Choisir un progiciel pour ses commerciaux

Le marché français des progiciels “forces de vente” compte pas moins d’une cinquantaine de solutions. Difficile, pour un directeur commercial, de faire un choix raisonné. Le CXP, cabinet d’expertise indépendant dont la vocation est d’apporter aux entreprises un service complet d’évaluation et de sélection de progiciels, a défini une méthode qui permet de choisir la solution adaptée aux besoins. Analyser les processus de venteIl s’agit de mettre à plat la manière dont fonctionne le service commercial. Cela peut paraître simple et pourtant, on constate souvent que les commerciaux ont chacun leurs petites méthodes. Or, c’est justement ce que l’informatisation vise à éviter : avec l’informatique, les processus de vente seront uniformisés, standardisés pour améliorer l’efficacité. Le directeur commercial doit donc, dans un premier temps, cartographier le cycle de vente : « Quelles sont les étapes par lesquelles doit passer le commercial, de la détection d’une affaire jusqu’à sa signature ? Comment les propositions commerciales, et notamment les devis complexes, sont-elles rédigées et en combien de temps ? Comment sont effectués les reportings ? À quelle fréquence ? etc. Autant de questions à se poser pour bien connaître le fonctionnement de sa force de vente », explique Stéphanie Wailliez, analyste senior au CXP. À ce stade, il convient également de recenser la base d’informations disponibles en interne sur les clients, la concurrence, les tarifs, les produits, etc. C’est important, car cela permet déjà de voir quel contenu peut être agrégé au progiciel. Fixer des objectifsLe directeur commercial doit ensuite se poser une question qui peut paraître absurde et qui, pourtant, est essentielle : pourquoi souhaite-t-il informatiser la force de vente ? Est-ce pour améliorer le cycle de vente ? Pour avoir un meilleur taux de transformation des prospects en clients ? Etc. Ces réponses constitueront les objectifs à quantifier. Ainsi, il ne suffit pas de dire que l’on veut augmenter le temps de présence du commercial sur le terrain, mais que l’on veut l’augmenter de 30 ou de 50 %. La recherche par éliminationDès lors que le directeur commercial connaît ses objectifs, il lui est possible d’élaborer une grille de questions qui lui permettront d’analyser l’offre du marché. Ces questions, prenant en compte trois types de critères, seront envoyées à une dizaine d’éditeurs : • Critères commerciaux sur l’éditeur : sa taille, ses références, sa présence régionale (si l’on a besoin, par exemple, qu’il ait un bureau à Lyon), le coût moyen d’un progiciel, etc. Il s’agit de vérifier sa solidité et son sérieux.• Critères techniques : les choix techniques déjà faits par l’entreprise peuvent influencer le choix du pro-giciel. Si les commerciaux sont déjà équipés d’un PC, le progiciel pourra-t-il fonc-tionner sur ces machines ? Le progiciel peut-il être interfacé avec la base de données de l’entreprise qui fonctionne sous tel standard informatique ? Etc. • Critères fonctionnels : ce sont, bien sûr, les plus importants. Le directeur commercial fait part ici de ses besoins. Souhaite-t-il une solution qui ne s’occupe que de la gestion de contatcs ou bien, au contraire, un progiciel de gestion d’affaires intégrant aussi des analyses décisionnelles ? Si l’entreprise, à court ou moyen terme, souhaite se doter d’un centre d’appels ou d’un site de commerce électronique, elle doit aussi le préciser car elle devra choisir un progiciel capable de dialoguer avec les autres applications informatiques. La démonstration, moment de vérité Sur les dix éditeurs auxquels la grille d’évaluation a été envoyée, on en retiendra trois. Il faudra alors leur demander de paramétrer une démonstration. « Les éditeurs réalisent des maquettes à partir d’un scénario de vente, explique Stéphanie Wailliez. Lorsque vous assistez à ces démonstrations, que vous comparez concrètement, vous vous rendez très vite compte de la solution qui vous convient réellement. » Ensuite, il faut analyser la proposition de mise en œuvre de l’éditeur. Pour Stéphanie Wailliez, « il est important de savoir combien de temps le déploiement du progiciel prendra, de savoir quelles formations sont prévues pour les commerciaux, etc. La qualité de service et les moyens que l’éditeur est prêt à mettre à votre disposition sont essentiels dans la réussite de ce type de projet. »

Ce qu’il faut retenir • Établir une cartographie des cycles de vente (étapes, procédures, etc.) • Recenser les bases d’informations disponibles (clients, concurrence, tarifs, produits, etc.) • Se fixer des objectifs précis (augmenter de 30 % le temps passé en clientèle, par exemple) • Élaborer et envoyer un questionnaire (critères commerciaux, techniques et fonctionnels) à une dizaine d’éditeurs • En sélectionner trois et organiser une démonstration avec chacun • Analyser leur proposition de mise en œuvre