Convention européenne. Les clés du succès : rigueur et vigilance

L’organisation d’une convention européenne ou mondiale réunissant un grand nombre de collaborateurs issus de plusieurs pays et parlant différentes langues, qui plus est réalisée dans une ville éloignée du siège de l’entreprise, est complexe, voire périlleuse, donc souvent confiée à une agence. Certains groupes, comme Era Immobilier, s’y sont néanmoins frottés en interne. Un travail titanesque. Hélène Gagnon, directrice administrative d’Era, qui s’en est chargée, avoue : « La prochaine fois, nous n’excluons pas de faire appel à une agence ! » La plupart des entreprises chargent une agence de l’organisation de leur convention de A à Z. D’autres lui confient seulement les aspects créatifs : déroulement des plénières, planification des activités ludiques. Dans ce cas, elles laissent à chaque pays la possibilité de confier à une agence de son choix la logistique, l’organisation de réunions en annexes… « Cette formule permet de donner une dimension plus humaine à une convention européenne, de conserver une identité par pays », explique Agnès Lancelle, de l’agence Saturne. Une option qui comporte toutefois certains risques. En effet, il ne faut pas oublier qu’une convention européenne a pour premier objectif de véhiculer un message unique à un public hétérogène et de comparer les pratiques entre collaborateurs d’horizons différents. Pas question, donc, de recréer des groupes par nationalité. « Il est parfois intéressant de prévoir des ateliers de travail croisés par fonction, mais surtout pas par pays, sinon autant rester chez soi », tranche Joseph Caunan, directeur général de l’agence Market Place. Certaines entreprises organisent malgré tout leur convention nationale à l’occasion d’une convention européenne, mais elles risquent d’affaiblir l’effort d’harmonisation de la culture d’entreprise.

Ateliers préparatoires

Parce qu’une convention européenne requiert une organisation lourde, nommez dès le début un chef de file, une personne qui, en interne, regroupera les idées et rapportera à la direction. Par ailleurs, n’hésitez pas à nommer un comité de coordination multiculturelle ; cela permet de mener des ateliers préparatoires et d’éviter les erreurs de casting. Une règle s’impose quant à la préparation : s’y prendre tôt. Cela vous permettra d’avoir le choix de la ville et de la date. L’agence doit commencer ses investigations environ un an à l’avance. On peut ainsi « éviter, comme ce fut le cas récemment, que certains participants soient logés à 90 kilomètres du centre des congrès », illustre Francis Muyl, directeur général de Publicis Dialog (ex-Global Event System), agence organisatrice des entretiens de Davos. Pour faciliter ce travail, optez pour une agence de votre pays. Le choix de la destination repose en général sur plusieurs éléments : « la provenance des participants, la nature des activités hors convention, le nombre de participants, l’existence d’un centre adapté, avec des salles modulables pour les réunions de travail, la présence d’un espace restauration, d’un business center, d’infrastructures hôtelières à proximité », énumère Xavier Le Roy, directeur général de CTM Événement, filiale événementielle du groupe Cara France. « Attention aussi à l’équipement des salles en matière de sono, vidéo, liaisons internet », insiste Agnès Lancelle, directrice de promotion et d’événement auprès de l’agence Saturne. La logistique et les transports (présence d’un aéroport international, accès autoroute…) comptent aussi pour beaucoup.

Attention aux traductions

Les conventions européennes se déroulent en moyenne sur trois ou quatre jours. « Si, lors d’une convention nationale, l’aspect pédagogique est primordial, en revanche, une convention européenne consacre souvent autant de temps aux aspects ludiques que pédagogiques », observe Agnès Lancelle, directrice promotion et événement de l’agence Saturne. Le dépaysement est souvent l’occasion de découvrir une région ou de travailler la cohésion d’équipe. Autre particularité de la convention européenne : la nécessité de traduire les discours des plénières. Certains groupes, qui ont choisi l’anglais comme langue de travail, jouent la carte internationale et renoncent à tout système de traduction. « Il faut être sûr de son coup. Le contenu du message doit être compris à 100 % ! » met en garde Xavier Le Roy de CTM Événement. C’est pourquoi, dans 80 % des cas, les organisateurs optent pour la traduction simultanée. Les interprètes doivent posséder une telle maîtrise des deux langues que sa traduction sera fluide. Il doit, en outre, posséder une culture du secteur, faute de quoi il risque le contre-sens. L’expression “bouche à oreille” qui devient en traduction “bouche à bouche” peut prêter à sourire. D’autres pourraient faire grincer des dents. Pour prévenir ces risques, Renault a homologué, pour ses conventions européennes, un certain nombre d’interprètes. Attention également, l’utilisation d’un nombre important de langues pendant les séances plénières a tendance à réduire l’interactivité entre les participants. Il convient donc simplifier au maximum les messages.

Témoignage

Hélène Gagnon, directrice administrative d’Era Europe « La convention permet de faire progresser les pratiques de chacun » En octobre dernier, Era Immobilier, groupe implanté dans 29 pays, a tenu à Amsterdam sa convention européenne, à laquelle ont participé 1 200 collaborateurs et responsables d’agences. La convention a été organisée en interne. La première journée était consacrée aux conventions nationales, la seconde à la convention européenne, la troisième était réservée à la visite de la ville. « Cette convention a permis aux représentants Era des différents pays de partager leurs problèmes et surtout les solutions qu’ils ont mises en place », explique Hélène Gagnon. L’un des participants, Guy Le Guern, responsable d’une agence à Saint-Sébastien-sur-Loire (Loire-Atlantique), raconte : « Au delà de la rencontre et des échanges d’expériences avec nos homologues européens, je suis venu pour faire le plein d’énergie. La dimension festive ? Elle est importante mais pas essentielle. »

Où aller ?

Les destinations en or Barcelone est une destination idéale pour les conventions européennes : climat agréable, aéroport digne de ce nom et statut de ville olympique qui, à ce titre, possède un parc hôtelier abondant et de qualité. Il est nécessaire de s’y prendre tôt (un an à l’avance). En somme, une destination idéale pour les conventions placées sous le signe de la détente. Nice, Cannes et Monte-Carlo, à plus petite échelle, disposent d’un très beau centre des congrès. Comme à Barcelone, du fait du climat, vous pouvez envisager des activités ou même des dîner extérieurs. Paris, Berlin, Prague, Amsterdam, Vienne ou Francfort possèdent également des infrastructures complètes. Ces villes sont aussi plus centrales pour les entreprises qui invitent des participants des quatre coins de l’Europe. Les entreprises pourront y jouer la carte culturelle et historique, privilégiant le sérieux et le travail plutôt que la détente. Dans un autre genre, Disneyland Paris, qui dispose d’une vaste infrastructure hôtelière sur place, est également un site fabuleux.

A retenir

_ Nommez une personne chargée de coordonner toute la préparation. _ Commencez vos démarches un an à l’avance : dates, réservations… _ Le choix de la ville se fera selon la capacité d’accueil du centre et de l’hôtellerie, l’image et la situation géographique de la ville, mais aussi selon les installations techniques du centre (sono, vidéo, cabines de traduction). _ Une convention européenne ou mondiale permet à l’entreprise de parler d’une seule voix face à une population hétérogène. Évitez de recréer des groupes par pays.