Gestion du temps : 4 mauvaises habitudes à combattre

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Certains comportements nuisent à la productivité de vos commerciaux. Voici quatre mauvaises habitudes décryptées par Philippe Chazal, animateur du programme “Mieux gérer son temps et ses priorités pour soi et son équipe” au sein de l'organisme de formation Comundi.

Gestion du temps : 4 mauvaises habitudes à combattre

1. Brûler les étapes pour vendre plus vite

Vos commerciaux ont l’esprit conquérant, le goût de l’action et du défi. Au début de l’année, vous leur fixez des objectifs annuels, qu’ils veulent atteindre le plus vite possible pour que cela se répercute sur leur fiche de paie… Pourtant, rien ne sert de partir trop vite. Au contraire, vos vendeurs doivent étaler la réalisation de ces objectifs dans le temps, en les hiérarchisant. Ils établiront pour cela un calendrier précis, selon trois échelles : mois, semaine et jour. Le secret de la réussite est de fixer, systématiquement et pour chaque objectif, une échéance ainsi qu’une durée de réalisation.

Rien de tel qu’un agenda bien conçu et organisé afin de disposer d’une vision large de ses actions. Les commerciaux qui choisissent d’abandonner leur traditionnel support papier pour le numérique ont ainsi intérêt à bien connaître les possibilités offertes par leur calendrier Outlook en termes d’affichage, de système de rappels, etc. Proposez-leur des formations ad hoc. Par ailleurs, il vaut mieux utiliser un agenda unique pour ses rendez-vous professionnels et personnels afin d’avoir une vision globale de son emploi du temps. Autre outil à garder toujours à sa disposition : un support indiquant l’heure afin de ne pas se laisser dépasser… surtout en rendez-vous avec un client.

2. Préparer son rendez-vous client au dernier moment

Lequel de vos commerciaux n’a jamais travaillé jusqu’à une heure avancée de la nuit, pour préparer une réunion client très importante prévue le lendemain ? Si les résultats peuvent être au rendez-vous, la méthode choisie n’est certainement pas la bonne : elle génère du stress ainsi que de la fatigue et augmente le risque d’erreur dans la présentation… Si certains vendeurs savent mieux travailler sous pression, l’idéal reste cependant pour eux de bien planifier leurs journées afin d’optimiser leur productivité.

Pour cela, ils doivent être capables d’identifier les moments où ils sont le plus efficaces : le matin, avant d’honorer leur premier rendez-vous, ou le soir, lorsque les bureaux sont plus calmes ? Une fois ces préférences personnelles identifiées, l’idée est de réserver les moments les plus ­productifs aux tâches les plus importantes (élaboration d’une proposition commerciale, préparation d’une réunion, etc.) ou les moins attractives (téléprospection) qui réclament le plus d’énergie et d’attention. Les autres moments seront consacrés à des tâches nécessaires mais secondaires (ouverture des e-mails, tâches administratives, etc.).

Pour plus d’efficacité, il ne faut pas hésiter à s’appuyer sur des listes de tâches, élaborées le matin même ou la veille. Sans aller jusqu’à “verrouiller” totalement son emploi du temps. Car, au contraire, pour mieux pouvoir faire face, vos commerciaux doivent prévoir des moments libres pour la gestion des imprévus ! Pour augmenter leur efficacité, ils programmeront aussi des temps de loisir (café, consultation des actualités sur Internet, etc.), pour se détendre et se reconcentrer…

3. Répondre immédiatement à un mail ou un appel d’un client

Pour les commerciaux, la tentation est forte de répondre au moindre appel téléphonique d’un client, de lui apporter des informations par retour de mail, ou de s’interrompre dans leur tâche pour se montrer entièrement disponible. Si l’intention est bonne, elle n’en est pas moins dangereuse, car elle provoque dispersion, perte de concentration, difficulté à se remettre au travail… ce qui altère donc fortement la productivité. Pour éviter cela, vos commerciaux doivent apprendre à différencier les tâches urgentes (celles dont la réalisation ne peut pas être différée) des tâches importantes (celles qui doivent impérativement être faites et peuvent être étalées dans le temps), afin d’adopter le comportement adéquat.

Voici quelques astuces qui leur permettront de gérer facilement l’urgence : prévoir des périodes pour consulter ses e-mails plutôt que de les ouvrir au moment de la réception, désactiver le flux continu de ses messages et se créer des alertes pour les plus importants, ne pas répondre aux appels téléphoniques masqués (un client important est enregistré dans les contacts et ­laissera un message ou enverra un e-mail), etc.
Par ailleurs, pour faciliter la tâche de vos commerciaux, incitez ces derniers à demander au client de hiérarchiser ses projets par ordre d’importance. Prendre du temps pour élucider les véritables besoins de son interlocuteur permet d’être plus efficace par la suite…

4. Compter uniquement sur soi

Vos commerciaux sont souvent réticents à partager leurs informations client. Ils ont tendance à les garder pour eux afin de les transformer en opportunités de business, tout en tirant la couverture à eux. Pourtant, rien de tel que de miser sur l’intelligence collective pour gagner en temps et en efficacité. En d’autres termes, favorisez la communication et la collaboration au sein de votre force de vente.

Incitez vos commerciaux à partager leurs agendas, pour prévoir plus facilement des réunions, sans avoir à interrompre chacun dans ses tâches pour lui demander ses disponibilités. Vous pouvez également miser sur des outils collaboratifs comme Doodle : ce service web permet de proposer des créneaux de réunion aux personnes de son choix, sans que celles-ci aient forcément besoin de partager leurs agendas. Autre option, encouragez vos vendeurs à utiliser des outils de partage de documents afin de disposer en temps réel d’une information sur un produit, un tarif ou encore un état des stocks pour un client, sans déranger les personnes susceptibles de les posséder.

Pour accélérer la communication entre collaborateurs, sans perdre en efficacité, instaurez des règles communes à tous pour l’échange d’e-mails : un seul objet, court, et un seul mail par sujet abordé. Pensez à utiliser les demandes d’accusé de réception pour être sûr qu’une information importante a bien été transmise à son destinataire, sans être obligé de le vérifier. Pour faciliter une recherche rapide de documents, adoptez un classement de messagerie commun, en créant des dossiers aux intitulés similaires : clients / fournisseurs / projets par exemple, afin de pouvoir parler le même langage, et gagner en productivité. Enfin, instaurez des règles sur l’intitulé des fichiers Word, pour rendre plus cohérent le classement sur un réseau ou un intranet. Ainsi, vos commerciaux gagneront de précieuses minutes chaque jour. De quoi se dégager du temps pour la vente !

L'expert

Philippe Chazal anime le programme “Mieux gérer son temps et ses priorités pour soi et son équipe”, au sein de l’organisme de formation Comundi. Il est également associé du Temps du client, une société spécialisée dans la formation en gestion du temps, relation client et développement durable. Il a été auparavant p-dg du restaurant Le Train Bleu à Paris et a contribué à l’ouverture de l’Atelier Renault sur les Champs-Élysées.