Animation. Dix idées pour donner du “peps” à vos conventions

1/Donner la parole au terrain

Pour rompre avec le style classique – et quelque peu figé – des plénières, qui font habituellement la part belle aux messages descendants, les entreprises peuvent explorer une première piste, qui consiste à donner aux collaborateurs invités la possibilité de s’exprimer. Comment ? En les impliquant, en amont, dans le travail de préparation. « En abordant avec eux des sujets qui leur tiennent à cœur, vous allez éveiller leur intérêt, précise Emmanuel David, directeur général de l’agence Market Place, surtout si cette réflexion est mise en scène durant la convention. » Une autre façon de les impliquer consiste à solliciter astucieusement les participants pendant la séance. « La rencontre sera d’autant plus concrète et dynamique que la direction commerciale en profitera pour mettre en avant les initiatives du terrain qui ont donné de bons résultats », suggère Marc Albouy, responsable du pôle événement de l’agence Pro Deo.

2/Fédérer les collaborateurs

Au-delà des passages quasi obligés – commenter le bilan de l’année commerciale écoulée, fixer de nouveaux objectifs et fédérer les individus –, la direction commerciale peut mettre à profit ce temps de réunion pour sensibiliser les collaborateurs de la fonction commerciale à la culture d’entreprise. Objectif : développer le sentiment d’appartenance. Comment s’y prendre ? « Tout simplement en conviant d’autres services de l’entreprise à assister à la plénière », explique Marc Albouy. Pourquoi ne pas faire intervenir, par exemple, des membres des services marketing, des achats ou encore des ressources humaines ?

3/Garder un fil conducteur

Pour rompre avec la structure traditionnelle de la convention tout en délivrant les messages essentiels, l’entreprise peut construire l’événement autour d’un thème fédérateur qui lui servira de fil conducteur. Emmanuel David conseille de s’inspirer du lieu, du pays ou de la ville où se tient la réunion. « Chaque convention devient alors unique », argumente-t-il. Récemment, l’agence Le Public Système a eu l’idée d’illustrer de A à Z une convention à l’aide de bandes-annonces cinématographiques. « Tous les sujets peuvent être traités en référence au cinéma », assure Frédéric Bedin, président de l’Anaé Événement et directeur général du Public Système. Pour le décor, le choix de la salle de cinéma s’est imposé. On aurait tout aussi bien pu imaginer “filer la métaphore” de l’exotisme, d’un continent, de la BD, d’une série culte, etc. Un moyen original et décalé d’aborder des sujets de fond.

4/Regarder ailleurs

Ce temps de réflexion peut également être mis à profit pour réaliser une séance de benchmarking visant à identifier, en dehors de l’entreprise, des pratiques originales et performantes, des idées à adopter ou à adapter. La parole est alors donnée au représentant d’une entreprise, qui va introduire son organisation, commenter ses processus de décision, etc. Un fabricant de l’industrie agroalimentaire peut, par exemple, inviter une enseigne de la distribution.

5/Inviter une “star”

La plupart des conventions s’articulent autour d’une idée forte : l’audace, la créativité, le travail en équipe, etc. Ces notions peuvent être judicieusement portées par une célébrité emblématique (chef d’entreprise, sportif, etc.). Une intervention qui peut marquer les esprits et démultiplier la force du message, si, toutefois, la “star” est charismatique. « L’intervention sera d’autant plus appréciée qu’elle sera dénuée de toute “langue de bois” », précise Emmanuel David.

6/Pratiquer le team building

Le team building est, en général, associé aux grands espaces naturels. La montagne, la mer, la forêt… Tous les cadres de jeu ont déjà été investis. Sauf la ville. Prenant le contre-pied de ce qui se fait habituellement, Le Public Système a proposé, pour surprendre les participants d’une convention, un rallye à trottinette en plein Paris. Par groupes, les participants devaient photographier des nains de jardin cachés dans tout Paris à la façon “Amélie Poulain”.

7/Soutenir une cause

Pour donner du sens à la convention de votre force de vente, vous pouvez y introduire une démarche humanitaire : distribution de médicaments, projet à caractère social, etc. « C’est intéressant si l’action s’inscrit dans un programme suivi dans le temps », tempère Marc Albouy. À éviter, donc, les actions ponctuelles. La convention offre, en fait, un moment idéal pour lancer une action humanitaire relayée, tout au long de l’année, par des challenges.

8/Ouvrir des portes secrètes

Pour marquer les esprits, rien de tel que de surprendre. « Il faut emmener vos collaborateurs dans des endroits inédits où ils n’ont aucune chance de se rendre d’eux-mêmes », précise Marc Albouy. La partie ludique de la convention a pour thème la musique ? Ouvrez-leur les portes d’un studio d’enregistrement, faites-les travailler avec des “pros”. Vous les réunissez à Moscou ? Prévoyez, comme l’a fait l’agence Pax Com’in pour DHL, une visite privée de la Cité des étoiles, en présence d’un cosmonaute de la station spatiale Mir. Même chose pour le dîner : investissez des lieux a priori inaccessibles tels qu’un musée, une ancienne fabrique, la villa d’un milliardaire, etc.

9/Faire d’eux des “exploracteurs”

Lorsqu’arrive l’heure de quitter la salle de réunion pour humer l’air environnant, optez pour une visite “soft”. Si ces moments ludiques ont été, dans le passé, ponctués de chasses au trésor et autres compétitions, l’heure est aujourd’hui aux visites véritablement ludiques, version exploration. « Au lieu de leur faire arpenter la ville au pas de course, demandez-leur de réaliser un carnet de voyage avec photos, esquisses, échantillons », suggère Marc Albouy. Pour qu’ils “sentent” vraiment les lieux, faites leur prendre les transports en commun. Il faut que ce temps soit vécu de façon pleine et authentique.

10/Surprendre et valoriser

« Pour marquer une convention, choisissez des activités que les participants n’auraient jamais pratiquées par eux-mêmes et faites en sorte que tout se passe mieux que s’ils l’avaient fait seuls », conseille le président de l’Anaé Événement. Lors d’une convention réunissant 200 personnes, à Paris, les participants ont, ainsi, été invités à plancher, en groupe, sur des scénarios. Ils se sont ensuite attelés à la réalisation, sous la houlette d’un metteur en scène professionnel. Les courts métrages, portant sur des thèmes fédérateurs (la communication interne, les relations force de vente/marketing, etc.) ont été présentés et récompensés au cour d’un minifestival du film, qui s’est tenu lors de la soirée.