Faites de votre assistante un bras droit très polyvalent

Exit le temps de l'assistante cantonnée aux tâches bureautiques. Nombreux sont déjà les directeurs commerciaux qui ne se contentent plus de leurs qualités d'hôtesses et de secrétaires, mais les associent davantage à l'activité commerciale. «Les fonctions des directeurs commerciaux ont évolué avec davantage de responsabilités au sein du comité de direction et, par conséquent, la mission des assistantes a aussi changé», constate Corinne Brouard, consultante en management commercial à la Cegos. Le métier d'assistante implique davantage de responsabilités, de prises d'initiatives et d'engagement au sein de la direction commerciale. Votre collaboratrice doit se positionner comme un bras droit, capable de vous délester de certaines tâches liées notamment au processus commercial. Misez sur ses compétences! Pour cela, il vous revient de définir en amont son rôle et ses missions et ceci dès son recrutement. Une phase nécessaire pour qu'elle trouve sa place au sein de l'équipe commerciale. C'est le prérequis pour voir les fonctions de votre assistante évoluer vers des tâches à forte valeur ajoutée.

Une collaboratrice polyvalente

Son rôle peut, dès lors, intervenir dès les premiers contacts avec les clients et les prospects. Pour cela, elle doit parfaitement connaître les produits et le marché de votre entreprise, ainsi que l'historique et le profil de vos clients. Et savoir, le cas échéant, les orienter vers le commercial adéquat. «Elle va alors jouer un rôle essentiel dans la fidélisation de la clientèle», remarque Noémie Loubaton, responsable de l'agence Office Team, société de travail temporaire spécialisée sur les postes d'assistantes et qui vient de publier une étude sur les enjeux des métiers d'assistanat-secrétariat*. Elle poursuit: «Le rôle des assistantes doit également évoluer, si ce n'est déjà fait, vers une participation plus active à la préparation des dossiers et des réunions.» N'hésitez plus à lui demander, par exemple, de se charger de la veille commerciale telle la qualification des interlocuteurs, les études de marché ou l'identification de nouveaux fournisseurs. Autre piste: la gestion, la comptabilité, voire la logistique liée à la direction commerciale peuvent faire partie de son quotidien. Il est tout à fait possible de lui demander de rédiger et d'envoyer les devis, de traiter les factures, et de transmettre par téléphone, courrier ou e-mail des informations sur les coûts et les délais de livraison. Osez lui confier des missions stratégiques: la réalisation de tableaux de bord, voire l'analyse des résultats. «Selon son expérience et le degré de responsabilité que lui accorde son manager, l'assistante pourra être amenée à participer à l'élaboration du budget et à donner l'alerte en cas d'écarts, note Anne Broilliard, responsable du département métiers du secrétariat au sein du cabinet de conseil Demos. Dans certaines entreprises, et lorsque ses compétences le lui permettent, elle pourra même se charger de l'élaboration des plaquettes commerciales ou de l'organisation des événements extérieurs (salons, séminaires, portes ouvertes…).» Enfin, cette collaboratrice polyvalente et coordinatrice se positionne de plus en plus comme l'interface privilégiée entre la force de vente et le directeur commercial: elle est au cœur du flux des demandes et des remontées d'informations. Sachez écouter votre assistante! De par sa position ­privilégiée, elle peut vous permettre de connaître les états d'âme de la force de vente et vous conseiller sur les améliorations possibles.

Faire évoluer ses compétences

«Aujourd'hui, elle ne doit plus être considérée comme l'assistante du seul manager commercial, mais comme celle de la fonction commerciale dans son ensemble», remarque Anne Broilliard. «Pour cela, plus elle sera intégrée à l'équipe, plus elle sera impliquée et motivée, affirme Noémie Loubaton (Office Team). La former sur les produits et la faire participer aux réunions avec les commerciaux semble la condition sine qua non pour qu'elle connaisse les tenants et aboutissants du processus de vente et puisse apporter des réponses pertinentes aux questions des clients.» Certains managers vont même jusqu'à envoyer leur assistante sur le terrain. L'aider à acquérir certaines techniques de formulation commerciale peut non seulement l'aider à traiter en direct les réclamations et demandes des clients, mais également lui permettre de promouvoir elle-même certains produits ou services et réaliser ainsi des ventes additionnelles. Pour cela, une formation aux basiques de la fonction commerciale peut s'avérer nécessaire. «Déterminez d'abord ses compétences et ses centres d'intérêt en lui demandant de s'autoévaluer lors de l'entretien annuel, par exemple. Cela vous permettra de mieux définir les missions à déléguer et d'identifier les pistes d'amélioration ou les formations spécifiques à prévoir», conseille Anne Broilliard (Demos). La formation devient alors un outil indispensable pour acquérir de nouvelles compétences en fonction des contraintes du département commercial et de l'activité de l'entreprise. Vous pouvez lui proposer soit une formation intégrant les nouveaux enjeux de la profession, soit des modules pour maîtriser, par exemple, la comptabilité, le suivi budgétaire, la gestion des stocks, ou la relation avec les clients (relancer les factures pour prévenir les impayés, traiter les réclamations de façon commerciale…). Les organismes de formation proposent des cours très ciblés à l'attention de vos assistantes: “Développez la satisfaction client au quotidien” (Cegos), “Réussir manifestations et événements” (Cegos), “Révélez votre potentiel commercial” (Demos), “Faites gagner du temps à vos managers” (Demos), etc. Mais cela ne suffit pas. Pour que l'assistante sorte de l'ombre, prenne des responsabilités et s'investisse dans l'activité commerciale, elle doit être régulièrement motivée et encouragée à évoluer par son manager. Fabrice Allard, directeur exécutif de l'agence de recrutement Page Personnel, conclut: «Ce binôme ne peut fonctionner que si les deux partenaires sont assez proches et entretiennent une véritable relation de confiance.» Sophie Sanchez * Horizon 2010: les profils et les enjeux des métiers d'assistanat-secrétariat, étude réalisée en septembre 2005, à l'initiative de la société Office Team et European Management Assistants, association européenne des secrétaires et assistantes.

A savoir

Assistantes: qualification et rémunération sont à la hausse Le niveau de qualification requis pour des assistantes de direction a beaucoup évolué: les recruteurs recherchent désormais des titulaires d'un diplôme de niveau bac + 2 au minimum, complété par une bonne expérience commerciale, ainsi qu'une excellente maîtrise de l'outil informatique et de l'anglais courant. Quant aux fourchettes de rémunérations, elles fluctuent considérablement en fonction du secteur d'activité, de la taille de l'entreprise et, bien évidemment, des années d'expérience de la collaboratrice. Une assistante de directeur commercial peut ainsi être rémunérée entre 17000 euros et 35000 euros bruts par an, selon les données fournies par l'agence de recrutement temporaire spécialisé Page Personnel.

Le témoignage de

Henri Nejad, directeur général des affaires internationales (ex-directeur commercial) de Rhodia Silicone «Les assistantes aussi peuvent être rémunérées au variable» «Le métier du manager commercial a évolué ces dernières années, celui de son assistante aussi, remarque Henri Nejad. Cette dernière ne se cantonne plus aux tâches de secrétariat classique, mais doit être capable de délester le directeur commercial de certaines tâches, comme suivre les indicateurs de l'entreprise et du marché, présenter visiblement les différentes informations collectées.» Véritable bras droit du directeur commercial, l'assistante “modèle” doit avoir l'esprit cartésien et savoir maîtriser les outils informatiques de collectes d'informations et d'analyses. «La faire participer à toutes les réunions reste la condition sine qua non pour qu'elle monte en compétences et acquiert une solide connaissance de l'entreprise et de sa stratégie commerciale. Autre conseil: le directeur commercial doit, dès le départ, définir soigneusement le rôle de son assistante.» Enfin, chez Rhodia pour motiver les assistantes et leur montrer qu'elles font bel et bien partie de l'équipe commerciale, le groupe n'hésite pas à leur accorder en complément de leur salaire fixe une rémunération semestrielle variable en fonction des résultats commerciaux collectifs et de leurs performances individuelles.

Le témoignage de

Denis Rieu, directeur commercial de One For All, fabricant de télécommandes universelles «Faire participer l'assistante aux réunions est essentiel» «Il ne faut surtout pas négliger le rôle de l'assistante du directeur commercial, insiste Denis Rieu. Cette collaboratrice est l'un des contacts privilégiés non seulement des commerciaux et de l'ensemble des acteurs de l'entreprise, mais aussi des clients. Si cette dernière n'a pas vraiment de rôle dans les négociations et la définition de la politique commerciale, elle est néanmoins au cœur des flux des demandes et des remontées d'informations.» Une bonne assistante doit être capable d'orienter les clients et leur donner des réponses en amont et en aval des commandes. «C'est pourquoi il est essentiel de la faire participer aux réunions non seulement commerciales, mais aussi avec les responsables de l'entrepôt, de l'administration ou des finances. Une manière de l'impliquer, de la faire progresser et de la valoriser. Il est également primordial de définir concrètement son rôle auprès des autres collaborateurs et de la motiver régulièrement, notamment dans les petites structures dans lesquelles les perspectives d'évolution sont souvent faibles.»