Réussir sa journée portes ouvertes

1. Se poser les bonnes questions

Aller à la rencontre du client, c'est bien. C 'est le travail quotidien de votre force de vente. Mais être capable de faire venir le client au coeur de votre entreprise, c'est encore mieux. Cela permet d'aller au-delà d'une relation commerciale classique en face-à-face en faisant le pari de l'authenticité et de la transparence. Voilà, sans doute, de quoi vous convaincre d'ouvrir les portes de votre entreprise à vos prospects et clients. Afin de mener à bien cette journée, demandez-vous ce que vous pouvez vraiment en attendre. En premier lieu, dressez la liste de vos invités: prospects, clients ou les deux? Qu'avez-vous à leur vendre ou à dire? Inutile, en effet, d'organiser des journées portes ouvertes sans contenu ou actualité à mettre en avant. En l'absence de nouvelles offres, vous pouvez déterminer une thématique économique, sociale ou environnementale pour animer facette journée: crise, développement durable, emploi des jeunes, etc. De quoi mettre en perspective votre offre.

Mais avant tout, misez sur les visites pour satisfaire la curiosité de vos invités. Idéalement, ouvrez-leur vos entrepôts, vos usines, vos ateliers de production et même votre département

L'expert

Hubert Dupuy est directeur de l'Institut de l'événement ANAé, organisme de formation dédié aux métiers de l'événement et du spectacle vivant.

2. Associer l'ensemble de l'entreprise

Une fois les contours du projet déterminés, il va falloir convaincre votre directeur général de l'utilité d 'une telle journée. Vous allez donc devoir vous montrer persuasif pour lui exposer les raisons qui ont motivé votre choix. Ne vous contentez pas d'emporter son accord de principe: il serait dommage de se priver de sa présence le jour J. Tenez compte de son agenda pour fixer la date de votre journée, plutôt un mardi ou un jeudi. Ensuite, à vous de lui prévoir son emploi du temps le jour dit (interventions, rencontres client, placement au déjeuner, etc.).

Toutefois, les autres collaborateurs de l'entreprise ne sont pas en reste. Informez de vos intentions les managers des autres services. «Au moins informer, au mieux impliquer» doit être votre devise. Ainsi, profitez d'un comité de direction pour mettre l'idée sur la table. Présentez la journée comme un enjeu commun, dont tout le monde pourra tirer bénéfice. Donnez à vos homologues un rôle actif, notamment auprès de leurs équipes, pour qu'ils relaient l'information dans leurs services respectifs. A eux de vous faire remonter les noms des personnes-clés intéressées pour participer à la journée. A vous, ensuite, d'organiser une réunion avec tous ces futurs ambassadeurs de votre société.

Par ailleurs, pour gérer les problèmes logistiques (parking, restauration, dispositif image et son, etc.), vous aurez besoin d'une aide extérieure. Appuyez-vous pour cela sur le service communication de votre entreprise, qui a aussi son mot à dire sur la façon d'intégrer cette journée à la stratégie de communication globale de la société.

@ AGB / IGOR ZAKOWSKI

3. Mobiliser ses commerciaux

Concevez cette journée non seulement comme un moment privilégié pour vos clients, mais aussi comme un outil d'aide à la vente. Vos commerciaux doivent donc tous se mobiliser. Pour cela, fixez avec chaque vendeur des objectifs spécifiques pour cette journée. En particulier, déterminez avec chacun quelle part de son portefeuille de prospects et/ou de clients devra être présente. Insistez par ailleurs auprès de votre force de vente sur l'importance d'obtenir des accords de principe de rendez-vous. L'événement doit, en effet, leur permettre d'entamer une relation commerciale avec des prospects.

4. Scénariser la journée

Vos clients et prospects font la démarche de venir vous voir. Ne les décevez pas! Faites-leur vivre une expérience unique. Prévoyez ainsi plusieurs temps forts afin de rythmer votre journée: visites, conférences, ateliers, tirage au sort pour gagner un cadeau, etc. C'est là qu'interviennent les différents services de l'entreprise. Par groupes ou en flux continu, ils font ainsi visiter aux clients leur espace de travail, leur expliquent, en situation, comment fonctionnent leurs outils quotidiens et répondent à leurs questions. Ils démontrent ainsi votre savoir-faire et l'implication de l'entreprise au service des clients. Cette mobilisation de chaque collaborateur pour faire découvrir son propre poste de travail est un gage d'authenticité et l'un des secrets de votre réussite.

Par ailleurs, prévoyez un discours officiel au début, au milieu ou à la fin de la journée, pour créer un moment fédérateur en jouant sur l'effet de masse. Afin d'enrichir les échanges et de renforcer votre discours, n'hésitez pas à inviter des intervenants extérieurs - consultants, sociologues ou même journalistes. Ils vous apporteront de la crédibilité tout en faisant, de manière indirecte, votre publicité. Pensez également à solliciter vos clients, qui sont vos meilleurs ambassadeurs. Prévoyez d'en faire témoigner un ou plusieurs sur l'expérience qu'ils ont de vos produits ou services, selon vos besoins du moment.

5. Miser sur le relationnel

En tant que patron de la force de vente, prenez soin, le jour J, d'être à 1 00 % disponible pour vos clients et non pas distrait par des contraintes d'organisation. Tout doit être prêt en amont. Ainsi, accueillez les visiteurs, favorisez les rencontres et les échanges, établissez des liens entre votre directeur général et vos clients les plus importants. Vos commerciaux, quant à eux doivent également être sur le pont notamment en faisant du networking. Mais le vendeur ne se contente pas d'échanger des cartes de visites ni même des poignées de main. Il peut accompagner ses clients lors de la découverte d'un entrepôt ou au contraire confier ces derniers aux bons soins du chargé de visite pour accueillir ses autres invités.

6. Remercier et débriefer

Tout événement doit avoir une suite... Votre journée terminée, vous devrez dès le lendemain penser à capitaliser sur ces visites. Aussi, envoyez à l'ensemble des personnes présentes un e-mail de remerciements signé de votre nom et accompagné d'un lien vers des photos de la journée, en ligne sur le site de l'entreprise par exemple. Remerciez également l'ensemble de vos collaborateurs en interne et promettez-leur, pour les jours suivants, un bilan chiffré incluant le nombre de visiteurs, de rendez-vous obtenus et de devis envoyés suite à cette journée. Vous ferez également un débriefing individuel avec chacun de vos commerciaux pour mesurer l'atteinte de leurs objectifs respectifs. Charge à eux, ensuite, de relancer leurs prospects, dès le lendemain et dans les trois semaines suivantes. Passé ce délai, le souvenir de la journée se dilue et les bénéfices se perdent...