L'après-convention: entretenez le souvenir
CD de photos, intranet, journal interne, newsletter... Usez de tous les moyens pour faire perdurer l'événement. Exploiter les idées qui auront germé au cours de votre convention vous permettra aussi de générer des répercussions positives.
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@ FOTOLIA / AUREMAR
Une convention commerciale coûte de l'argent et du temps à l'entreprise. Pour la rentabiliser, il est donc essentiel de la faire vivre au-delà de l'événement en tant que tel. Il est tout à fait possible de surfer sur la vague pendant un laps de temps de trois à six mois.
Communiquez sur tous les supports
Pensez à choisir en amont les outils qui seront utilisés pour communiquer a posteriori sur l'événement. Le support électronique convient parfaitement pour transmettre rapidement de l'information. Vous pourrez ainsi mettre en ligne des photos, les vidéos des temps forts de la plénière, ou encore un carnet de voyage si la convention a eu lieu à l'étranger. Un CD regroupant les meilleurs moments filmés de la convention peut aussi être offert à chaque participant. N'oubliez pas le support papier: consacrez, par exemple, un numéro du journal interne à l'événement. Pensez aussi à communiquer auprès de vos clients en retraçant ce rendez-vous dans votre newsletter externe si vous en avez une.
Fournissez des outils concrets
Si votre convention avait pour objectif de présenter un nouveau produit à vos équipes, pensez à mettre en ligne les fiches produits détaillées, les argumentaires marketing... Si une formation a été assurée en marge de la plénière, mettez son contenu sur l'intranet et proposez des modules d'approfondissement. Enfin, les idées émises par vos vendeurs lors des groupes de travail doivent être appliquées concrètement. Faites participer vos équipes à cette mise en oeuvre en organisant des réunions autour de ces thématiques et faites-leur tester ces idées sur le terrain.
Evaluez la compréhension des messages
Si le retour sur investissement de votre événement est difficile, voire impossible à estimer quantitativement (les retombées en termes de ventes et de chiffres d'affaires n'étant pas forcément immédiates et le lien de cause à effet délicat à prouver), la satisfaction de vos commerciaux ainsi que leur compréhension des messages transmis lors de cette convention peuvent et doivent être évaluées. Pour cela, il convient d'adresser à l'ensemble des participants un questionnaire complet sur la façon dont ils ont vécu la plénière, les ateliers créatifs, la partie ludique, ce qu'ils en ont retenu, etc. Ce dernier doit être envoyé rapidement, dans les jours qui suivent la fin de l'événement, afin de battre le fer tant qu'il est chaud. Vous pouvez réaliser et envoyer ce document vous-même ou confier - si le nombre de participants à votre convention est, par exemple, très important - cette mission à une société spécialisée dans la réalisation de bilans d'impacts d'événements.
