Management : parfaire sa conduite de réunion

Conduire une réunion relève à la fois du savoir-faire (via la maîtrise de quelques techniques) et du savoir-être (pour faciliter l’expression des participants tout en maintenant le cap sur les objectifs fixés). Par souci de méthode et d’efficacité, mieux vaut donc aborder l’exercice par étapes. Première étape : la préparation Consultant au sein de l’unité marketing et commerciale de la Cegos, Alain Treister résume la préparation d’une réunion en cinq fondamentaux : lister les thèmes à aborder, se donner un objectif pour chacun d’entre eux, définir un message-clé pour chaque objectif, déterminer le mode d’animation et le type de support technique venant en appui, et enfin affecter un budget temps. Organiser une réunion oblige, en premier lieu, à réfléchir aux objectifs. S’agit-il d’une réunion de formation, d’information, de stimulation ou de résolution de problèmes ? Quelle qu’en soit la forme, la rédaction d’un ordre du jour précis permettra d’éclaircir et d’afficher ses intentions. Une fois son objectif bien défini, l’animateur peut passer au choix de la méthode d’animation : créativité (expression libre des idées), recueil des faits (en évitant les simples impressions, les sentiments), partage des rôles (le responsable hiérarchique ayant, toutefois, intérêt à rester maître du jeu et de l’ordre du jour). Il doit s’interroger, au préalable. “Parlera-t-il beaucoup ? Fera-t-il un tour de table en posant des questions ouvertes ? Proposera-t-il aux participants de préparer quelque chose (chiffres, résultats, informations diverses) ?”, se demande Dominique Berthod, consultante en management et communication, formatrice sur ce thème chez Demos. Pour éviter que les participants ne se rendent à la réunion de façon passive, il peut être judicieux de leur adresser l’invitation suffisamment à l’avance. En “griffonnant à certains, ou à chacun d’entre eux, un petit mot en marge du document (un coup de fil ou un mail peuvent aussi faire l’affaire) les engageant à préparer une courte intervention”, suggère René Moulinier, directeur du cabinet de conseil qui porte son nom, formateur et auteur à succès de 13 ouvrages essentiellement consacrés à la vente. Le choix du lieu n’est pas neutre non plus : la réunion aura-t-elle lieu au siège, dans le bureau du directeur commercial, dans une banale salle de réunion ou dans le fief de l’un des commerciaux ? Bien entendu, la nature de la réunion, son éventuelle solennité, mais aussi le nombre de participants, décideront de l’endroit à retenir. - Le conseil astucieux. Changer de mode d’animation en cours de réunion est un bon moyen d’éviter la lassitude et de redynamiser le groupe. - Le piège à éviter. Perdre de vue la dimension productive de la réunion. Être ensemble n’est pas un temps mort. Joseph Diniz, consultant et formateur au Cnof, ainsi que dans plusieurs écoles de commerce, suggère donc de prévoir des moments de créativité en posant des questions, en instituant cinq minutes de brain-storming, etc. Deuxième étape : l’animation La maîtrise du temps étant l’une des clés de la réussite d’une réunion, quelques règles simples permettront de ne pas se laisser dépasser par le sablier. Tout d’abord, commencer et finir la réunion aux heures prévues. “Je commence à 9 heures, même si la salle est vide, et je suis intraitable sur l’heure de la fin de la réunion. Si c’est 11 heures, c’est 11 heures pile”, insiste René Moulinier qui possède, à son actif, l’animation de plus d’un millier de réunions… Cette expérience l’incite aussi à toujours démarrer par le plus difficile. “Les débutants ont tendance à faire le contraire pour ne pas se montrer brutaux, d’emblée”, analyse Joseph Diniz. Or, vaut mieux traiter au début ce qui aura le plus d’impact. “Beaucoup de réunions s’achèvent à cause du creux à l’estomac. Il ne faut pas confondre fin et faim”, ironise-t-il. Deux petites recettes pour maîtriser le temps : savoir anticiper et avoir préparé un ordre du jour rigoureux. “Suivre le programme annoncé est d’ailleurs une bonne manière d’asseoir sa crédibilité, assure Alain Treister. Un groupe s’auto-régule lorsque le contrat est clairement énoncé et que les règles du jeu ont l’habitude d’être respectées. En outre, cela évite de décevoir ceux qui attendent des choses qui ne viendront jamais.” Pour canaliser les éternels retardataires, René Moulinier, lui, commence la réunion par ce qui les intéresse le plus, quitte à bouleverser l’ordre du jour. Les contraintes temporelles “rendent plus performant, régulent les bavards et les fausses questions”, renforce Dominique Berthod. Mais que faire lorsque, un quart d’heure avant la fin de la réunion, l’on découvre qu’il reste encore la moitié de l’ordre du jour à évoquer ? Seule l’intelligence de la situation permet d’apporter la bonne réponse, l’animateur ayant peut être passé du temps sur un point imprévu et néanmoins stratégique. Quoi qu’il en soit, évoquer au pas de course les points de l’ordre du jour restant à traiter n’est pas une méthode efficace. On peut, en revanche, négocier avec le groupe la possibilité de les reporter à une prochaine réunion tout en cherchant, ensemble, les motifs du dérapage. “C’est un bon système d’apprentissage collectif de la maîtrise du temps”, commente encore Joseph Diniz. - Le conseil astucieux. Traiter les trouble-fêtes avec humour. “C’est au groupe d’éjecter la mauvaise foi, non à l’animateur”, préconise Joseph Diniz. Il propose de décoder l’intention des participants à la place qu’ils occupent dans la salle. En effet, les grands stéréotypes conduisent à dire que ses “alliés” aiment à se placer près de l’animateur (généralement au premier rang), que les passifs ont tendance à se réfugier sur les côtés tandis que les rangs frontaux sont plutôt occupés par ceux qui veulent participer mais aussi s’affronter. - Le piège à éviter. Le meeting marathon. Lorsque la réunion doit durer un certain temps, aménager une pause toutes les deux heures, au moins. On sait que les commerciaux en profiteront pour se ruer sur leur téléphone portable. Troisième étape : l’évaluation Évaluer, c’est le maître mot. Si cette étape doit être la plus rapide, elle n’est pas la moins importante. Les quatre experts interrogés s’accordent à penser que l’évaluation de la réunion est un indispensable outil de progrès et de confiance. Plusieurs méthodes sont alors envisageables : si l’on est moins de douze participants, le tour de table, à chaud, permet à chacun de s’exprimer et d’éviter les frustrations. Chaque acteur pourra indiquer brièvement si les objectifs ont été atteints, si l’on a fait ce qui était prévu. Autre formule : le mini-questionnaire de satisfaction (type 360°). Il est disons… très tendance, dans l’ère du concept de client-fournisseur interne. “C’est une forme d’évaluation des compétences du management, estime Dominique Berthod, et cela fait progresser l’animateur.” - Le conseil astucieux. L’animateur doit proscrire toute réaction à chaud. Il est important qu’il sache maîtriser ses émotions pour éviter de se montrer trop réactif, de céder à la pression ou de rompre le dialogue, de prendre une décision à la hâte ou de devenir cassant en cas de déstabilisation. - Le piège à éviter. Oublier de faire parler les silencieux, les introvertis qui réfléchissent pendant que les autres parlent. Ce serait se priver de leur matière grise.