Dossier mobilité. Des solutions pour mieux gérer ses déplacements 2/3

Jean X, commercial chez Dupond SA, doit visiter quatre clients dans un rayon de 60 km en une journée. Dans quel ordre devra-t-il effectuer cette tournée ? Combien de temps mettra-t-il d’un rendez-vous à un autre ? Comment trouver les adresses facilement, une fois sur le terrain ? C’est pour répondre à ces nombreuses problématiques de transport, qui touchent l’ensemble des entreprises dites “mobiles” qu’on été créés les systèmes d’information géographique. « Ces systèmes, outre le fait qu’ils facilitent grandement la vie des forces de vente “terrain”, sont de véritables outils d’efficacité commerciale », affirme Marina Dédeyan, responsable de la communication de Claritas. Mais dans la panoplie des outils de navigation, chacun a ses spécificités et, surtout, une application bien définie. Parmi ces systèmes, il est possible de distinguer deux grandes familles : les systèmes de calcul d’itinéraires (logiciels ou sur Internet) et les logiciels d’optimisation de tournées, d’une part ; les systèmes de navigation embarqués fonctionnant grâce au GPS, d’autre part. Les deux fonctionnent en parfaite complémentarité, mais certaines entreprises, pour des raisons de coûts, choisissent de n’équiper leurs commerciaux que de l’un ou de l’autre.

De l’optimisation des tournées aux gains de productivité

Les commerciaux partant en visites clients ont un impératif : préparer leurs déplacements pour éviter de perdre un temps précieux, voire de mécontenter le client. Une première étape consiste à utiliser le calcul d’itinéraires, qui permet d’estimer le temps nécessaire pour se rendre d’un endroit à un autre, en tenant compte de contraintes comme les péages ou les étapes obligatoires. Longtemps réservés aux sociétés de transport et aux livreurs, ces outils, simples d’utilisation et pouvant s’implémenter facilement, équipent de plus en plus les directions commerciales. Cependant, si le calcul d’itinéraires représente un véritable “plus” dans l’activité des commerciaux terrain, de vrais gains de temps ne seront réalisables qu’avec l’utilisation de logiciels d’optimisation de tournées. « Attention ! Avant de faire de l’optimisation de tournées, il est impératif de réaliser une opération de géomarketing, afin de déterminer des secteurs commerciaux », prévient Hélène Combot, ingénieur d’affaires chez Esri France. Une fois cette précaution prise, la direction commerciale peut établir des feuilles de routes pour ses collaborateurs en prenant en compte différents critères, dont l’adresse, les contraintes horaires ou l’importance stratégique du client. Ces informations peuvent être, par la suite, envoyées sur l’ordinateur de chaque commercial ou, mieux encore, exportées sur son PDA. « En équipant les commerciaux de ces logiciels, on leur fournit un véritable outil d’aide à la décision, note Eric Bernauer, chef de marché “transport et logistique” chez ESRI France. Cela permet également aux entreprises d’apporter un service supplémentaire à leur clientèle, en lui proposant des plages horaires de passage restreintes, avec peu de risques de retard et autres dépassements. »

Plus sophistiqués : les systèmes embarqués

Les logiciels de calcul d’itinéraires et d’optimisation de tournées peuvent être efficacement complétés par des systèmes de navigation, embarqués dans les véhicules des commerciaux. Véritables outils de mobilité, ces systèmes bénéficient de fonctionnalités similaires aux logiciels “sédentaires”. Seule différence : ces outils étant utilisables en situation de nomadisme, les paramètres peuvent être modifiés à la dernière minute. Ainsi le commercial saura mieux gérer sa tournée si un client vient, par exemple, à annuler la rencontre au dernier moment. Ces outils deviennent d’autant plus intéressants pour les services commerciaux que la majorité des constructeurs (Blaupunkt, Siemens Automotive, Alpine, VDO Dayton, etc.) développent aujourd’hui des applications destinées aux populations commerciales. Outre le calcul d’itinéraire et les gestions de tournées, le commercial terrain qui se voit contraint de dîner ou de dormir sur la route pourra trouver restauration et hébergement à proximité de l’endroit où il se trouve, grâce à son système GPS. Dans un avenir proche, de plus en plus de systèmes intègreront, en outre, une connexion GSM, qui leur permettra d’accéder à Internet, devenant ainsi de véritables bureaux mobiles. Les problématiques liées aux déplacement des commerciaux étant au cœur de la mobilité, ces différents outils représentent donc des atouts de poids pour qui sait les utiliser efficacement.

À RETENIR

_ Les logiciels d’optimisation de tournées peuvent prendre en compte différents critères, tels que l’adresse, les contraintes horaires et l’importance stratégique du client. _ Les bases de données géographiques couvrent aujourd’hui l’ensemble du réseau routier français. _ Les principaux constructeurs de systèmes de navigation embarqués, proposent des options destinées aux commerciaux : hôtels, restaurants, stations essence de marques définies, etc.

Budget

Des solutions coûteuses mais efficaces Le choix de l’équipement de sa force de vente dépend grandement du budget, tant il existe de configurations différentes. Si l’entreprise opte pour l’achat de logiciels de navigation et de gestion de tournées, il lui faudra tout d’abord se procurer une licence pour chaque utilisateur de la solution. Le prix varie de 10 000 à plus de 30 000 euros (66 000 à 200 000 francs environ) pour les solutions les plus complexes. Ce coût élevé explique en grande partie pourquoi ces solutions sont souvent implémentées sur un seul poste, celui du directeur commercial. Au coût de la licence il faut ensuite ajouter le prix des données géographiques : de 600 à plus de 90 000 euros (4 000 à 600 000 francs environ), selon la zone couverte. Quant aux systèmes de navigation embarqués, ils restent relativement coûteux : de 1 500 à 4 500 euros (de 10 000 à 30 000 francs environ) l’unité. Certains constructeurs automobiles commencent à équiper leurs véhicules de série.

AVIS D’EXPERT

Eric Bernauer, chef de marché transport-logistique chez ESRI France, éditeur de systèmes d’informations géographiques « Ce type d’outils n’offre que des avantages ! » « Les bases de cartographies ont aujourd’hui atteint une précision optimale. Nous sommes capables de visualiser le réseau routier français dans son ensemble », affirme Eric Bernauer. Ce qui permet à Esri France de proposer des outils très performants pour les directions commerciales. « Les avantages sont pléthoriques, à commencer par la minimisation des coûts. Mais grâce aux logiciels d’optimisation de tournée des commerciaux, ces derniers peuvent facilement ajouter un, voire deux clients supplémentaires à chaque tournée, ce qui n’est pas négligeable. » Mais le géomarketing demeure, selon Eric Bernauer, l’étape indispensable pour l’utilisation de ce type de systèmes. « Il est absolument nécessaire de définir les secteurs dans lesquels les commerciaux vont intervenir, en vertu de critères précis. Sans cela, il ne sert à rien de faire de l’optimisation de tournée. »

Témoignage

Patrick de Thuy, directeur commercial de Croque Gel, vente et livraison à domicile de produits surgelés. « Un logiciel calcule les tournées optimales » Croque Gel livre des produits surgelés chez environ 60 000 clients répartis dans la région Nord-Pas-de-Calais. Les vendeurs ont deux activités : la prise de commande par téléphone les deux premiers jours de la semaine, puis la livraison de ces commandes les jours suivants. « Nos commerciaux prennent environ soixante-dix commandes par jour, qu’ils devront ensuite livrer en un temps minimum. C’est pour répondre à cette problématique que nous utilisons un système d’optimisation de tournées. Grâce à ce logiciel, nous pouvons garantir une tranche horaire d’une heure maximum à nos clients. » L’entreprise a donc, dans un premier temps, réalisé un travail de géomarketing pour localiser ses clients. Puis, après avoir recueilli leurs impératifs de livraison, le logiciel calcule, pour chaque vendeur, la “tournée optimale”. « Ce système nous a permis d’améliorer considérablement notre service clients. De plus, nous avons beaucoup gagné en productivité, nos vendeurs ne perdant plus de temps sur la route ». Croque Gel réfléchit à présent à des solutions de systèmes de navigation embarqués par GPS. « Le problème est qu’il est encore difficile, à l’heure actuelle, de programmer une tournée avec soixante-dix arrêts. Dès que ce type de systèmes aura évolué, nous nous équiperons ».