Réussir une conférence de presse

Parler à la presse ne s'improvise pas! Lors de cet exercice qui est devenu un incontournable pour nombre de managers commerciaux, vous devez affronter le regard et les questions de journalistes professionnels parfois très critiques. Alors, pour mettre toutes les chances de votre côté, soignez la préparation de ce rendez-vous très protocolaire. Première règle: «Avant d'organiser une conférence de presse, demandez- vous si le sujet est suffisamment porteur pour faire déplacer des journalistes», indique Nathalie Hamelin, fondatrice de l'agence Presse Attitude. «L'entreprise a un objectif (vendre) qui diffère des considérations des journalistes (informer). S'il n'y a pas concordance d'intérêts, il est inutile d'organiser une rencontre», confirme Irina Henry, directrice de l'agence Irina Henry Communication. Parmi les sujets susceptibles de faire l'objet d'un point presse: les informations institutionnelles et produits.

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Date, lieu et horaire

La réussite d'une conférence de presse repose également sur des détails pratiques, tels que le choix de la date. «Il faut vérifier qu'il n'y a pas d'autre événement susceptible de mobiliser les journalistes qui suivent l'actualité de votre secteur», recommande Mathilde Delville, consultante au sein de l'agence Porter Novelli. Autre élément à déterminer: l'horaire. Vous pouvez opter pour un petit déjeuner, un déjeuner, qui débuterait vers 11 h 30, un goûter (16 h-17 h) ou organiser votre rendez- vous lors d'une soirée. «L'objectif est de ne pas trop couper /ajournée et de combiner la présentation avec une collation pour éviter au journaliste de perdre trop de temps», précise Mathilde Delville.

Reste le lieu. Vous devrez choisir une salle facile d'accès et attractive, où les journalistes n'ont pas l'habitude d'aller et qui peut susciter leur curiosité. «Parmi les choix possibles: un restaurant ou un hôtel qui vient d'ouvrir, un nouvel espace de réception, une maison ou un appartement privé», énumère Béatrice Delprat, directrice de l'agence DRP Le lieu doit être en adéquation avec le thème de la conférence et l'image de l'entreprise. «Pour notre dernière conférence de presse et présentation produits, nous avions choisi le Studio Cyclone à Paris», indique Virginie Moreira, responsable marketing chez Sacla France, société agroalimentaire spécialisée dans les sauces pour pâtes. «Cet espace à la fois moderne et chaleureux correspondait tout à fait avec le positionnement haut de gamme de notre marque.» Pour la présentation des produits Samsung, l'agence Irina Henry Communication sélectionne «un lieu de prestige avec une âme.» Une fois ces différents éléments déterminés, vous pouvez lancer vos invitations, entre quinze jours et un mois avant la date prévue. «Le support courrier, plus qualitatif et plus personnalisé, reste privilégié», note Béatrice Delprat «Pensez à relancer par téléphone les journalistes deux jours avant l'événement, conseille-t-elle. Mais évitez le harcèlement car c'est un public très sollicité.»

Béatrice Delprat, directrice de l'agence DRP

«On ne s'adresse pas aux journalistes comme à une force de vente!»

Contenu du discours et supports d'information

Le jour J, prévoyez entre 30 et 45 minutes pour la présentation et de 15 à 20 minutes pour les questions-réponses. Si des journalistes sollicitent un entretien en face à face avec un intervenant, l'idéal est de les interroger en amont pour pouvoir bien organiser ces interviews individuelles. En ce qui concerne le contenu du discours, plusieurs principes sont à respecter. Pour Mathilde Delville, «il est nécessaire de se focaliser sur le message ou le produit star.» Il est aussi recommandé d'adapter son discours au public présent. «On ne s'adresse pas à des journalistes comme à une force de vente!, insiste Béatrice Delprat. Le discours trop commercial ou trop arrogant est à éviter.» A proscrire également, les superlatifs, les termes de «leader» ou de «numéro 1», sauf s'ils sont accompagnés de données marché. «Et évitez de taper sur la concurrence», note Irina Henry. «Il ne s'agit pas de vendre des produits, mais de donner des chiffres, des faits, etc.», souligne Nathalie HameIin . «Les journalistes font peur aux personnes qui n'ont pas l'habitude de les côtoyer», a constaté Isabelle Chauvet, responsable de la communication de la Camif. En interne, elle dédramatise toute confrontation avec la presse en expliquant les attentes des journalistes, qui sont différentes selon leurs médias. Et elle conseille aux managers qui doivent s'exprimer devant eux «de toujours penser à redonner le contexte dans lequel est organisée la réunion et de ne pas trop entrer dans les détails, au risque de perdre leur attention». Enfin, pensez aux supports d'information: communiqué et dossier de presse, visuels, discours et biographie des intervenants, graphiques, etc. «Il est préférable de remettre ces documents au début de la conférence, car les journalistes vont s'en servir comme outil de travail. S'ils disposent déjà du contenu, ils auront plus de liberté pour intervenir», remarque Béatrice Delprat. Enfin, n'oubliez pas d'envoyer le dossier de presse aux journalistes qui n'ont pu être présents. Même s'ils ont manqué la rencontre, ils peuvent parler de votre actualité dans leur média ...

Le témoignage de Frédéric Fauchère, directeur commercial de la division informatique de Samsung France

«Je fais attention à ne pas employer de termes trop techniques»
La division informatique de Samsung France organise environ deux conférences de presse par an. «A chaque fois, j'élabore un message perceptible par le plus grand nombre, avec une partie sur l'actualité produits, une autre sur la stratégie et une dernière sur la cible», indique Frédéric Fauchère, directeur commercial de la division. De cette façon, il cherche à intéresser aussi bien les journalistes spécialisés en haute technologie que ceux de la presse économique ou des médias généralistes. «Avant le jour J, j'essaye de répondre à une ou deux interviews téléphoniques. Cet exercice m'aide à finaliser le contenu de mon discours, à tester ce qui les intéresse ou ce qu'ils ne comprennent pas.» Pour mieux se préparer, il récupère aussi la liste des journalistes qui ont confirmé leur présence. «Je peux ainsi moduler mon discours en fonction de l'auditoire.» Frédéric Fauchère porte également une très grande attention à son vocabulaire. «J'évite le langage trop technique. Il est évident pour une force de vente, mais inaudible pour des personnes extérieures.»