Le voyage parrainé, pour sortir des sentiers battus

Chercher une agence de tourisme d’affaires qui organise des voyages parrainés, c’est un peu comme chercher une aiguille dans une botte de foin ! Elles sont peu, en effet, à pratiquer cette technique marketing, qui consiste à faire payer aux participants tout ou partie d’un voyage d’affaires. Selon une étude de l’Association française du tourisme d’affaires et congrès (Anaé), les voyages parrainés ne représentent que 4 % du chiffre d’affaires des agences… Pourtant, s’il peut sembler passé de mode, le voyage parrainé reste adapté à certaines situations. “ C’est le type de prestations que nous proposons aux clients qui n’ont pas de budget suffisant pour inviter, affirme ainsi Valérie Beillard, codirectrice de l’agence Courant Chaud, filiale de Kouro Sivo. À condition, évidemment, que la population participant au voyage soit une force de vente externe. On ne peut pas demander à ses propres commerciaux de participer financièrement à un voyage ! ”

Mettre la main au porte-monnaie

L’intérêt – et le risque – du voyage parrainé, c’est justement qu’il est ouvert à tous, clients ou non : on ratisse plus large qu’avec un voyage tous frais payés, où il est difficile d’inviter des prospects. Mais, dans le même temps, le voyage parrainé suppose une démarche volontaire des participants, qui doivent non seulement s’inscrire, mais également mettre la main au porte-monnaie… Comment, dans ces conditions, motiver sa cible ? “ Cela passe par d’abord par une large communication en amont ”, répond Michel Dutertre, le p-dg de l’agence TCI. L’entreprise doit donc éditer une plaquette en quadrichromie, qui va donner envie de participer. “ Ce document, enchaîne-t-il, doit mettre l’accent sur les avantages du voyage. Il faut expliquer, par exemple, qu’il s’agit d’un séjour à tarifs négociés. Et puis, surtout, il est important d’insister sur l’intérêt professionnel que les gens ont à participer : montrer que ce voyage, qui ne concerne que leur profession ou leur secteur, est un formidable moyen d’échanger et de faire du business. ” Cela doit se traduire par un programme minutieusement étudié et complet. Car, moins encore que dans le voyage d’affaires classique, on ne peut se permettre le moindre défaut dans le contenu de la manifestation. “ L’intérêt professionnel doit y être associé à des aspects ludiques ”, explique même Valérie Beillard. Des impératifs qui ont, bien sûr, des incidences sur la destination choisie. “ Si vous proposez une semaine à Djerba en voyage parrainé, cela n’intéressera pas grand monde !, lance Michel Dutertre. Sauf, peut-être, si le plateau de participants est de grande qualité. Mais, d’une façon générale, mieux vaut choisir une destination hors des sentiers battus, un voyage que l’on n’aurait pas forcément envisagé par soi-même. ” Pourquoi ne pas oser, par exemple, l’Islande, Dubaï, Saint-Petersbourg ou même le Pôle Nord ?

Destinations exceptionnelles

L’important est, en effet, que les participants aient le sentiment d’être “gâtés” : “ Les voyages parrainés jouent beaucoup sur la notion d’élitisme, poursuit Michel Dutertre. Élitisme dans le choix de la destination comme dans le programme. Il faut d’ailleurs proposer, sur place, des soirées à thème originales et exceptionnelles. Et puis, tout doit être person-nalisé : depuis le petit cadeau dans la chambre d’hôtel jusqu’à la signalétique (aux couleurs de l’entreprise organisatrice), tout au long de l’opération. Bref, le participant doit avoir l’impression que, pour lui, on met les petits plats dans les grands. Un voyage parrainé, c’est donc forcément une prestation haut de gamme, où la multitude de détails soignés font la réussite de l’événement. ” C’est même un point essentiel dans la motivation des participants. La plupart du temps, en effet, une entreprise qui se lance dans ce type d’opération est une familière du voyage parrainé et en organise chaque année. Un voyage réussi garantit alors une prochaine édition attrayante. “ Quand un voyage est intéressant, les participants n’hésitent pas à s’inscrire l’année suivante, raconte Michel Dutertre. Ils sont très demandeurs, parce qu’ils ont passé un moment agréable et qu’ils ont noué des relations propices aux affaires. ”

Participation aux frais

Mieux, dès lors qu’une entreprise a proposé un voyage réussi, l’aspect financier ne constitue plus un frein pour les participants. “ Faire payer la totalité du voyage n’est pas un problème, affirme Valérie Beillard. D’ailleurs, en la matière, il n’y a aucun conseil particulier : tout dépend du budget dont dispose l’entreprise organisatrice. ” Toutes les formules existent. Il est ainsi possible de faire payer le voyage et l’hébergement, en ne sponsorisant que les visites et les événements sur place. On peut également faire payer la totalité de la prestation, mais donner la possibilité aux participants de financer le voyage en fonction du volume de chiffre d’affaires qu’ils génèrent. Un courtier en assurances pourra ainsi être “remboursé” de son voyage au fur et à mesure qu’il vendra des polices d’assurance de l’organisateur. “ On introduit là une petite dose d’incentive dans un voyage parrainé : c’est un excellent levier pour motiver une force de vente indépendante, explique Michel Dutertre. On constate toujours, après une telle opération, une augmentation significative des ventes. ”

Avis d’expert

Valérie Beillard, codirectrice de l’agence de tourisme d’affaires Courant Chaud, filiale de Kouro Sivo “ Mettez en avant l’intérêt fiscal ” Faire payer aux participants la totalité du voyage ne constitue pas un frein à la participation. D’autant que ce sont souvent des indépendants – revendeurs informatiques ou courtiers en assurance, par exemple – qui sont ciblés. “ Or, explique Valérie Beillard, il y a pour eux un aspect fiscal important, car ils peuvent faire passer le voyage en frais professionnels. C’est un argument que l’entreprise organisatrice doit absolument mettre en avant dans sa documentation de présentation de la manifestation. Il peut, en effet, s’avérer décisif pour convaincre les personnes encore réticentes. ”

Témoignage

Frédéric Moge, p-dg de la Compagnie italienne du tourisme En tant que président de la Compagnie italienne du tourisme (CIT), Frédéric Moge participe régulièrement à des voyages parrainés, qui réunissent à la fois des tour-opérateurs et des agences de voyage. “ Généralement, il faut payer entre 500 et 800 euros, explique-t-il. C’est une petite participation financière qui n’a rien à voir avec le prix réel du voyage, bien plus élevé. Payer pour ces événements professionnels n’est pas du tout un frein pour nous. Nous ne nous posons même pas la question ! ” En effet, ces voyages parrainés, organisés en Europe (Madrid, une croisière en Méditerranée, etc.) ou bien à l’autre bout du monde (Jordanie, République Dominicaine, etc.), sont avant tout des rencontres utiles. “ Nous y rencontrons, dans une ambiance conviviale et ludique, nos partenaires, nos clients, les grands comptes comme les agences indépendantes, et des prospects. Ce n’est pas ici que nous négocions les contrats, mais c’est un moment privilégié pour faire des relations publiques, prendre des contacts, discuter et échanger. Pour moi, ces courts séjours sont aussi importants, dans la vie des affaires, que les salons professionnels. ”

À retenir

_ Qu’est-ce que le voyage parrainé ? Un voyage organisé par une entreprise (le parrain) pour des participants qui doivent payer tout ou partie de la prestation. _ À qui s’adresse-t-il ? Surtout à une cible de commerciaux indépendants, une force de vente externe, par exemple des revendeurs et distributeurs. On peut y “convier” non seulement ses clients, mais aussi ses prospects. _ Quels sont ses avantages ? Avec un budget limité, une PME peut proposer aux participants une manifestation d’exception, à des tarifs négociés. Pour eux, c’est non seulement l’occasion de faire un beau voyage, mais aussi du business. _ Comment motiver à participer ? En proposant une destination attrayante et originale, avec un programme conjuguant habilement les aspects professionnels et ludiques. Un voyage réussi est le meilleur des arguments pour une édition suivante. _ Que faire payer ? La totalité de la prestation ou uniquement une partie. Tout est fonction du budget de l’entreprise organisatrice. Mais, selon les agences spécialisées, cela n’a que peu d’incidence sur le taux de participation.