L’efficacité, ça s’apprend !

Entre les réunions de vente, la rédaction de comptes rendus de visite, les coups de téléphone et la participation au dernier salon de la profession, l’emploi du temps d’un commercial mal organisé peut très vite tourner au cauchemar ! “ C’est simple !, déclare Hassan Souni, consultant en management des forces de vente pour le groupe de formation Demos. Plus un commercial travaille, plus il a de chances de vendre et, donc, de gagner de l’argent. Le problème, c’est que la plupart des commerciaux agissent de façon instinctive et travaillent à l’aveuglette. Les coups de fil, les visites et les plannings de la semaine ne sont pas préparés. ” Or, comme l’observe Serge Lloan, directeur associé d’Achieve Global, réseau international de conseil et de formation spécialisé dans la problématique commerciale, “ les cycles de vente sont de plus en plus complexes, la concurrence, extrême, et les clients, exigeants ”. Sans parler des fameuses 35 heures, qui, selon Hassan Souni, auraient fait le malheur de nombreux commerciaux. “ Certaines entreprises les forcent à prendre leurs RTT le vendredi, explique-t-il. Or, c’est probablement la plus belle journée pour conclure une vente, car les clients sont plus détendus à l’approche du week-end. ” La solution ? “ Apprendre aux équipes à utiliser leur temps le plus rationnellement possible, répond Serge Lloan. Pour cela, il ne suffit pas de se contenter de “trucs”, il faut agir méthodiquement. ”

Bilan à dresser et objectifs à définir

Pour commencer, demandez donc à vos commerciaux d’analyser leur rapport au temps. À chaque début de formation, Pierre Elmassian, adjoint au directeur de la formation continue chez Négocia, propose aux commerciaux présents de remplir une fiche d’activité. “ Il s’agit de la rétrospective d’une semaine type, précise-t-il. Cela me permet de leur faire prendre conscience de pertes de temps dont ils ne mesurent pas forcément l’importance. Ils peuvent, grâce à cela, se rendre compte que, parfois, ils s’attardent un peu trop avec des clients “sympas”, qu’ils prennent beaucoup trop de temps pour déjeuner, etc. Ils comprennent également qu’ils organisent mal leurs tournées en choisissant mal leur itinéraire et en parcourant trop de distance entre deux clients. ”

Agir par priorités

Fixez ensuite, avec vos commerciaux, des priorités et des objectifs. Ceux-ci peuvent être de différents ordres : vente, rentabilité, prospection, etc. “ Prenez un commercial qui, au mois de juin, a réalisé 50 % de son chiffre d’affaires, explique Serge Lloan. Pour parvenir à son objectif, il lui reste vingt clients à convaincre. Il devra alors planifier, en priorité, ses coups de téléphone et ses visites, puis sa présence sur les salons et ses envois de mailings. ” Car les activités de routine et les tâches administratives, telles que la rédaction de rapports, la mise à jour des dossiers ou la participation à des programmes de formation, même si elles sont nécessaires, ne devront pas trop empiéter sur le temps de vos commerciaux. “ Pour cela, apprenez-leur à regrouper leurs activités et à travailler “par blocs”, suggère Bernard Bruche, gérant de l’organisme de formation du même nom. Ils pourront, par exemple, commencer un travail important s’ils ont une demi-journée disponible, programmer un après-midi pour les envois de courrier et de mailings. Par ailleurs, une série d’appels téléphoniques prendra moins de temps que des appels éparpillés et mal répartis. ” Être plus efficace, c’est aussi savoir dire “non” aux collègues débordés qui demandent un coup de main. Délimitez, aussi précisément que possible, le périmètre d’intervention de chaque coéquipier : il aura moins tendance à culpabiliser lorsqu’il devra répondre négativement à l’un de ses homologues.

Incitez-les à déléguer

Par ailleurs, incitez vos commerciaux à déléguer à leur assistante commerciale les tâches à faible valeur ajoutée : prises de rendez-vous, réservations de billets de train, etc. C’est d’autant plus important que les vendeurs sont bien souvent des individualistes forcenés, à qui il faut faire prendre conscience que le travail en équipe est, de loin, le plus efficace. Et, enfin, n’hésitez pas à les récompenser. “ Vous pouvez consacrer une part de la rémunération variable à la bonne organisation, ajoute Pierre Elmassian. Elle sera fonction des objectifs de vente et de prospection que vous aurez fixés ensemble, par exemple. ” Des objectifs que les intéressés auront d’autant plus de chance d’atteindre qu’ils auraient une bonne hygiène de vie. Ainsi, les formations gestion du temps, proposées par Négocia, s’accompagnent d’options “sophrologie”, “respiration”, “gestion du sommeil” et, même, de cours de diététique. L’idée peut faire sourire, mais elle fait indubitablement son chemin aujourd’hui : pour réussir, rien de tel que d’associer un mental en acier à une santé de fer !

Logiciels de gestion : Coûteux et peu spécialisés

Gérer son temps par informatique, c’est possible ! Des prestataires tels que GFI Progiciels ou Horo Quartz Gestion des Temps proposent aux entreprises des logiciels de gestion du temps. D’autres, tels que W4, y associent même le conseil et les services professionnels associés. Il s’agit de logiciels complexes et chers (la solution de base proposée par GFI progiciels coûte 50 000 euros), qui gèrent simultanément les temps de présence, les congés, etc. Oui, mais voilà : ils sont peu adaptés aux spécificités des commerciaux, puisqu’ils ne proposent aucune fonctionnalité du type gestion des temps de tournée ou gestion des tâches administratives. “ Ils peuvent, bien sûr, s’en servir, comme leurs collègues d’autres départements, pour gérer leurs notes de frais et planifier leurs congés ”, explique Didier Marcel, responsable du pôle gestion des temps chez GFI progiciels. Inutile, donc, pour le moment, d’investir des sommes folles dans ce type de matériel. Une tête bien faite et un peu d’huile de coude suffiront !

Témoignage

Franck Tami, responsable de la formation chez Toys“R”Us “ Les commerciaux sont parasités par le manque de communication ” Le distributeur de jouets Toys“R”Us a mis en place, en mars dernier, une formation sur la gestion du temps, destinée à 31 responsables de magasin. Une nécessité pour Franck Tami, qui évoque, comme raisons principales, la mise en place des 35 heures et l’emploi du temps de plus en plus serré des forces de vente. “ Les commerciaux ont tendance à se cantonner à leur mission, sans essayer de créer de valeur ajoutée, explique-t-il. Ce qui les parasite le plus ? Les ordres et les contre-ordres, le manque de communication. ” Pour ce faire, chaque manager a bénéficié de conseils concernant, par exemple, la gestion du planning. “ En maîtrisant leur temps, ils sauront donner le “la” aux commerciaux, poursuit Franck Tami. Ces derniers doivent avant tout organiser à l’avance leurs différentes missions journalières en fonction des objectifs fixés. ”

A retenir

_ Pour commencer, incitez vos commerciaux à analyser leur rapport au temps en établissant une rétrospective de leur semaine type. _ Définissez ensemble des objectifs, établissez des ordres de priorité puis choisissez les activités nécessaires à leur réalisation, en les inscrivant, par exemple, sur un échéancier. _ Incitez-les à lister toutes les tâches répétitives et à les regrouper, en y consacrant, par exemple, un après-midi. _ Conseillez-leur de déléguer les tâches administratives à l’assistante commerciale et de dire “non” aux collègues débordés. Ils ne peuvent pas tout assumer.

Bon à savoir

Formations sur mesure Demos propose une formation de trois jours, baptisée “Gagner du temps pour doper votre efficacité commerciale”, au prix de 1 295 euros HT. De son côté, la Cegos dispense un cursus intitulé “Commerciaux, gérez votre temps et vos priorités”, pour 1 166 euros. Enfin, Achieve Global a conçu, toujours à l’attention des commerciaux, une formation sur mesure de deux jours, destinée à doper leur efficacité commerciale. Il vous en coûtera 1 600 euros.