Faites entrer les ventes dans une nouvelle ère avec la signature électronique

Dans un contexte où la digitalisation fait évoluer les pratiques en entreprise, la signature électronique devient un rouage numérique essentiel pour les activités commerciales sur le terrain, mais également dans la gestion en amont et en aval.

La transformation digitale est un tremplin pour la fonction commerciale. Objectif : gagner en productivité, accélérer les cycles de vente et se rapprocher des attentes des clients. 71 % des dirigeants d'entreprises estiment ainsi que le digital est efficace pour vendre, révèle une étude de 2021 réalisée par le cabinet McKinsey. La signature électronique fait figure d'étape clé qui s'inscrit dans cette évolution. Une autre enquête conduite par YouGov, également en 2021, souligne la forte accélération de l'adoption de cette dernière dans un contexte de crise sanitaire : dans 49 % des cas, les entreprises qui se tourné vers la signature électronique l'utilisent pour des documents dans le cadre de ventes.

Elle représente un mécanisme agile et innovant destiné à garantir l'intégrité d'un document électronique et d'en authentifier l'auteur, par analogie avec la signature manuscrite sous format papier. La signature électronique implique la même valeur légale que l'équivalent manuscrit, et se différencie par le fait qu'elle n'est pas visuelle, mais correspond à une suite de caractères. A noter d'ailleurs que la signature scannée et manuscrite n'ont pas la même force probante, même si elles permettent bien sûr l'identification claire de leur auteur.

Gains d'agilité, d'efficacité, de rapidité

En comparaison de sa version manuscrite, la signature électronique fait gagner un temps de traitement précieux. Quelques secondes sont suffisantes en lieu et place du processus traditionnel où plusieurs jours peuvent être nécessaires pour la signature, l'envoi des contrats par courrier postal, la réception et l'enregistrement par toutes les parties prenantes. Il ressort de cette évolution une hausse significative de la productivité, des échanges plus fluides, rapides, ainsi qu'un avantage concurrentiel appréciable pour les clients qui n'ont plus à parapher et scanner chaque page. Une solution de signature électronique a également pour effet une accélération des cycles de vente, une augmentation du taux de conversion côté client, une centralisation de l'activité contractuelle et un pilotage plus simple des forces de vente, grâce à une vision globale en temps réel de chaque confirmation de vente.

Oodrive Sign est une plateforme SaaS sécurisée qui répond à ce type de besoin. Au-delà du seul outil de signature, il s'agit de se doter d'un dispositif qui vient compléter la digitalisation des activités des directions commerciales. Ce dernier fournit une fluidité dans toute situation, grâce à son utilisation en mode déconnecté, sur PC, ou encore en mobilité. Les commerciaux en déplacement peuvent bénéficier de toutes les fonctionnalités sans restriction, sur smartphone ou tablette. Les notifications et signatures par SMS, en temps réel, ou encore la gestion en toute simplicité des campagnes multi-signataires expliquent le succès de ce type de solution auprès de collaborateurs en quête d'agilité, notamment en déplacement.

La sécurité et la confidentialité sont garanties de l'acte de la signature à la sauvegarde des données en passant par leur collecte, dans le respect de la réglementation en vigueur au sien des différents secteurs d'activité.

Le recours à une API permettant d'intégrer facilement la signature électronique à une solution de gestion commerciale, CRM ou tout autre ERP Finance, joue également un rôle essentiel. En adoptant une telle approche, le spécialiste Oodrive Sign propose d'importer toutes les fonctionnalités de signature dans les applicatifs métiers. Les documents à signer peuvent être ajoutés, préparés, pré-remplis en amont. Dans un deuxième temps, les interlocuteurs de l'entreprise signent les contrats. Que ces derniers soient connectés ou non, en face à face ou à distance, les données sont rapatriées dans les systèmes d'information par une simple opération de call back, en toute conformité et en toute confiance.

Garanties et intuitivité en première ligne

Oodrive Sign a pris le parti de la simplicité d'usage en 4 étapes. Tout d'abord, l'utilisateur choisit le document à déposer dans l'outil. Puis il ajoute le(s) signataire(s) et le mode de signature (en face à face, à distance...). Le PDF est ensuite finalisé dans le format final à présenter et à soumettre aux parties prenantes. A ce stade, on collecte également les signatures électroniques des différents signataires. Enfin, le tiers de confiance CertEurope certifie et horodate le document, ses éventuelles annexes ainsi que l'identité de chaque signataire. L'ensemble des contenus est immédiatement scellé et archivé avec la preuve associée dans votre back office.

Le suivi des contrats peut se faire en un clic avec de nombreuses options. Qui a consulté les documents ? A quel moment ? Qui sont les signataires ? Les réponses à toutes sortes de question restent accessibles simplement, tout comme les nécessités de relance, les facturations associées, les suivis des consommations, des transactions. A noter que si plusieurs documents doivent être signés, il est possible de les regrouper en un unique fichier, afin de faciliter la tâche du client.

La capacité de personnalisation de la gestion et des parcours de signature électronique est autre point particulièrement recherché par les utilisateurs. Oodrive propose dans ce domaine une approche sur mesure et évolutive, par exemple par le biais de templates permettant de regrouper des catégories de signatures et de documents associés. La visualisation et le suivi du cycle de vie des contrats sont possibles à tout moment grâce à un tableau de bord dédié. En un clic, les relances auprès des signataires peuvent être effectuées, et les données contenues dans les contrats sont remontées et exploitées au sein des systèmes d'information concernés.

A noter aussi que Oodrive Sign autorise le regroupement de documents à signer et la signature d'un même document par plu­sieurs signataires, sans altérer son intégrité.

La signature électronique de confiance pour les professionnels.