Vous pouvez donc très facilement les exploiter à votre gré. Rien de tel pour automatiser vos actions marketing. 
Combien de temps prenez-vous pour préparer une campagne d’emailings pour votre prochain événement ?
Avec un CRM, il vous suffit de requêter votre base unique pour obtenir la cible que vous visez. Quelques minutes suffisent. Votre emaling n’a plus qu’à être envoyé ou programmé au moment opportun.
Dès que votre campagne est lancée, il est très important d’analyser les retours de votre campagne : qui a reçu votre invitation ? Qui l’a ouverte ? Qui a cliqué sur le lien d’inscription ? …
Autant d’informations précieuses qui vont servir au suivi de la campagne. Les personnes qui ont ouvert le mail se sont-elles inscrites ? Si ce n’est pas le cas, il serait intéressant de leur envoyer un second mail pour leur proposer de télécharger votre livre blanc. Pour cela, vous l’aurez compris, rien de plus simple grâce à votre CRM.
Webmecanik est un outil à mettre en place et à synchroniser à votre CRM. Il automatisera toutes vos actions marketing et vous permettra d’avoir une vraie stratégie de gestion de leads.

Comme dirait John Fitzgerald Kennedy : « Nous devons utiliser le temps comme outil et non comme repose-pied. »

A méditer ...


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Brune Wibaux
Chargée de communication - INES CRM