Tourisme d'affaires: hôtellerie ou lieux moins conventionnels ?

@ Source : Etude Anaé Bedouk 2009

Depuis plus d'une quinzaine d'années, l'hôtellerie reste la première infrastructure choisie pour organiser des manifestations. Il s'agit d'une tendance stable, selon le Baromètre 2010 tourisme d'affaires de Coach Omnium, réalisé en partenariat avec Bedouk Meetings & Events Media. L'avantage de ces infrastructures est de proposer sur le même site un produit complet (location de salles, hébergement, restauration et parfois des espaces loisirs), ce qui simplifie l'organisation tout en limitant les déplacements et les frais. Même pour les journées d'étude (sans hébergement), l'hôtellerie s'est façonnée une telle image de professionnels des séminaires qu'elle en est devenue au fil du temps incontournable Malgré la crise, la demande s'oriente vers les catégories supérieures, notamment parce que ces structures disposent le plus souvent d'un très bon équipement en salles. Toutefois, contrairement aux deux années précédentes, entre les hôtels trois et quatre étoiles, la préférence va au moyen de gamme comme en 2005. Ce phénomène s'explique en partie par la réduction des budgets alloués aux participants. L'image et le prestige véhiculés par le nombre d'étoiles semblent moins importer aux entreprises qu'auparavant. Certains organisateurs ont d'ailleurs tendance à expliquer que l'image trop luxueuse des hôtels quatre étoiles n'est pas la bienvenue dans une période où l'on parle de crise financière et de récession.

Si les entreprises qui choisissent des hôtels préfèrent le moyen de gamme, celles qui disposent d'un budget plus souple se tournent de plus en plus vers les châteaux et infrastructures de «caractère». Quitte à y mettre le prix, les organisateurs misent avant tout sur l'originalité du lieu. Ainsi, les châteaux et sites historiques proposent souvent un cadre prestigieux et offrent un dépaysement apprécié des participants. Marquant les esprits, ils sortent de l'ordinaire et peuvent s'avérer tout aussi compétents que de simples hôtels dans l'accueil des entreprises. Leur principal handicap peut être leur éloignement des grands axes routiers et/ou leur petite capacité d'accueil. Dès lors, les entreprises sont de plus en plus séduites par des options moins courantes telles que des villages de vacances, des centres de loisirs, des casinos ou encore des parcs à thème ou de loisirs (Center Parcs, Futuroscope, Disneyland Paris...), voire des lieux inattendus comme le Stade de France.

La majorité des manifestations organisées par les entreprises françaises et étrangères implantées en France se déroulent dans l'Hexagone, et notamment à Paris qui arrive en tête Moins de 30 % des sociétés organisent des opérations à l'étranger, avec pour principale destination l'Europe, le plus souvent dans les pays limitrophes de la France. Concernant les destinations plus lointaines, le continent américain arrive en tête, suivi des pays du Maghreb et des Dom-Tom.

Mark Watkins, président-fondateur du cabinet d'études Coach Omnium

INTERVIEW

«Les destinations de proximité tirent leur épingle du jeu »


Quelle a été la tendance en 2009 pour le tourisme d'affaires ?
Ce marché a subi un très gros recul de 7,8 %, qui contraste avec les évolutions positives des années précédentes (1,5 à 3 % d'augmentation d'une année sur l'autre). A l'exception de 2003 (- 3,2 %), c'est la première fois en 18 années d'observation que le volume des dépenses des entreprises accuse une telle baisse. Le signe positif, c'est que même en période de crise, les sociétés ont toujours besoin de communiquer et de motiver leurs collaborateurs... Toutefois, et c'est un peu ce qui est nouveau, celles-ci ne peuvent évidemment pas se permettre de le faire de façon ostentatoire et coûteuse. Quand on licencie des dizaines de salariés, il serait plutôt très malvenu d'inviter ses cadres en séminaire dans un hôtel quatre étoiles à Deauville. L'hôtellerie d'affaires "de luxe" a souffert de la désaffection des entreprises, malgré des baisses de prix sensibles...
L'heure est donc aux économies ?
Sincèrement, je pense que l'objectif n'est pas tant de faire des économies, mais surtout de donner une image plus responsable. Les séjours et voyages plus "éthiques" profitent évidemment de cette tendance, même si 10 % des entreprises optant pour ce type de séjour le font parce qu'elles sont réellement investies dans une démarche "socialement responsable". Les sociétés écartent tout ce qui peut paraître comme clinquant. Elles évitent de donner un esprit trop vacances ou loisirs à leurs séminaires : désormais, on y travaille davantage. Les activités périphériques deviennent presque accessoires, même si elles sont proposées et qu'elles se négocient à la baisse.
Quels sont vos "pronostics" pour 2010 ?
Il est encore trop tôt pour faire un bilan de 2010. Si reprise il y a, elle sera lente. Les tendances de 2009 devraient se confirmer, d'autant qu'avec un dollar plus fort, le prix du kérosène flambe. Dans ce contexte, les entreprises sont encore moins enclines à faire voyager leurs clients et collaborateurs en avion, ce qui contribue à favoriser les destinations de proximité.

@ Source: Etude Anaé-Bedouk 2009.

I / Déterminez votre style de voyage

Le tourisme d'affaires est un outil global qui vous permet de resserrer les liens avec vos collaborateurs. Mais tous les voyages n'ont pas le même objectif, ni la même utilité. Voilà les différentes typologies.

- Le voyage pour motiver

C'est ce que les professionnels appellent le voyage «incentive». Ce type d'événement s'adresse au réseau commercial interne. Les collaborateurs, plongés dans le train-train quotidien et soumis à la pression des objectifs, n'ont pas toujours la possibilité de prendre du recul sur leur fonction. Lorsqu'ils sont disséminés partout en France, ils ne se connaissent pas et n'ont donc aucun esprit d'équipe. Ces voyages sont alors l'occasion de proposer des activités de «team building», une forme d'incentive qui vise à réunir des salariés d'horizons différents (géographiquement séparés ou issus de filiales ou d'entités différentes à la suite d'une fusion) pour leur permettre de partager des activités sportives ou culturelles fédératrices. Ce voyage est donc l'occasion d'apporter de la cohésion à l'équipe, de délivrer des messages basés sur des valeurs communes pour, au final, doper le moral et l'efficacité de ses participants.

- Le voyage de «travail»

Vous pouvez choisir d'emmener vos collaborateurs en voyage, dans le cadre d'un séminaire de travail. Il s'adresse dans ce cas à l'ensemble de la force de vente ou bien à un groupe de taille réduite (le management commercial, par exemple). L'objectif premier est de plancher sur une thématique: la présentation de la nouvelle organisation de l'entreprise à la suite d'un rachat, d'une nouvelle offre, d'un nouvel argumentaire produits, de nouveaux services, etc. Extraits de leur lieu de travail habituel, loin des sollicitations, des e-mails et des sonneries de téléphone, les participants peuvent se consacrer à 100 % aux séances de travail.

- Le voyage de récompense

Il vient clore un challenge au cours duquel les commerciaux issus du réseau de vente direct ou indirect (par exemple chez les revendeurs) se sont affrontés. Et où la récompense se matérialise par un voyage pour les plus méritants. C'est l'occasion pour eux de côtoyer leurs collègues et des membres de leur hiérarchie dans un contexte convivial. Cette opération repose sur la valorisation des gagnants, qui voient reconnaître publiquement leurs performances et bénéficient d'un voyage d'exception en gage de remerciement.

- Le voyage comme théâtre de la convention commerciale

Il réunit l'ensemble du réseau (interne ou externe) et parfois le marketing, l'administration des ventes, etc. La direction en profite pour délivrer une information stratégique sur l'entreprise (ses résultats, l'orientation de l'année à venir...). La convention permet, elle aussi, de rassembler des collaborateurs disséminés par exemple, les franchisés d'un réseau, qui profitent de cette occasion pour échanger et partager leur expérience. Ou encore, simplement la force de vente d'une entreprise au grand complet, comportant les vendeurs terrain, les vendeurs externalisés, les revendeurs indirects, etc.

- Le voyage qui s'adresse à des clients

Il s'agit alors pour la direction commerciale d'inviter ses clients ou prospects à forte valeur ajoutée à découvrir, par exemple, une nouvelle unité de production ou un processus de fabrication qui vient d'obtenir un label de qualité. Le but est de renforcer les liens avec ces décideurs de haut rang pour favoriser la vente.

II / Les conseils pour bien travailler avec une agence spécialisée

Si vous désirez réunir votre staff en séminaire «au vert», à une demi-heure de voiture du bureau, vous pouvez vous charger de réserver le lieu et d'organiser la manifestation vous-même. En revanche, si vous organisez votre convention annuelle sur un bateau de croisière, en planifiant des réunions de travail couplées à des activités de loisir, le tout sous l'oeil de clients triés sur le volet, mieux vaut faire appel à des professionnels. Ces derniers garantissent la bonne marche de la manifestation, dont on sait que le moindre faux pas peut avoir des conséquences fâcheuses...

Une agence de tourisme d'affaires orchestre l'opération de A à Z et met son expérience et sa créativité au service de votre événement. Pour la sélectionner, vous devez établir une short-list d'agences auxquelles vous adresserez votre brief. Choisissez-les au vu de leur expérience, de leur réputation (n'hésitez pas à interroger des confrères), de leur taille (les bons partenaires se ressemblent: n'optez pas pour une «star» de la communication parisienne si vous êtes une grosse PME de province). Examinez également ses principaux budgets, le parcours des dirigeants ou encore l'historique de l'entreprise.

Mettez les agences en compétition

Lorsque vous aurez sélectionné trois ou quatre agences maximum, envoyez-leur un brief. Ce document doit être aussi complet que possible, afin que vos interlocuteurs puissent vous apporter une réponse pertinente. Il faudra tout d'abord indiquer l'objectif du voyage, quelques idées de destinations ou de thèmes (si vous en avez), le nombre et le profil des participants, la période souhaitée, le contenu (travail, loisirs, spectacle...), les contraintes techniques (besoin d'un amphithéâtre, de showrooms, de spectacles sons et lumières, etc.). Il est également utile de présenter votre société afin que l'agence puisse la replacer dans son contexte. Donnez également des indications sur ce qui a déjà été fait en matière de communication, afin que vos commerciaux ne subissent pas leur énième bivouac dans le désert marocain.

Enfin, les agences sollicitées aiment avoir une idée du budget. Si ce n'est pas la somme précise, au moins une fourchette de plus ou moins 20 %. Expédiez le brief à vos agences-cibles en leur octroyant un délai de trois à quatre semaines pour vous formuler une réponse. Un entretien, quelques jours après la réception du dossier-réponse, permettra aux agences d'exposer leurs propositions, mais également d'éclaircir des points confus. Les agences pourront poser des questions, voire adapter leurs solutions en fonction des réponses.

Les critères les plus importants, qui font toute la différence, sont la réactivité de l'agence, sa faculté d'adaptation aux imprévus et sa créativité. Car tout au long de la préparation du voyage, qui démarre souvent six mois avant le départ, l'agence devra s'adapter aux changements: défection de certains participants, défaillance d'un fournisseur, imprévus climatiques sur la destination, problèmes de sécurité concernant les réunions ou les activités sportives, etc.

Sonia Rouxel, directrice de projet chez Chaïkana

INTERVIEW

« L'agence ne vend pas un produit mais un événement »


Pourquoi choisir une agence spécialisée dans l'événementiel plutôt qu'un voyagiste classique?
Le métier du tour-opérateur est de monter un voyage à partir d'un budget communiqué par son client. Le voyagiste est missionné pour négocier des billets d'avion ou de train, un hébergement au meilleur prix, et éventuellement des prestations annexes, pour l'ensemble des participants. En somme, il s'agit de faire du prêt-à-porter.
L'agence événementielle, quant à elle, va commencer par comprendre la problématique du séjour, afin de faire du sur-mesure. Elle pourra alors définir une thématique et, à partir de là, proposer un «fil rouge» autour duquel tout va s'organiser. Ce fil rouge doit être, évidemment, en parfaite cohérence avec le message et la stratégie de l'entreprise au moment de l'opération. L'agence ne vend pas un produit, mais vend un événement. Pour cela, elle doit être en mesure de jouer un rôle de conseil et d'accompagnement.
Au-delà de ce rôle de conseil, quelle doit être la qualité essentielle d'une agence?
Je dirais l'adaptabilité... Le voyage est très attendu et rien ne doit venir le perturber. Cela suppose d'être capable de réagir au pied levé, dans n'importe quelle situation, et de s'adapter à tout événement interne ou externe imprévu. L'agence peut-être amenée à proposer des aménagements, voire des solutions alternatives, sans dénaturer le projet initial et toujours en suivant le fil rouge préalablement défini avec son client. Ce dernier doit pouvoir s'adresser, dès le lancement de l'opération, à un même interlocuteur dédié qui va suivre le projet de bout en bout et sur sa globalité. J'ajouterais enfin que le rôle de l'agence est aussi d'accompagner son client dans les démarches déjà engagées en matière de développement durable et de responsabilité sociale, là encore dans une logique de cohérence.
A quel moment la mission de l'agence s'achève-t-elle?
La prestation de l'agence ne doit pas s'arrêter au moment où les participants embarquent dans l'avion du retour. Un bilan de l'opération est toujours indispensable. Il doit être fait à chaud, puis complété dans les semaines suivant le retour. Cela passe généralement par une enquête de satisfaction auprès de l'ensemble des participants et une réunion de débriefing avec l'équipe chargée du projet en interne.

III / Entre travail et loisirs, trouvez le bon compromis

L'important est avant tout de donner du rythme à votre voyage. Il est bon d'alterner les moments de détente, les séances plus studieuses et les plages libres. Les loisirs peuvent prendre des formes variées, mais sachez, en tout cas, que les activités périphériques représentent un surcoût de 20 à 25 % sur le budget de base d'une manifestation, selon le cabinet d'études Coach Omnium Vous pouvez, au choix, proposer la pratique «à la carte» d'activités de détente ou de sport, en choisissant un lieu équipé d'une piscine, de courts de tennis, de saunas, etc. Vous pouvez également être plus directif et organiser une visite culturelle ou proposer la pratique d'un sport, accessible à chaque convive, comme la randonnée en VTT, le kart, les loisirs d'eaux vives, etc.

Transcendez les générations par les activités

Les loisirs doivent s'adapter au profil des participants on ne s'adresse pas à des jeunes commerciaux comme aux chefs d'entreprise qui composent un réseau de distribution indirect. L'âge, le niveau socioculturel, l'origine géographique et les centres d'intérêt des participants permettent d'obtenir des pistes. Mais pour transcender les générations, optez pour les découvertes gastronomiques un musée du vin, la visite de caves ou un repas dans un restaurant étoilé font mouche à tous les coups. A titre d'exemple, comptez environ 65 à 80 euros HT pour une demi-journée de découverte oenologique, pour un groupe de 50 à 200 personnes. Certains voyages, et surtout les voyages de récompense ou ceux réservés à l'externe (clients, distributeurs...), autorisent la présence des conjoints. Le but du voyage est alors avant tout de faire plaisir, d'emmener les participants dans un endroit qu'ils ne pourraient pas fréquenter en temps normal. Le programme devra alors tenir compte de ces personnes venues uniquement pour l'agrément, en ménageant des plages d'intimité pour les couples et en suggérant des activités sans les imposer. Il faudra aussi prévoir d'occuper les conjoints des participants, lorsque ces derniers seront éventuellement pris par une séance de travail. En offrant, par exemple, un cocktail ou une visite culturelle pour les dames, pendant que leurs maris phosphorent...

Sylvie Pastre, gérante de l'agence SoBe Incentive

TROIS CONSEIL POUR... BIEN CHOISIR LA THEMATIQUE DU VOYAGE

La destination n'est pas une finalité
La destination est très importante pour motiver les équipes car elle est porteuse d'émotions et d'imaginaire. Pourtant, elle ne saurait être une finalité. Malheureusement certaines agences l'oublient trop souvent. Or il est essentiel que le contenu prenne le pas sur la destination. A une époque où les personnes sont habituées à voyager, il est nécessaire de leur proposer des activités qu'elles n'auront pas toujours l'occasion de faire: plonger avec des requins au large de Cape Town, accompagner à cheval un troupeau de vaches dans le Montana pendant six jours... Autrement dit réaliser ce que ne peut pas vous vendre l'agence de voyage en bas de chez vous. D'ailleurs, avec des budgets de plus en plus serrés, vous aurez tout intérêt à miser sur le contenu plutôt que de vous focaliser uniquement sur le côté attractif des destinations lointaines et onéreuses.
Un thème adapté à tous
Toutefois, dans cette recherche d'attractivité, vous devez prendre garde à ce que la thématique du voyage corresponde bien au profil de tous les participants. Veillez donc à bien transmettre les informations nécessaires à l'agence: âge, sexe, mais aussi niveau hiérarchique de vos collaborateurs. Autant les destinations peuvent convenir à une large cible, autant les activités sont plus sélectives. Le voyage reste avant tout un moment d'union et d'échange entre les participants, il ne faut donc pas exclure une catégorie de personnes au profit d'une autre.
Surfer tout au long de l'année sur la thématique
Si le voyage est la récompense en bout de course, pourquoi ne pas procéder à des opérations de teasing tout le long de l'année en organisant des mini challenges ou des événements en déclinant le même thème? Une façon d'installer cette récompense dans l'esprit de chacun et de marquer davantage les esprits. Ce qui permettra d'avoir un voyage en cohérence avec les valeurs de la société.

IV / Trouvez une activité fédératrice qui donne la couleur du voyage

Dans le cas du voyage de stimulation, qui vise à créer du lien, le programme de détente prend une importance particulière. Il faut choisir des activités de team building qui valorisent le groupe, le partage et le sens de l'effort. Quitte à organiser des mini-compétitions, avec des gagnants au bout du compte. Les sports qu s'y prêtent? Les rallyes - pédestres ou non -, le triathlon (qui fait appel au relais, donc à l'esprit d'équipe et d'entraide), la voile (où le succès d'un bateau dépend de la bonne coordination des gestes de chacun), etc. Comptez, par exemple, à partir de 57 euros HT par personne pour un rallye pédestre pour 20 à 120 personnes, et environ 150 euros HT par personne pour une journée de voile (pour 300 personnes).

L'intensité des sports est à adapter au niveau physique des participants, en privilégiant les sports accessibles au plus grand nombre et aux non-spécialistes. Mais le team building peut également se construire sur des activités culturelles ou de loisirs. L'avantage de ces pratiques plus légères est qu'elles permettent de partager un moment de convivialité, sans compétition. La découverte de l'arrière-pays niçois à VTT, par exemple, est une possibilité Vous pouvez également organiser un rallye culturel, où les équipes découvriront les splendeurs des châteaux de la Loire tout en menant une enquête ponctuée de défis ludiques (reconnaître une odeur, une musique, etc.) Vous compterez alors environ 40 euros HT par personne (hors billet d'entrée au château, pour une équipe de 20 à 50 participants). Autre possibilité: profiter de l'existence de studios de cinéma pour demander aux convives de réaliser un mini-film, sur une thématique donnée. Chacun endossera un rôle au service de l'oeuvre finale réalisateur, interprète, monteur, etc.

Défendre les valeurs de l'entreprise

Si le programme de votre voyage doit impérativement servir l'objectif et correspondre au public ciblé, il doit également coller à la culture et aux valeurs de la société. Dans une entreprise «citoyenne», où la préservation de la planète se répercute au quotidien, le voyage peut légitimement prendre une tournure écologique L'entreprise peut alors reverser une «taxe carbone», gérée, par exemple, par l'association spécialisée Action carbone. Le principe? Chaque déplacement est analysé à travers son rejet de CO2 et Action carbone calcule la compensation nécessaire, par participant, pour réduire l'effet de serre. Traduite en quelques euros par personne, la somme récoltée permet de financer des projets d'équipement en énergies renouvelables. Autre possibilité, pour votre voyage événementiel typé «développement durable»: recourir à des sous-traitants écolos, comme des traiteurs bio. Ou encore fréquenter des éco-lodges: ce sont des infrastructures d'hébergement respectant l'environnement, par les matériaux utilisés et/ou par la gestion de l'eau, de l'énergie solaire, etc. Il en existe en France comme à l'étranger. Selon l'Anaé, le développement durable, l'écologie et l'éco-conception des voyages représentent une tendance forte de l'année 2008, pour 60 % des agences événementielles.

Clarice Denis, directrice du pôle Travel chez Denis & Co

INTERVIEW

« Pas de révolution «verte« dans les voyages »


L'écologie et plus largement l'éthique sont-elles devenues des critères déterminants pour les entreprises souhaitant organiser un séjour pour leurs collaborateurs?
Les entreprises cherchent à faire évoluer leurs événements vers «quelque chose d'autre», mais sans savoir précisément quoi. Elles vont moins loin, surtout parce que la crise les oblige à faire des économies sur ce poste budgétaire. Elles essaient d'ajouter des activités qui ont davantage de sens ou de faire un «petit geste» pour la planète. Finalement, elles souhaitent contribuer à l'effort collectif.
C'est un premier pas, une tendance émergente qui va certainement se confirmer et s'amplifier dans les années à venir.
On ne peut donc pas encore parler de révolution en matière de tourisme d'affaires?
Non, aujourd'hui, les agences proposent plutôt des «petites touches» écolos: découverte de la ville en vélo ou en véhicules électriques, plutôt qu'en 2 CV ou en quad, repas dans un restaurant bio au cours du séjour, une nuit sous une yourte...
Nos clients attendent de nous qu'on leur montre le chemin, sans totalement bouleverser leurs habitudes. Des séjours 100 % écolo ne séduiraient pas, d'autant que les prix des hébergements «éco-compatibles» sont encore supérieurs à ceux de l'hôtellerie classique. Et l'offre, du moins en France, n'est pas mûre. Aujourd'hui, l'idée encore communément admise est que l'écologie ne rime pas avec le confort et le qualitatif. Cela ne fait pas rêver. Lors de voyages ou de conventions, nous proposons systématiquement la possibilité d'une compensation carbone du voyage. Nous sommes toujours entendus, mais pas toujours suivis. Il nous faut continuer à travailler sur ces questions avec nos clients, sans tomber dans la culpabilisation qui serait contre-productive, pour faire évoluer les habitudes et les mentalités.
Les pays nordiques ne sont-ils pas devenus des destinations prisées?
Les demandes d'organisation de voyages en Suède notamment sont de plus en plus nombreuses. Les pays nordiques ont une longueur d'avance et inspirent confiance. L'hébergement y est souvent «éco-compatible» et présente une image justifiée de qualité. Les pays du Sud, et particulièrement le Maroc, une destination très proche, seront plutôt choisis pour les possibilités d'y intégrer des activités liées à la solidarité et à l'aide au développement.

V / Choisissez une destination en adéquation avec votre stratégie

Autre étape dans la construction de votre voyage: le choix d'une destination. Elle doit donner envie aux invités de participer au voyage. Si vous ne disposez pas de grands moyens, préférez une destination de proximité, qui garantisse un minimum de loisirs et de dépaysement, plutôt qu'un voyage à l'étranger où vos invités devront se restreindre. Rien de pire, en effet, que d'emmener vos hôtes en Afrique du Sud, tout en les faisant dormir la moitié du temps dans l'avion, pour économiser une ou deux nuits d'hôtel. Fatigués et déçus, ils risquent de rentrer très mécontents. Globalement, le voyage doit correspondre aux pratiques usuelles de l'entreprise: ne déployez pas un faste démesuré lors d'un voyage, si vous demandez à longueur d'année à vos collaborateurs de faire des efforts sur leurs notes de frais. Vous risquez l'incompréhension. Les observateurs du marché du tourisme d'affaires l'ont remarqué les voyages s'effectuent aujourd'hui de plus en plus près et de moins en moins longtemps. Selon l'Anaé, 79 % des événements organisés par des entreprises françaises ont lieu dans l'Hexagone.

N'oubliez pas de faire rêver les participants

@ Source : Etude Anaé- Bedouk 2010

Le choix d'une destination est à rapprocher de l'objectif du voyage et des messages que veut faire passer l'entreprise. S'il s'agit de récompenser des collaborateurs en interne, vous pouvez privilégier l'exceptionnel, à la mesure des efforts qu'ils ont fourni pour l'entreprise. Le but est alors de marquer les esprits, d'offrir à votre public un moment inoubliable: des paysages à couper le souffle, tels que le désert du Sahara ou les plaines enneigées du Canada, un mélange de tradition et de modernité, comme la Chine, l'exubérance de destinations émergentes, comme Dubaï ou encore la splendeur des parcs nationaux d'Afrique du Sud. Attention: plus votre public est habitué aux voyages incentive, plus vous devrez trouver des destinations originales, pour continuer à l'émouvoir. Les voyages qui visent à flatter des clients obéissent aux mêmes règles: il vous faut interpeller, allécher vos interlocuteurs, en ajoutant pourquoi pas un brin d'actualité, comme des invitations pour Roland-Garros au mois de mai... Aussi, l'exposition universelle de 2010 à Shanghai ou encore la Coupe du monde de football en Afrique du Sud la même année peuvent-ils être de bons vecteurs. Pour un voyage concernant l'interne et voué au travail, la dimension de prestige peut passer au second plan. Vous privilégierez alors des lieux calmes et «authentiques», surtout si vos collaborateurs doivent se concentrer. Ne négligez pas la teneur des messages que vous souhaitez leur faire passer et informez-en votre agence organisatrice. Par exemple, si des changements s'annoncent dans l'entreprise, optez pour un lieu insolite qui suggérera l'idée du changement et de la transition.

@ Source : Etude Anaé-Bedouk 2008

 

@ Source : Etude Bedouk / Coach Omnium 2007

VI / Soignez la logistique en amont du voyage

Le choix d'une destination doit, bien entendu, tenir compte des infrastructures qu'elle offre. Si vous organisez votre événement en France, assurez-vous de l'accessibilité des lieux d'événements et notamment de l'existence de liaisons directes, qui évitent d'avoir systématiquement à transiter par Paris lorsque les participants viennent de province. Et ce n'est pas parce que vous venez à Paris que les difficultés n'existent pas. L'Ile-de-France connaît, par exemple, des problèmes de desserte du parc de Villepinte ou encore des difficultés pour relier Paris à l'aéroport Charles-de-Gaulle. Les transferts de l'aéroport au lieu d'événement sont bien souvent très supérieurs aux 20 minutes jugées comme le temps maximum acceptable par les professionnels et organisateurs.

Si certains pays émergent dans le tourisme d'affaires, comme la Croatie, la Bulgarie ou encore l'Argentine, il vous faut avant toute chose vérifier la capacité des lieux retenus pour héberger votre événement. De combien de chambres disposent les hôtels? Sont-ils facilement accessibles depuis un aéroport international? Les hôtels possèdent-ils les équipements nécessaires à vos séances de travail: amphithéâtres, salles de réunion, etc.?

Vérifiez les moyens techniques avant de partir

Si vous planifiez une plénière et des réunions de travail, attachez-vous à vérifier que les lieux s'y prêtent bien (existence d'espaces où les cloisons amovibles permettent en un clin d'oeil de passer d'une séance plénière à des ateliers de travail par sous-commissions). Les moyens techniques doivent également être présents vidéoprojecteurs, showrooms, matériel de sonorisation si besoin, etc.

Vérifiez également que les lieux peuvent répondre à des besoins particuliers, comme l'accueil de personnes handicapées, et qu'ils proposent des services à la clientèle, de type champagne et fleurs dans les chambres à l'arrivée, dépôt de documents dans les salles de travail, livraison de produits que vous souhaiteriez exposer... Quoi qu'il en soit, pour tester vous-même les qualités d'un lieu, n'hésitez pas à partir en repérage avant de prendre votre décision.

@ Source : Etude Bedouk / Coach Omnium 2007.

 

VII / Communiquez autour de votre voyage

Certains déplacements ne sont pas obligatoires. Vous devez alors séduire les participants. Deux cas de figure se présentent: soit le voyage est un événement isolé (par exemple un séminaire ou une convention) et nécessite une communication propre ; soit le voyage est la récompense attribuée dans le cadre d'un challenge. Dans ce cas, la communication doit être en phase avec le thème du challenge. Par exemple, ce peut être «Toutes voiles dehors» si vous présentez une stratégie avec un cap à atteindre dans l'année à venir et que, de surcroît, vous emmenez les participants faire du bateau. La communication autour du voyage sera alors déclinée sur un thème marin, avec un logo répercuté sur chaque document (invitations, étiquettes nominatives à apposer sur les bagages...). Sans oublier les médias électroniques. Il est de plus en plus fréquent de consacrer un site web à un challenge, notamment pour expliquer le règlement du concours, dresser des bilans de l'opération avec un classement des participants et donner des renseignements sur le voyage de récompense. Objectif: mettre en valeur la destination par une belle présentation et ainsi donner envie aux participants de se surpasser pour gagner. Parfois, la communication découle du lieu lui-même comme «Sur les traces de Jimi Hendrix à Essaouira (Maroc)». Il s'agit alors de faire redécouvrir un lieu que les participants connaissent déjà, sous un autre angle. En l'occurrence, celui de la musique. Certains organisateurs de voyage tiennent, par ailleurs, à ménager le suspense autour des destinations. La communication s'organise alors sous forme d'un teasing: les participants reçoivent des indices à intervalles réguliers, par exemple une fois par mois, qui les mettent sur la piste de leur futur voyage. Il peut s'agir d'une recette de cuisine, d'une expression locale, d'un fruit ou d'une plante typique, etc. L'avantage est d'éveiller la curiosité des participants.

Faites perdurer le souvenir

Concernant les conventions et les séminaires, l'enjeu repose moins sur le fait de faire venir les participants que sur la satisfaction qu'ils en retireront. Aussi, il ne faut rien laisser au hasard et placer la communication sous le signe de l'information: plaquette détaillée de l'événement avec le programme, balisage des activités au logo de l'événement, kits de travail... Il est également très utile de prévoir un petit cadeau symbolique, remis en fin de voyage, pour remercier vos participants produit gastronomique régional, par exemple. A noter certains voyages adoptent un caractère humanitaire, qui oriente alors leur communication. Qu'il s'agisse de rénover une école ou de livrer des jouets à une crèche, la communication autour d'un tel événement se fait alors de manière très informative: qui va-t-on aider, pourquoi, quelle est la situation et le contexte du pays, comment va-t-on s'y prendre, etc. Un voyage humanitaire se prêtera également plus volontiers à un suivi, post-événement. Car il ne suffit pas de communiquer avant votre voyage événementiel: vous devrez aussi faire perdurer le souvenir, après coup. A minima, envoyez un CD de photos ou un DVD du voyage à chaque participant. Plus poussé: vous pouvez inviter les convives à une séance de projection des photos du voyage, autour d'un cocktail. Dans le cas d'un voyage humanitaire, le souvenir perdure de façon plus intense. Les participants aimeront avoir des nouvelles des écoliers ou des enfants qu'ils ont aidés lors de leur expédition, suivre la pousse de la végétation qu'ils ont plantée, ou encore voir comment l'équipement qu'ils ont installé est utilisé. Cela donne du sens à leur déplacement. Toutefois, la communication orchestrée après un voyage ne doit pas durer plus de deux ou trois mois. Car il faut tourner la page, et commencer à préparer l'événement suivant.

Sophie Amsellem, directrice associée, Le Public Système

TROIS CONSEIL POUR... MESURER L'IMPACT D'UN VOYAGE

Bien évaluer les enjeux
L'impact du voyage ne pourra réellement se mesurer que si ses objectifs ont été clairement précisés au départ. Quelle est la cible concernée? Quels sont les enjeux de l'opération? Quels en sont les effets attendus?
Sonder les participants au retour
Le succès de l'opération ne pourra pas être évalué à la seule aune du bronzage des participants ou de l'applaudimètre! Une enquête de satisfaction doit donc être réalisée «à chaud» dès le retour et auprès de l'ensemble du groupe ayant participé au voyage. Evidemment, mieux les enjeux auront été définis au départ, plus cette enquête sera pertinente. Il ne s'agit pas simplement de demander aux participants s'ils ont passé un moment agréable et s'ils se sont bien amusés... Une enquête plus qualitative peut également être envisagée plusieurs semaines après. Elle sera effectuée auprès d'un panel représentatif. Après l'analyse de ces enquêtes, une réunion de débriefing est indispensable, aussi bien en interne qu'avec les différents prestataires qui auront participé à la convention. Cela permettra de ne pas reproduire les mêmes erreurs pour des conventions ultérieures. Les entreprises peuvent aussi s'appuyer sur des outils d'évaluation comme celui que propose l'Anaé (l'Association des agences conseil en événements et tourisme d'affaires). Le dispositif mesure l'efficacité de chaque événement, quels que soient son public, sa nature ou son envergure. L'impact de chaque opération est appréhendé par une série d'indicateurs qui correspondent aux spécificités et aux forces du média événement: mémorisation, valorisation personnelle, évolution de l'attitude, etc.
Les entreprises ont ainsi une idée de ce que leurs séminaires, conventions et autres événements d'entreprises leur ont rapporté. De quoi dresser un vrai bilan et évaluer leur retour sur investissement.
Mettre à disposition un livre d'or
Enfin, n'hésitez pas à permettre aux collaborateurs de laisser leurs commentaires par exemple dans un livre d'or sur le blog créé à l'occasion de la convention ou de l'incentive. Ce sont de bons indicateurs, non seulement de la satisfaction des participants, mais aussi de ce qu'ils ont retenu du voyage et des différents messages que vous avez souhaité faire passer.