Des logiciels pour gérer les tournées

J’ai plusieurs commerciaux qui travaillent dans une même région, et j’ai constaté que certains d’entre eux perdaient beaucoup de temps à faire des détours pour aller visiter des clients ou des prospects non stratégiques, simplement par habitude. Tout cela coûte, bien sûr, de l’argent, à la fois en essence et en temps. Or, il m’est impossible de réorganiser les tournées dans chaque région française sans l’aide d’un outil informatique. » Voici, résumée par ce directeur commercial, toute la problématique de l’optimisation des déplacements commerciaux. À l’heure où la productivité se gagne à tous les échelons de l’entreprise, les logiciels de gestion de tournées se développent. « L’apparition de tels logiciels est assez récente, analyse Frédéric Schettini, responsable produits, transport et logistique chez ESRI France. Nous avons créé cette activité il y a un an, car il y a une vraie demande. » Un marché qui, naturellement, concerne au premier chef les sociétés de transport et de livraison, mais plus seulement : aujourd’hui les entreprises ayant des équipes de vingt à soixante-dix commerciaux sont également intéressées par des outils assez simples à utiliser.

Une aide à la décision

Ces logiciels sont commercialisés par les grands éditeurs de systèmes d’information géographique (ESRI, ADDE, GéoConcept, Loxane, etc.), dont le cœur de métier reste le géomarketing. Leur spécialité initiale – fournir des moyens d’analyse de données géographiques aux entreprises – explique que les logiciels d’optimisation de tournées qu’ils proposent soient conçus pour les directions commerciales et non pour les commerciaux eux-mêmes. « Ce sont des solutions d’aide à la décision pour des directions qui souhaitent réorganiser les tournées de leurs équipes, explique Frédéric Schettini. En fonction des résultats obtenus, les directeurs commerciaux distribuent des itinéraires à leurs forces de vente. On peut aussi imaginer que le centre d’appels reçoive des coups de fil de prospects, et que les téléconseillers, équipés d’un outil d’optimisation de tournées, affectent tel prospect à tel commercial en fonction de l’itinéraire qu’il devra emprunter pour visiter ledit client. » Concrètement, que va permettre une solution d’optimisation de tournées ? Elle pourra, par exemple, prendre en compte différents critères selon leur importance pour l’entreprise. Il est ainsi possible de calculer le meilleur itinéraire en fonction des contraintes horaires des clients (s’il est préférable de se rendre chez Untel à onze heures et chez tel autre à quinze heures, etc.) tout en minimisant les coûts (les trajets qui consommeront le moins d’essence, ceux qui prendront le moins de temps, etc.). Bien sûr, le logiciel peut aussi gérer des critères de préférence géographique avec l’affectation d’un client à “son” commercial attitré. Ce type de solution “centralisée”, c’est-à-dire présente sur un seul poste (celui du directeur commercial, par exemple), sera simple à utiliser – reprenant l’interface graphique de Windows –, et très interactive : le changement d’un seul critère ou un simple clic sur le nom d’un client à visiter pour modifier l’horaire de visite changera automatiquement l’ensemble de l’itinéraire.

Les solutions dans un environnement Web

Pour les commerciaux eux-mêmes, il existe d’autres outils, plus légers, dont les capacités d’analyse seront moins poussées. Le Web a largement contribué au développement de ces solutions d’optimisation de tournées. Ainsi, certains commerciaux peuvent parfaitement se contenter d’effectuer un calcul d’itinéraires sur des sites comme Mappy ou Maporama : il leur suffit d’entrer leur point de départ et leurs différents points d’arrivée en incluant des critères comme “itinéraire sans péage”, “le plus rapide”, “le moins cher”, etc. pour obtenir une feuille de route. Si cela n’est pas suffisant, les éditeurs proposent des logiciels qui seront utilisés via un intranet. Une gamme d’outils intéressante, car elle possède des fonctionnalités assez étendues et se déploie à moindre coût, l’achat d’une seule licence étant suffisante. Cette solution permettra à chaque commercial se connectant sur le réseau intranet de son entreprise, de gérer au mieux sa propre tournée. Par rapport à la simple consultation d’un site Web, un tel outil présente un avantage non négligeable, car la cartographie intègre la base de données de l’entreprise avec l’adresse des clients, etc. Cela permet donc d’être réellement interactif et de préparer ses tournées commerciales avec une précision impossible à obtenir sur un site Web. À ceux qui hésiteraient encore à s’équiper d’un logiciel d’optimisation de tournée, Frédéric Schettini précise que le retour sur investissement est important. « Généralement, les entreprises équipées réussissent à réduire d’environ 30 % leurs coûts de transport. De plus, les forces de vente, mieux organisées, parviennent à visiter plus de prospects en un temps identique. »

En Île-de-France Ni les logiciels d’optimisation de tournées ni les sites de calcul d’itinéraires ne donnent de renseignements sur le trafic en temps réel. Or, cela peut être crucial, notamment en Île-de-France, où les embouteillages font partie du paysage quotidien. C’est d’ailleurs pour cette raison que la région parisienne est la seule en France à proposer sur Internet une info trafic fiable. Avant de partir, les commerciaux consulteront donc ces deux sites indispensables : www.sytadin.tm.fr et www.visionaute.com.

Sur le Web Les entreprises ne souhaitant ou ne pouvant s’équiper d’un logiciel d’optimisation de tournées peuvent utiliser les ressources disponibles sur le Web. Les commerciaux navigueront avec profit sur les sites de calcul d’itinéraires qui leur permettront de prévoir au mieux leurs trajets en fonction de plusieurs critères : temps de trajet, passage sur autoroute ou non, kilométrage le plus faible, etc. Certains sites proposent même de calculer automatiquement les frais de carburant nécessaires au trajet et éditent immédiatement la note de frais correspondante. Voici quelques adresses utiles : www.mappy.com, www.maporama.com, www.michelin-travel.com, www.ismap.com.

Le coût Une entreprise qui souhaite s’équiper d’un logiciel de gestion de tournées doit acheter une licence. Il faut compter au minimum 70 000 francs (10 671 euros environ) et cela peut grimper, selon les éditeurs et la complexité de la solution, jusqu’à plus de 200 000 francs (30 488 euros environ). Bien sûr, dans un système client/serveur classique (c’est-à-dire un logiciel par poste), il faut acheter autant de licences qu’il y a d’utilisateurs dans l’entreprise (trois licences, par exemple, si le directeur commercial, le service marketing et le service logistique sont équipés). À quoi, il faut encore ajouter le prix des données géographiques sans lesquelles la solution ne peut fonctionner. Ces données peuvent revenir de 3 000 francs (457 euros environ) pour une cartographie locale, jusqu’à 600 000 francs (91 463 euros environ) pour des données sur la France entière. S’équiper d’un tel système est donc encore assez onéreux. C’est pourquoi les éditeurs commencent à proposer des offres de logiciels d’optimisation de tournées dans un environnement Internet. Il suffit, dans ce cas, d’acheter les données géographiques et une seule licence pour un nombre illimité d’utilisateurs puisque l’outil est mis à disposition sur l’intranet de l’entreprise. En raison de leurs coûts importants, ces systèmes sont donc en priorité destinés aux grands comptes ou à de grosses PME qui gèrent, idéalement, une flotte d’une cinquantaine de voitures.