Pour des conventions commerciales: retenez des lieux offrant une grande capacité d'accueil
2 Centres de séminaires? Palais des Congrès? Endroits originaux et dépaysants: golfs, bateaux, parcs à thème, théâtres, cinémas, casinos, châteaux? Le choix du lieu pour l'organisation d'une convention est beaucoup moins strict que pour celle d'une réunion de travail. «Pour choisir un site, il est important de respecter une cohérence entre le lieu, sa destination et le message qui doit être passé, recommande Benoît Rosenthal, directeur général de Bedouk Meetings & Events Média. Et bien sûr, pour les événements de grande ampleur, il faut veiller à l'accessibilité par les différentes cibles.»
GUIDES
Pour vous aider à trouver un lieu adapté, trois ouvrages incontournables:
- Guide de la motivation , édité par Editialis, 46 euros TTC.
- Guide Bedouk 2007 , édité par Bedouk Meetings & Events Média, 79 euros TTC.
- Guide Réunir 2006-2007 , éditions Rencontres & Communications, 57 euros TTC.
En France, le groupe Lucien Barrière vient d'ouvrir, fin 2006, un centre d'affaires à Enghien-les-Bains (Val-d'Oise), à moins de 20 kilomètres de Paris. Le centre dispose d'un auditorium de 200 places et de 15 salles de réunions, pouvant accueillir jusqu'à 140 personnes. Le Grand Hôtel Barrière (4 étoiles) compte quatre salles de réunion de 10 à 50 personnes, deux salons pour des réceptions privées de 10 à 70 personnes. A quelques pas, l'Hôtel du lac d'Enghien-les-Bains (3 étoiles) comprend, lui, 12 salles modulables de 10 à 140 personnes, des salons pour des cocktails de 10 à 220 personnes. Le complexe regroupe également un théâtre à l'italienne de 650 places. Lucien Barrière propose des challenges sportifs et des soirées thématiques (reproduction d'un jeu télévisé, spectacle de cabaret parisien, détective party, etc.). Toujours en France, l'un des poids lourds du marché reste le Club Med. Huit villages peuvent héberger des séminaires de plusieurs centaines de personnes. Parmi eux, Opio en Provence (Alpes-Maritimes) qui a rouvert, fin mars, après six mois de travaux. Désormais, il est classé 4 tridents. Sur le site se trouve un centre de conventions de huit salles de 30 à 290 m2. Trois d'entre elles peuvent être réunies pour composer une plénière de 700 m2. En plus de ses 435 chambres refaites à neuf, le village possède 23 salles de sous-commission modulables, quatre restaurants, trois bars, une discothèque. Les autres villages sont situés à Vittel (Vosges), La Paimyre (Charente-Maritime), Pompadour (Corrèze), l'Alpe d'Huez (Isère) ou Chamonix (Haute-Savoie).
Autre prestataire incontournable en France: Center Parcs. Le groupe dispose déjà de deux domaines: les Bois-Francs, dans l'Eure, ouvert en 1988, et les Hauts de Bruyère dans le Loir-et-Cher, ouvert en 1993. Cet été, un troisième site ouvre ses portes: le domaine du Lac d'Ailette, dans l'Aisne, à 40 kilomètres de Reims. Quelques mois après, un centre de conventions sera inauguré avec une superficie de 2 000 m2, il sera le plus grand des espaces affaires Center Parcs en Europe. Il comprendra 22 salles, dont 21 modulables et pourra accueillir jusqu'à 600 personnes en plénière et 1100 congressistes au total. La formule résidentielle, avec un hébergement en cottages VIP (deux chambres) ou en cottages Premier (trois chambres), démarre à partir de 138 euros HT. Center Parcs devrait ouvrir un autre centre, en Moselle, en 2008.
Cocktails dînatoires ou dîners de gala, l'espace événementiel inauguré fin 2006 à Disneyland Paris peut recevoir jusqu'à 4 000 personnes.
Un congrès au coeur d'un parc d'attractions
Enfin, les parcs d'attractions sont également des valeurs sûres en matière de conventions d'entreprise. Très actif dans ce domaine depuis 15 ans, le département Business Solutions du Disneyland Resort Paris, situé à Marne-la-Vallée. Pour rappel, ce site concentre deux parcs à thème (parc Disneyland et parc Walt Disney Studios), 13 hôtels dont sept signés Disney, d'une capacité totale de 7 800 chambres et deux centres de congrès de 17000 m2 au total. Trois salles plénières de 2100, 2200 et 2 300 personnes sont disponibles. Une offre complétée fin 2006 par l'ouverture d'un espace événementiel en semi-dur pouvant accueillir 4 000 personnes en configuration théâtre. Business Solutions propose des forfaits séminaires à partir de 136 Euros HT par personne pour un groupe d'au moins 20 participants. Parallèlement, de nombreuses animations sont proposées. Parmi les nouveautés, une soirée inspirée des aventures de Pirates des Caraïbes. Comptez au minimum 117 Euros HT par personne à partir de 150 participants. Pour des capacités de plusieurs milliers de personnes, il est possible de privatiser l'un des parcs pour la soirée.
Se réunir à l'étranger
Le groupe hôtelier Sun International, qui possède 18 établissements en Afrique du Sud, au Swaziland et en Zambie, va ouvrir un complexe en Egypte au bord de la mer Rouge, fin 2007, à 4 h 30 d'avion de Paris. Le resort de Port Ghalib comprendra trois hôtels de niveau 5 étoiles, d'une capacité totale de plus de 950 chambres. A ces établissements s'ajouteront un amphithéâtre en plein air de 3 000 places et un centre de conférences. Ce dernier pourra accueillir des conventions jusqu'à 1500 personnes, grâce notamment à un salon d'accueil, une salle de bal et une vingtaine de salles de réunion de 20 à 150 personnes. Enfin, en Europe, le groupe Center Parcs possède 14 centres: deux en Belgique, quatre en Allemagne et huit aux Pays-Bas. De son côté, Club Med Business compte plusieurs sites en Europe et en Afrique du Nord, équipés pour accueillir des séminaires d'entreprises. C'est le cas du Club Da Balaïa dans la province de Faro, au Portugal, du Club Djerba la Douce, en Tunisie, ou du Club Marrakech La Palmeraie, au Maroc.
Autre parc d'attractions, le site du Futuroscope de Poitiers, à 1h25 de Paris en TGV. Il fête cette année ses 20 ans. Avec sept hôtels, dont un de niveau 4 étoiles, il atteint une capacité d'hébergement de 2 000 chambres. Il dispose de trois amphithéâtres de 150, 300 et 1150 places modulables, 17 salles de sous-commission de 10 à 180 personnes et un hall d'exposition de 1600 m2. Il est certifié Qualicongrès depuis 2006. A titre d'exemple, l'amphithéâtre de 300 places se loue pour la journée à 4200 Euros HT. Ce tarif inclut notamment l'équipement et la location d'un espace pour le déjeuner.
