L'art d'animer une audio conférence

Le bonheur serait-il simple comme un coup de fil ? Peut-être, mais si elle possède de nombreux avantages (gain de temps, économie de frais de déplacement, prise de décision rapide, etc.), la réunion par téléphone peut se révéler un véritable cauchemar si son animateur appréhende mal l’outil ou adopte une mauvaise méthodologie de travail. Voici quelques règles à respecter. Premier passage obligé : la préparation de l’audioconférence. Sachez vous familiariser avec les fonctionnalités de l’outil. Vérifiez que vous êtes en possession d’un poste à fréquence vocale et exercez-vous à ouvrir la salle virtuelle, à y introduire les participants, à enregistrer la réunion, etc. Rédigez ensuite un mémento que vous placerez auprès de votre poste de téléphone ou utilisez celui que vos prestataires mettent à votre disposition. Vous l’aurez ainsi toujours sous les yeux. Puis, communiquez à vos invités un ordre du jour. Que ce soit dans le cadre de vos réunions “reporting” quotidiennes avec vos vendeurs nomades, ou dans celui des audioconférences commerciales hebdomadaires, ce document écrit est obligatoire et doit mentionner l’objet de la réunion, la date, l’heure, le numéro de téléphone permettant d’accéder à la salle virtuelle et la durée de la conférence téléphonique. Veillez à ce que votre secrétaire ne vous passe pas d’appels extérieurs dans ce créneau horaire. Le jour J, quelques minutes avant le début, composez les chiffres de votre numéro de réunion par téléphone, puis celui de votre code d’accès confidentiel. La salle de réunion sera ouverte et prête à accueillir vos invités. Recevez-les alors un à un en annonçant leur arrivée. Ils sont tous là ? Sécurisez votre discussion en fermant la salle virtuelle. Allez ensuite droit au but : rappelez l’ordre du jour et les objectifs de la réunion. Si certains de vos interlocuteurs se trouvent dans un environnement bruyant, conseillez-leur de se mettre en position d’écoute. Lorsque la réunion bat son plein, veillez à ce que chaque prise de parole ne reste pas anonyme et demandez aux intervenants d’être brefs et concis. Positionnez-vous en véritable animateur de réunion : gérez la prise de parole, les questions-réponses, utilisez la possibilité de partager des applications à distance (diffusion de graphiques préparés en amont et venant illustrer vos propos sur les PC de vos collaborateurs, par exemple), etc. Votre audioconférence touche à sa fin ? Concluez en faisant une synthèse de ce qui a été dit, en rappelant les décisions prises, en fixant les délais dans lesquels vos vendeurs doivent réaliser leurs objectifs, etc. Enfin, avant de laisser vos collaborateurs ou vos clients vaquer à leurs occupations respectives, programmez ensemble la date de la prochaine réunion, puis fermez la salle de conférence virtuelle. Le combiné raccroché, il ne vous reste plus qu’à envoyer, à chaque participant, un compte rendu écrit…

Les solutions SOS Il existe, sur le marché, des logiciels qui facilitent la vie des animateurs de réunion par téléphone, comme le MultiConference Manager (MCM) de Genesys Conferencing, désormais disponible sur Internet, ou le logiciel de pilotage de réunion édité par France Télécom. Ils permettent de visualiser les salles de conférence virtuelles sur l’écran du PC. L’accès à une gamme complète de fonctionnalités se fait par simple clic de souris : appel ou déconnexion d’un ou plusieurs participants, partage de l’animation de la réunion avec un autre invité, options d’appels de groupe, etc.

Parlons peu, parlons prix ! France Télécom propose deux formules d’audioconférences, Réunion Flash pour les PME, disponible dans les agences de l’opérateur ou auprès du service clientèle, et une offre dédiée aux grands comptes comprenant un abonnement (100 F ou 15,24 e HT par mois, dégressif en fonction du nombre d’abonnements), le coût d’utilisation du service (en fonction du nombre de participants et du nombre d’heures mensuelles requises, entre 1,60 F et 1,52 F, soit 0,23 et 0,24 e HT, par minute et par participant) et le coût des communications téléphoniques. Genesys Conferencing offre un produit de réunion par téléphone avec également deux formules : le TeleMeeting, destiné aux entreprises férues de réunion par téléphone, avec abonnement (1 500 F, soit 228,67 e HT) dont l’utilisation est facturée 1,55 F (0,24 e) HT par minute et par personne, et sans abonnement dans lequel l’utilisation du service revient à 1,80 F (0,27 e) HT par minute et par personne. À ces coûts se greffe celui de la communication (il sera pris en charge par l’entreprise utilisatrice si les invités passent par un numéro Vert). Les deux opérateurs proposent aussi aux entreprises des services “plus” permettant, par exemple, d’enregistrer les audioconférences et de les retranscrire.

Les us et coutumes des adeptes Portrait des interviewés* La clientèle de Genesys se scinde en deux populations distinctes : les grands comptes, à savoir les maisons mères et leurs filiales (70 %), et les PME, auxquelles se greffent quelques professions indépendantes (médecins, consultants, etc.). Fréquence des réunions L’audioconférence est un outil de management et d’information à part entière, utilisé de manière récurrente par les entreprises. Les réunions quotidiennes (8,8 %) et hebdomadaires (40,7 %) ont actuellement le vent en poupe, contrairement aux réunions occasionnelles, qui perdent quatre points (29 %). Qui est au bout du fil ? Les réunions par téléphone demeurent l’apanage des petits comités. Plus de la moitié d’entre elles rassemble virtuellement de six à dix personnes (52,3 %). Et la quasi majorité concerne de trois à vingt collaborateurs ou clients. La répartition géographique des participants évolue également : 27 % des audioconférences comptent désormais au moins un invité situé à l’étranger. Les réunions régionales ou nationales représentent, quant à elles, 20 % et 50 % des audioconférences organisées. Dans quel contexte se réunir ? En dépit d’un léger recul, les réunions téléphoniques commerciales sont les plus courantes (28 % des entreprises interviewées). Les audioconférences de suivi de projet et de bilan d’activité progressent au détriment de la diffusion d’informations. Les fonctions les plus utilisées Les fonctionnalités de l’outil audioconférence Genesys les plus utilisées sont les salons d’accueil et d’aparté (17 % et 10,5 %) et le verrouillage de la réunion (22,5 %). Les animateurs semblent par ailleurs afficher une parfaite maîtrise de l’outil puisque seul 1 % recourt à l’aide en ligne. * Source : enquête réalisée en 1999 et 2000 par Genesys Conferencing auprès de ses clients.