Frais de déplacement : question/réponses

“Toutes les dépenses sont contrôlées par le supérieur hiérarchique du commercial, auquel il adresse ses notes de frais.” Olivier Couteau, responsable des ressources humaines du groupe Beiersdorf France Notre politique de gestion des frais de déplacement ressemble, je pense, à celle de nombreuses grandes sociétés. Les commerciaux itinérants disposent de voitures d’entreprise. Nous avons choisi la formule de la location longue durée pour les commerciaux itinérants. Les vendeurs ont le choix entre plusieurs modèles équivalents, de marques différentes. Ces véhicules sont des voitures de tourisme, qu’ils peuvent également utiliser pour leurs besoins personnels. À ce titre, nous leur demandons une participation mensuelle de 500 francs. Les commerciaux disposent également d’une carte carburant. Les collaborateurs plus sédentaires utilisent leur propre voiture, et sont indemnisés suivant le barème fiscal des indemnités kilométriques. Pour les frais liés à la restauration, nous restons proches du barème de l’Urssaf. Le contrat de location longue durée inclut l’assurance et l’entretien du véhicule. Quant aux frais d’hébergement, nous fixons un plafond de 310 francs pour l’hôtel et le petit-déjeuner. Toutes les dépenses sont contrôlées par le supérieur hiérarchique du commercial, auquel il adresse ses notes de frais.” Le contexte ; Beiersdorf France est la filiale française du groupe Beiersdorf. Elle réalise un chiffre d’affaires d’environ 2 MdF et compte une centaine de commerciaux. “Nous avons revu notre stratégie sur la flotte automobile. Passer des indemnités kilométriques à la location longue durée est intéressant pour l’entreprise comme pour les salariés.” Jean-Félix Bala, acheteur au laboratoire Boehringer Ingelheim France. Jusqu’à présent, deux systèmes coexistaient : la location longue durée pour les délégués régionaux, et les indemnités kilométriques pour les délégués médicaux. La comparaison entre les deux formules nous a incités, début septembre, à proposer aux délégués qui le souhaitaient d’opter eux aussi pour la location longue durée. Elle est budgétairement plus intéressante pour l’entreprise, et pour les salariés. Ils bénéficient de voitures neuves et bien équipées, et de services supplémentaires comme la carte carburant, l’entretien, etc. Ils sont déchargés des soucis de gestion, des problèmes suscités par les voitures devenues trop anciennes (frais d’entretien, pannes, etc.). Pour l’usage personnel du véhicule, nous leur demandons une participation forfaitaire au prorata des kilomètres parcourus, qui inclut le coût du carburant, puisqu’ils peuvent utiliser leur carte même le week-end. Cette participation – imposée par les règles fiscales – est toutefois modeste, au regard du prix de revient kilométrique des voitures proposées. L’entreprise a confié au loueur toute la gestion administrative, et ne conserve en interne que le suivi du contrat. Nous avions étudié cette nouvelle stratégie en concertation avec les différents services concernés, et notamment la direction commerciale. Lors du séminaire de rentrée, nous avons proposé aux 300 délégués médicaux les voitures cinq places. Une trentaine d’entre eux a d’ores et déjà choisi la LLD. Ils devraient très vite être plus d’une centaine.” Le contexte ; Le groupe est un des 20 plus importants laboratoires pharmaceutiques mondiaux. CA 98 : 29,3 MdF. La France compte près de 1 200 collaborateurs et un CA de 1,160 MdF. “L’entreprise doit établir des règles précises, mais aussi savoir faire confiance aux commerciaux.” Michel Collin, directeur commercial de Whirlpool France Les attachés commerciaux ont le choix entre la location longue durée ou le remboursement des indemnités kilométriques sur leur véhicule personnel, selon le barème fiscal (ce qui inclut les frais d’essence, d’assurance, d’entretien et d’amortissement). Un tiers environ d’entre eux ont opté pour la première formule. Ils peuvent alors soit utiliser la voiture pour leur usage personnel – dans ce cas, nous fournissons un modèle de tourisme et pratiquons le système de l’avantage en nature –, soit profiter d’une voiture deux places réservée à leurs déplacements professionnels. Ils ne peuvent l’utiliser le week-end, point sur lequel nous leur faisons confiance. Le contrat de location longue durée comprend une carte carburant. Pour l’hébergement et la restauration, nous remboursons également les frais au forfait, suivant le barème de l’Urssaf. Nous aimerions signer un accord avec une chaîne hôtelière pour assurer un même niveau de prestations à tous les commerciaux, et lisser les écarts de prix parfois importants selon les secteurs géographiques sur lesquels ils travaillent. Mais nous sommes très peu sollicités par les chaînes hôtelières sur ce sujet, et nos recherches ponctuelles n’ont pas abouti. Depuis deux ans, les commerciaux sont équipés d’ordinateurs portables. Chaque semaine, en même temps que leur rapport d’activité, ils envoient leurs notes de frais à leur directeur régional, qui est proche d’eux et s’assure de la cohérence de l’ensemble. Ces notes sont ensuite, avec les justificatifs correspondants, adressées au service du siège, pour paiement dans les quinze jours qui suivent. La politique de remboursement des frais est identique pour les directeurs régionaux, les formateurs, les techniciens, soit une centaine de personnes au total.” Le contexte ; Whirlpool est leader mondial de l’électroménager. La France réalise un CA de 3,2 MdF et compte une cinquantaine d’attachés commerciaux.