Evenement : Les e-conventions c’est pour aujourd’hui ou pour demain ?

Aujourd’hui, pour préparer et mobiliser Frédéric Bedin, Le Public Système « Tout événement en gestation à l’agence donne lieu, aujourd’hui, à la création d’un site internet. Ces pages nous permettent de communiquer en temps réel avec nos clients, de valider les aides visuelles de la convention, de lire les discours des intervenants et de les harmoniser si besoin. Ainsi préparé, l’événement ne nécessite plus un chapelet de répétitions avec la mobilisation d’une quarantaine de techniciens. À l’arrivée, notre client gagne du temps et économise de l’argent, entre 100 et 200 KF pour un surcoût de 15 à 20 KF. » Christophe Durieux, Equation Consulting « Créer un site web dédié à la convention facilite l’organisation de l’événement. Les participants peuvent se connecter à l’adresse qui leur a été communiquée pour s’inscrire, se tenir informés du programme de la convention, du contenu, des ateliers, des transports mis à leur disposition pour se rendre sur le site, etc. » Bruno Chatelier, Carré Bleu Marine « Les nouvelles technologies nous permettent aujourd’hui de nourrir le fond d’une convention, d’enrichir son contenu en associant les futurs participants. En procédant ainsi, nous concevons un événement qui répond à leurs attentes puisque ces dernières ont été prises en compte au préalable. » Joseph Caunan et Emmanuel David, Market Place « Les nouvelles technologies favo-risent l’implication des futurs participants dans le contenu de la convention. En mettant en ligne des informations, des réflexions sur les sujets qui seront abordés le jour de l’événement, l’entreprise offre la possibilité à ses collaborateurs non plus de “découvrir” les thèmes de la convention le jour J mais de donner le sentiment de déjà les connaître, et d’éprouver ainsi la sensation d’être des acteurs dans la vie de l’entreprise. » Aujourd’hui pour “conventionner” Jean-Michel Martory, Capital Events/e-diting « Le webcasting, c’est-à-dire la retransmission d’un événement sur internet ou intranet, offre aujourd’hui aux entreprises plusieurs avantages. Internet assure, en effet, aux annonceurs s’appuyant sur un réseau international une visibilité de la convention dans le monde entier. La cible de l’événement ne pouvant pas se déplacer peut ainsi suivre les discours des intervenants et accéder aux slides en temps réel, et de manière parfaitement synchrone. L’interactivité entre les orateurs et les participants se trouve optimisée puisque ces derniers peuvent intervenir sur les sujets qui les intéressent et exprimer leur opinion sur le “chat” du site. Enfin, autre avantage, le webcasting permet aux entreprises de ne plus recourir aux vidéotransmissions, qui ont pour inconvénient majeur d’être particulièrement onéreuses. » Frédéric Bedin, Le Public Système « Notre e-convention center* n’a pas pour vocation de remplacer les conventions de force de vente classiques, mais d’offrir aux entreprises la possibilité de les multiplier. Un directeur commercial peut désormais envisager de donner rendez-vous sur le Net à ses vendeurs ou à ses distributeurs toutes les semaines ou tous les mois, afin de leur présenter les dernières innovations produits ou le dernier-né des plans d’actions commerciales. Plus efficace qu’un simple coup de téléphone et moins coûteux qu’une convention nationale de 1 000 vendeurs, cet outil permet d’échanger et de présenter, en temps réel ou en différé, et de manière synchrone, des slides, des films et toutes sortes de documents. Ces mini-conventions privées peuvent également bénéficier d’un accès sécurisé. » Cyril Giorgini, Auditoire-BDDP Corporate « Le web événementiel apporte une solution à la problématique de communication interne de démultiplication des événements à laquelle sont confrontées toutes les entreprises qui s’appuient sur un grand réseau de vente pour commercialiser leurs produits. Imaginons qu’un annonceur décide de réunir ses 40 000 commerciaux, ses 1 000 directeurs régionaux et ses 5 000 chefs des ventes pour leur présenter son dernier plan d’actions commerciales. D’un point de vue économique, la convention est un outil de communication viable sur les deux premiers niveaux hiérarchiques. Au-delà, il ne l’est pas. Le web événementiel le sera. Cet outil permettra également d’augmenter la fréquence des événements et des actions de communication tactiques menés auprès des membres d’un réseau de vente ou des grosses forces de vente. Dans ce contexte, la convention classique retrouvera son caractère exceptionnel. Les entreprises ne seront plus confrontées au problème du “trop-de-convention-tue-la-convention”.» Joseph Caunan et Emmanuel David, Market Place « Au-delà de l’effet de mode, internet est un outil fantastique qui permet de personnaliser l’événement. Dans le cadre d’une convention classique, il est difficile d’instaurer une réelle interactivité entre participants et intervenants. Les nouvelles technologies rendent cela possible. Face à leur écran, les participants vivent l’événement à leur rythme, puisent les informations dont ils ont besoin, etc. » Aujourd’hui pour relayer Olivier Maurey, Ludéric Événement « Le Net offre la possibilité de prolonger la convention dans le temps. Les retombées de la manifestation sont alors optimisées. Il suffit de mettre en ligne les photos et les discours de l’événement sur un site dédié à la marque. Et, pour vérifier si la cible a bien compris les messages de la convention, l’entreprise peut orchestrer un jeu de questions-réponses on line avec des cadeaux pour récompenser les auteurs des bonnes réponses. » Bruno Chatelier, Carré Bleu Marine « Lorsqu’une convention est intégrée à une stratégie de management, c’est-à-dire lorsque l’entreprise désire donner du sens à son événement, la pérenniser, il est impératif de construire “l’après” événement. Les nouvelles technologies sont alors opportunes. Un site web permet à l’entreprise de reprendre les messages abordés en convention pour les nourrir de nouvelles informations. » Revers de médaille Cyril Giorgini, Auditoire-BDDP Corporate « Retransmettre une convention sur le Net est antinomique avec la définition de l’événement telle que nous l’entendons aujourd’hui : un rassemblement de personnes dans un même lieu, à un instant T, réunies dans le but de recevoir le même message. Par ailleurs, il est prouvé que plus les collaborateurs d’une entreprise travaillent sur internet, plus ils éprouvent le besoin de se rencontrer physiquement et de ne pas se retrouver seul face à leur écran. » Joseph Caunan et Emmanuel David, Market Place « La complémentarité des communications “on live” et “on line” offre de réelles opportunités aux entreprises désirant motiver leurs collaborateurs et les faire adhérer à leurs projets. Mais inscrire internet dans une stratégie d’entreprise implique de pallier son inconvénient majeur : l’écran de l’ordinateur. Ce support est en effet pénible à regarder. À nous, agences d’événements, de le rendre “sexy”, de travailler sa dynamique, de le mettre en scène. » Bruno Mayet, Advantage « L’influence du web sur les conventions me semble très limitée dans la mesure où ce média n’est pas arrivé à maturité sur le plan technologique : les images ne sont pas de bonne qualité, la retransmission est saccadée, le temps de chargement des documents est trop long… Et ce ne sont que des exemples ! Internet est, par ailleurs, un support “froid”, qui ne laisse aucune place à l’émotion. Et l’émotion est “l’ingrédient” qui fait battre le cœur de toute convention. » Christophe Durieux, Equation Consulting « Il existe un frein naturel au réel développement des conventions sur internet. Notre métier se nourrit, en effet, de contacts humains. Le virtuel montre donc ses limites dans la mesure où les participants d’une convention ont besoin de rencontrer physiquement leurs dirigeants et leurs pairs. » Francis Muyl, Global Event System « Les web-conventions ne remplaceront pas les événements classiques ; elles s’inscriront en complément. Une entreprise aura toujours besoin de réunir physiquement les membres de son réseau ou ses salariés, ne serait-ce que dans l’objectif de nourrir le sentiment de fierté d’appartenance, de partager des moments privilégiés, des émotions communes, et de se rencontrer. » *Lancé en avril 2000 par Le Public Système, le e-convention center permet aux entreprises de réaliser, dans un studio aménagé, des événements internes ou externes qui, grâce à l’intégration de toute la chaîne technique et créative, peuvent être diffusés sur le web en direct ou en différé.

Ce qu’il faut retenir Votre convention de force de vente sur la Toile : fiction ou réalité ? C’est une offre bien réelle. Ses avantages : préparation et organisation de l’événement plus aisées, amplification des messages, accès personnalisé à l’information, etc. Inconvénients : l’e-convention n’est-elle pas antinomique avec l’événement ? Mauvaise qualité d’image, discours saccadés, entre autres défaillances techniques, ne sont-ils pas des freins au bon développement du web événementiel ? “Chat” avec les acteurs du marché.