Matériel high-tech 2/3. Assistants personnels : de vrais ordinateurs qui tiennent dans la poche

Les assistants personnels, ou PDA, sont devenus les outils incontournables de la mobilité pour les commerciaux itinérants. « Pour des forces de vente n’utilisant pas de logiciels puissants, c’est un matériel parfaitement adapté », affirme Philippe Hallès, responsable marketing périphériques chez Dell. En quelques années, les assistants personnels ont largement dépassé le stade de gadget tendance, pour devenir de véritables petits ordinateurs de poche, même s’il ne faut pas leur demander les mêmes performances qu’à leurs grands frères, les PC portables. Et c’est précisément leur atout majeur : il ne s’agit pas d’équiper ses commerciaux en imaginant qu’un PDA pourra remplacer leur ordinateur portable. Un assistant personnel ne se choisit pas juste pour son encombrement réduit, mais parce que son utilisation va correspondre à une réalité du métier du commercial. « Par exemple, c’est l’outil idéal du visiteur médical, qui passe en moyenne huit minutes avec chacun de ses clients », explique Thierry Cagliari, responsable des marchés professionnels chez Palm. « L’intérêt d’un PDA, poursuit Philippe Hallès, est de communiquer au commercial des informations sélectionnées. En clair, on ne lui fournit que ce qui lui est essentiel sur le terrain. » Et, surtout, le PDA vise à remplacer le papier : plutôt que de prendre des notes avec un stylo, le commercial “écrit” avec un stylet sur son assistant personnel. Ces notes sont ensuite, grâce à un logiciel de synchronisation, directement transmises au serveur de l’entreprise ou bien à son ordinateur de bureau.

Palm OS versus Pocket PC

Concrètement, le PDA permet de travailler sur plusieurs logiciels : des versions allégées, mais suffisantes, de Word et d’Excel permettent de consulter des documentations techniques ou des tarifs. Il est également possible de faire des présentations Powerpoint, de se connecter au serveur Web ou Intranet de l’entreprise. « On voyage plus léger, tout en disposant de fonctions professionnelles importantes », résume Philippe Hallès. Parce que ces petites machines sont de plus en plus performantes, nombre de constructeurs se sont positionnés sur le créneau. Et toute la difficulté est de choisir son PDA. Plusieurs critères doivent être pris en compte. D’abord, il faut savoir que l’on trouve aujourd’hui deux types d’appareils sur le marché, fonctionnant sous deux standards différents : Palm OS, pour les marques Palm, Sony et Handspring, et Pocket PC, pour toutes les autres marques. Une situation assez comparable à celle des ordinateurs, où le marché se partage entre les standards PC et Mac. Les PDA fonctionnant sous Palm OS sont souvent plus faciles d’utilisation, les fonctions de base étant aisément accessibles. « Nos machines sont simples à utiliser pour des commerciaux qui, souvent, ne sont pas férus d’informatique. Nous avons privilégié une logique simple et une bonne ergonomie », affirme Thierry Cagliari. Les PDA fonctionnant sous Pocket PC présentent d’autres avantages : « Pour des applications multimédias, le Pocket PC est idéal, car elles nécessitent beaucoup de mémoire », explique Fabien Préhel, responsable de la gamme PDA chez HP.

Puissance et mémoire

Ensuite, d’autres éléments doivent entrer en ligne de compte. À commencer par la puissance de calcul du processeur : celui-ci va déterminer la vitesse à laquelle va “tourner” l’assistant personnel, et donc le confort d’utilisation, un commercial n’appréciant pas de devoir attendre de très longues dizaines de secondes avant qu’une application ne s’ouvre. De la même manière, la taille de la mémoire est essentielle. « Elle conditionne la quantité d’informations et de logiciels que l’utilisateur va pouvoir stocker sur son assistant personnel, explique Philippe Hallès. En la matière, 32 Mo est un minimum. » Il faut cependant noter qu’il est possible de rajouter des cartes mémoire de type Compact Flash ou bien des cartes standard secure digital. Ces extensions, qui se branchent directement sur le PDA, permettent d’augmenter la mémoire de la machine et d’atteindre ainsi jusqu’à 1 Go. Une telle capacité est largement suffisante : à titre de comparaison, un tableau Excel, par exemple, “pèse” 1 Mo. Ensuite, le poids de l’assistant personnel est un critère important au moment du choix du matériel. Généralement, une entreprise équipe ses forces de vente de PDA parce que le travail le nécessite : en station debout pour faire du relevé de linéaires, par exemple, il est important que la machine ne soit ni trop lourde ni trop encombrante, sans quoi l’intérêt par rapport à un PC portable est nul. S’il convient de miser sur la légèreté, il faut toutefois prendre garde à ne pas négliger un autre critère essentiel : l’autonomie. « C’est primordial, précise Thierry Cagliari, car un commercial en visite chez un client ne peut absolument pas se permettre d’être privé de sa machine parce qu’il n’a plus assez de batterie ! L’effet serait catastrophique. » Autre élément crucial : la méthode de saisie. Au départ, un PDA n’est constitué que d’un écran, sur lequel on écrit avec un stylet. Mais cette méthode n’est pas nécessairement simple ni très pratique, l’utilisateur devant faire l’apprentissage de ce mode de saisie. La tendance est aujourd’hui à l’intégration d’un miniclavier, qui permet de taper ses notes, ce qui est beaucoup plus facile. Les constructeurs, à l’instar de HP (avec notamment les Jornada de la série 700), proposent désormais les deux versions.

Une question de compromis

Il faut également veiller à l’écran. Tous les PDA bénéficient aujourd’hui d’écrans couleur, indispensables pour naviguer sur Internet, mais aussi pour disposer de photos. Or, ce dernier point est important pour certains commerciaux, qui peuvent ainsi stocker les images de leurs produits sur leur PDA et éventuellement les présenter via un vidéoprojecteur. En la matière, deux technologies coexistent : la technologie réflective et, depuis quelques mois, la “transflective”. « Dans ce cas, l’éclairage provient de derrière l’écran, explique Fabien Préhel, ce qui apporte un réel confort de visibilité et de rendu des contrastes en plein jour. » Enfin, avant d’arrêter son choix, il faut également prendre en compte l’évolutivité de l’assistant personnel. Il s’agit là essentiellement des ports d’extension disponibles sur la machine et qui vont permettre de la relier à d’autres appareils informatiques et numériques (un téléphone portable, un PC portable ou de bureau, un vidéoprojecteur, une carte mémoire, etc.). De plus en plus d’appareils destinés aux professionnels sont aujourd’hui équipés de la norme Bluetooth ou Wi-Fi, qui leur permettent de se connecter sans fil à Internet. Une fonction pratique pour un commercial nomade, qui peut ainsi synchroniser ses données avec le serveur central de son entreprise où qu’il se trouve. Les derniers-nés de chez Toshiba ont été conçus avec la norme Wi-Fi (par exemple le Pocket PC e750 Wi-Fi avec clavier intégré), mais, évidemment, les prix augmentent en conséquence. Alors que le prix d’un PDA professionnel de base se situe autour de 300 euros, les nouvelles gammes grimpent allègrement jusqu’à 700 euros. Ces différents critères sont à mixer en fonction des besoins de votre force de vente. « Tout est une question de compromis », affirme Philippe Hallès, de Dell. Mais la vigilance s’impose sur un point : plus le PDA est “sophistiqué” – c’est-à-dire avec un grand écran, beaucoup de mémoire, un processeur puissant, etc. –, plus il va consommer d’énergie, et plus l’autonomie sera limitée.

Nec plus ultra

Les tablettes PC, à mi-chemin entre assistants personnels et portables Un nouveau type de matériel a récemment fait son apparition sur le marché des outils mobiles. Il s’agit des tablettes PC, des appareils à mi-chemin entre le PDA et le PC portable. Concrètement, celles-ci se présentent sous la forme d’un grand écran, de la taille de celui d’un ordinateur portable, mais sans clavier. Pour saisir les données, il faut ainsi utiliser un stylet comme sur les PDA classiques. Les tablettes combinent les avantages du PDA et ceux du PC portable : elles sont légères (généralement un peu plus d’un kilo), tout en ayant la puissance d’un véritable ordinateur. Il est donc possible d’utiliser des logiciels performants et complets. Elles conviendront particulièrement bien aux commerciaux ayant besoin de visualiser des documents complexes prenant de la place sur un écran, sans pour autant s’encombrer d’une machine aussi lourde qu’un PC portable. Hybrides et nouveaux, ces produits sont encore onéreux, puisqu’il faut compter un prix sensiblement identique à celui des PC portables.