Lieu d’événement 4/5 : Soirées : choisir entre la fonctionnalité du lieu et son “âme”

Lorsque Perrier-Vittel France lance M@d Perrier, la société convie ses collaborateurs à une soirée sous le chapiteau Zig-Zag, dans le Bois de Boulogne. Quand GTIE fête le passage à l’an 2000, le groupe spécialisé dans l’ingénierie et la maintenance électrique lance 8 000 invitations, pour ses collaborateurs, mais aussi ses partenaires externes, conviés à se rendre au parc des Expositions de Villepinte, près de Paris. Chaque lieu répond à une logique, satisfait aux critères définis par l’entreprise et l’agence d’événements : nombre de personnes conviées, équipement disponible sur place, implantation géographique, thématique de l’événement… Dans le cas d’un lancement de produit, l’adéquation entre le produit et le lieu est essentielle. Perrier ne s’était pas trompé en choisissant le chapiteau Zig-Zag, emprunt de féérie, décoré dans l’esprit cabaret qui collait à l’esprit de la marque. Dans bien des cas, un ou plusieurs lieux s’imposent. Toute entreprise évoluant dans le secteur des nouvelles technologies et souhaitant organiser une soirée sera tentée par le “très high tech” Web Bar Parisien, dont la capacité est de 400 convives en soirée cocktail. La même entreprise basée dans le sud de la France optera pour le Web Bar Joliette de Marseille, qui peut accueillir jusqu’à 600 personnes. Les entreprises de l’aéronautique pourront, quant à elles, investir le musée de l’Air et de l’Espace du Bourget, qui peut abriter 900 invités debout. Pour présenter une innovation touchant de près ou de loin au vin, les Hospices de Beaune vous ouvriront leurs portes. Un événement en rapport avec le sport ? L’esprit d’équipe ? Pourquoi pas le “mythique” Stade de France, propice aux événements réunissant de 50 à 2 000 invités. Les “mariages de raison” de ce genre entre un événement et un lieu sont nombreux. L’une des limites de cette logique réside dans la capacité d’accueil – parfois restreinte – de ces lieux de caractère et dans leur implantation géographique, l’essentiel se trouvant en Île-de-France.

Capacité et logistique

Pour d’autres occasions, l’âme du lieu est moins importante que sa capacité d’accueil, son implantation géographique ou les aspects logistique et équipement. Dans ce cas, les centres et palais des congrès offrent des atouts indéniables. Ainsi, la galerie d’accueil du hall 5 de Paris-Nord-Villepinte peut recevoir jusqu’à 3 000 personnes. Quant au hall 4, il permet d’installer des gradins et de prévoir des effets scéniques. Le site est desservi par le RER et dispose d’un héliport qui relie la capitale en dix minutes. Paris offre de multiples alternatives pratiques et imposantes, conçues pour faciliter la vie des organisateurs. C’est le cas du Centre de Congrès de la Villette, qui peut recevoir jusqu’à 1 500 personnes en soirée, du Méridien Montparnasse (2 000 personnes), de Paris-Expo, Porte-de-Versailles, dont la capacité culmine à 5 000 invités… En province, les réponses de ce type de manquent pas non plus. Toutefois, les centres et palais des congrès sont, en général, de taille plus modeste. Le Palais du Grand Large de Saint-Malo ouvre ses portes aux soirées de 700 personnes, le palais des Congrès Georges Pompidou de Perpignan peut aller jusqu’à 1 000 convives, celui du Futuroscope, près de Poitiers, jusqu’à 1 150…

Le choix d’une valeur sûre

Lorsque l’entreprise n’est soumise ni à des contraintes de capacité, ni à une image précise du lieu, elle a tout loisir d’orienter son choix vers une valeur sûre, un lieu connu et réputé… Dans cette catégorie, c’est aussi l’embarras du choix. À Paris, on peut citer pêle-mêle le Lido, L’Espace du Moulin Rouge, le Carrousel du Louvre, le Club Med World avec son esprit décontracté, la grande Galerie de l’Évolution, au cœur du Jardin des Plantes, qui accueille jusqu’à 500 personnes en formule cocktail… Non loin de Paris, tout comme en province, les lieux de ce genre foisonnent, notamment parce que de nombreux châteaux se sont ouverts aux événements d’entreprise. Citons l’Abbaye des Vaux-de-Cernay (Yvelines), l’orangerie du domaine de Cheverny (Loiret), qui peut recevoir 500 personnes. Enfin, reste la solution originale de la croisière, notamment pour les événements d’entreprise qui se rapprochent plus du dîner feutré que du véritable spectacle. Bateau à voile, à vapeur… Tout est permis, à condition de ne pas réunir trop de monde, mais les prestataires sont surtout concentrés à Paris et en région parisienne. Les Yachts de Paris disposent de plusieurs navires, dont le Paquebot, possédant des salles de réception pouvant accueillir jusqu’à 350 personnes debout. Selon le type de soirée, vous avez le choix entre les Bateaux parisiens, la Compagnie des bateaux à roue, la Compagnie européenne de croisière avec son yacht Esprit d’Europe, Paris Seine, le Quai 55… Dans le même esprit de voyage itinérant, pensez aussi au train, avec l’Orient-Express, qui peut vous emmener, dans une ambiance surannée, à Venise, Rome, Prague, Istanbul ou – plus proche – à Calais. Votre soirée pourra être grandiose ou réunir un petit comité, être plutôt exotique ou high tech, avoir lieu dans un site facile d’accès ou ultra-équipé… Les critères de choix sont infinis, tout comme le sont, ou presque, les lieux. Le guide Bedouk n’en répertorie pas moins de 1 000… Il serait surprenant que vous n’y trouviez pas votre bonheur.