Comment gérer les notes de frais de vos commerciaux ?

Les notes de frais... Un passage obligé pour les commerciaux, mais pas toujours une partie de plaisir. Entre les tickets qui se perdent, les erreurs involontaires et parfois même quelques abus, leur gestion peut vite se compliquer. Résultat ? Un stress partagé entre les équipes sur le terrain et les services financiers. Voici quelques astuces pour mieux s'organiser et fluidifier le processus.

Définir des plafonds clairs pour chaque type de dépense

Rien de mieux que de fixer des plafonds clairs et faciles à appliquer. Cela permet de savoir exactement ce qui est pris en charge et ce qui ne l'est pas pour limiter les dépassements et les malentendus. Par exemple :

Repas professionnels : fixer un plafond réaliste en tenant compte du coût de la vie selon les régions.

Déplacements : s'appuyer sur le barème fiscal en vigueur pour les indemnités kilométriques.

Hébergement : adapter les budgets aux standards hôteliers et à la durée du déplacement.

Pour que tout le monde soit au courant, ces règles doivent être faciles d'accès, via un guide interne ou, mieux encore, directement dans un logiciel pour suivre le remboursement des notes de frais.

Choisir entre le remboursement au réel ou forfaitaire

Rembourser les dépenses sur justificatif ou allouer une indemnité fixe ? Chaque option a ses avantages.

Le remboursement au réel, plus précis, exige de fournir un reçu ou une facture pour chaque dépense engagée. C'est une méthode qui permet de tout suivre au centime près. Mais elle demande beaucoup de rigueur, aussi bien pour les commerciaux, qui doivent collecter et classer leurs tickets, que pour les services chargés de les vérifier et de les traiter.

De son côté, le remboursement forfaitaire simplifie la gestion. Une somme fixe est attribuée aux collaborateurs pour couvrir leurs dépenses. Ce système montre toutefois ses limites en cas de dépassements imprévus ou de fluctuations des coûts, ce qui rend parfois l'enveloppe insuffisante.

Tout est question d'équilibre. Le choix dépend surtout des besoins de l'entreprise, du volume de déplacements et du niveau de contrôle souhaité.

Fournir une carte bancaire corporate

Distribuer des cartes bancaires corporate peut aussi être une excellente solution pour rationaliser la gestion des dépenses. Les avantages sont nombreux :

Un suivi en temps réel : grâce aux relevés automatisés, on obtient une vision claire et instantanée des dépenses engagées.

Moins d'erreurs : en limitant la saisie manuelle, on réduit les risques d'erreur et on améliore la traçabilité des transactions.

Un meilleur contrôle : il est possible de fixer des plafonds et des restrictions d'utilisation en fonction des politiques internes.

De plus, ces cartes permettent aux commerciaux de régler directement leurs frais professionnels sans avoir à avancer d'argent personnel.

Définir un circuit d'approbation efficace pour les notes de frais

Même avec les meilleures règles, un circuit de validation trop complexe peut tout bloquer. Pour que le processus soit fluide, il faut une approche simple et efficace :

Soumission par les commerciaux : chaque collaborateur transmet ses dépenses avec les justificatifs requis.

Validation par le manager : le responsable vérifie que les dépenses respectent les règles en place et donne son accord.

Contrôle final par la comptabilité : l'équipe comptable valide définitivement et déclenche le remboursement.

Un tel circuit permet d'éviter les retards et de limiter les allers-retours inutiles.

Investir dans un logiciel de gestion des notes de frais

De nombreux logiciels de gestion des notes de frais permettent désormais d'automatiser et de fluidifier chaque étape du processus :

Numérisation instantanée : plus besoin de conserver des reçus papier, une simple photo suffit.

Contrôles automatisés : les dépenses non conformes aux politiques internes sont détectées automatiquement.

Intégration comptable simplifiée : les données sont exportées directement vers les systèmes comptables de l'entreprise.

Une bonne gestion des notes de frais repose sur une approche structurée, des règles claires et les bons outils. En mettant en place des plafonds adaptés, en choisissant la méthode de remboursement appropriée et en s'appuyant sur des solutions digitales, cette tâche autrefois fastidieuse devient un processus simple et fluide.